Office Assistant - 6 month FTC in Berlin

The role holder will be responsible providing high quality and timely administrative as well as operational support to the Sales and Marketing functions supporting the entire DACH region as well as to the Operations Management based in Berlin, including respective services in HR, Finance and Office Management.

This will be a busy and demanding role and you will be joining the dynamic subsidiary of a profitable UK firm with ambitious growth potential. The right candidate will have an excellent opportunity to make a positive impact as the business continues to grow.

This is a fixed-term contract for a period of 6 months, based 100% on-site at our Berlin office for full-time hours (37.5 hours per week).

What You'll Be Doing:

• Provision of full administrative service to the Berlin office including the organization of in-house and off-site meetings, attendance at meetings when required.
• Calendar management, organizing travel for the GM DACH and supporting other employees with the use of MELON the Company travel booking tool.
• Inter-department communication and other tasks as required.
• Courier, mail and other general administrative tasks as the business requires.
• Organization and management of hotel rooms for sales meetings.
• Liaise and work with the Finance Assistant DACH and assist with admin on the Management of company car fleet and other mobility benefits (e.g. company bicycle) for DACH.
• Communication with Facility Management (UK) and Berlin office property owner (HIH Property Services GmbH).
• Maintenance and weekly management of office supply (paper, printing equipment, refreshments, snacks etc) as well as preparation for meetings with internal and external visitors.
• Interface to IT HQ and local IT provider (Mahr EDV) incl. ordering and maintenance of IT equipment of employees (telephones, laptops etc).
• Key responsibility for maintaining office; coordination and communication regarding office tidiness (third party office & warehouse cleaning service) with incl. Office & Meeting preparation, base maintenance and office tidiness.
• Overlooking deadlines and communication with external suppliers, business partners and customers.
• Coordination of Purchase orders (PO) of all office-related PO’s and process overlooking.
• Support the sales and marketing team with follow-ups, and coordinating events.

What Experience & Skills You Will Need:

Essential

• Strong, demonstrable experience as Administrator/Office Manager
• Experience providing administrative support to a dynamic team
• Proficient in Excel and Word

Desirable

• Experience in sales/marketing administration would be of benefit, but not essential
• Social Campaign experience
• Advanced Texting and Writing skills

What We Can Offer You:

• Comprehensive global benefits package
• Wellbeing allowance
• Annual programme of fun events
• Being part of an organisation you can be proud to work for changing the lives of millions of people!

Der Stelleninhaber ist dafÿr verantwortlich, den Bereichen Vertrieb und Marketing, die die gesamte DACH-Region betreuen, sowie dem in Berlin ansÿssigen Betriebsmanagement qualitativ hochwertige und zeitnahe administrative und operative Unterstÿtzung zu leisten, einschließlich entsprechender Dienstleistungen in den Bereichen Personalwesen, Finanzen und Bÿromanagement.

Es handelt sich um eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tÿtigkeit, bei der Sie Teil einer dynamischen Tochtergesellschaft eines profitablen britischen Unternehmens mit großem Wachstumspotenzial werden. Der richtige Kandidat erhÿlt die hervorragende Gelegenheit, im Zuge des weiteren Unternehmenswachstums einen positiven Beitrag zu leisten.

Es handelt sich um einen befristeten Vertrag mit einer Laufzeit von 6 Monaten, der zu 100 % vor Ort in unserem Berliner Bÿro in Vollzeit (37,5 Stunden pro Woche) ausgeÿbt wird.

Ihre Aufgaben:

• Umfassende administrative Unterstÿtzung der Berliner Niederlassung, einschließlich der Organisation von internen und externen Besprechungen sowie der Teilnahme an Besprechungen bei Bedarf.
• Terminverwaltung, Organisation von Reisen fÿr den Geschÿftsfÿhrer DACH und Unterstÿtzung anderer Mitarbeiter bei der Nutzung von MELON, dem Reisebuchungstool des Unternehmens.
• Abteilungsÿbergreifende Kommunikation und weitere Aufgaben nach Bedarf.
• Kurierdienste, Postbearbeitung und sonstige allgemeine administrative Aufgaben je nach betrieblichen Erfordernissen.
• Organisation und Verwaltung von Hotelzimmern fÿr Vertriebsbesprechungen. Zusammenarbeit mit dem Finanzassistenten DACH und Unterstÿtzung bei der Verwaltung des Firmenwagenparks sowie anderer Mobilitÿtsleistungen (z. B. Firmenfahrrad) fÿr den DACH-Raum.
• Kommunikation mit dem Facility Management (Großbritannien) und dem Eigentÿmer der Berliner Bÿrorÿume (HIH Property Services GmbH).
• Pflege und wöchentliche Verwaltung des Bÿromaterials (Papier, Druckerzubehör, Erfrischungen, Snacks usw.) sowie Vorbereitung von Besprechungen mit internen und externen Besuchern.
• Ansprechpartner fÿr die IT-Zentrale und den lokalen IT-Anbieter (Mahr EDV), einschließlich Bestellung und Wartung der IT-Ausstattung der Mitarbeiter (Telefone, Laptops usw.).
• Hauptverantwortung fÿr die Instandhaltung des Bÿros; Koordination und Kommunikation bezÿglich der Bÿroreinigung (externer Reinigungsdienst fÿr Bÿro und Lager) einschließlich der Vorbereitung von Bÿrorÿumen und Besprechungsrÿumen, der grundlegenden Instandhaltung und der Sauberkeit der Bÿrorÿume.
• Überwachung von Terminen und Kommunikation mit externen Lieferanten, Geschÿftspartnern und Kunden.
• Koordination aller Bestellungen (PO) im Bÿrobereich und Überwachung der Ablÿufe.
• Unterstÿtzung des Vertriebs- und Marketingteams bei der Nachverfolgung und Koordination von Veranstaltungen.

Welche Erfahrungen und Fÿhigkeiten Sie mitbringen sollten:

Unbedingt erforderlich

• Umfangreiche, nachweisbare Erfahrung als Verwaltungsmitarbeiter/Bÿroleiter
• Erfahrung in der administrativen Unterstÿtzung eines dynamischen Teams
• Sicherer Umgang mit Excel und Word

Wÿnschenswert

• Erfahrung in der Vertriebs- und Marketingverwaltung wÿre von Vorteil, ist jedoch nicht zwingend erforderlich
• Erfahrung mit Social-Media-Kampagnen Ausgeprÿgte Fÿhigkeiten im Verfassen von Texten und im Schreiben von Nachrichten

Was wir Ihnen bieten können:

• Umfassendes globales Leistungspaket
• Zuschuss fÿr das Wohlbefinden
• Jÿhrliches Programm mit unterhaltsamenVeranstaltungen
• Sie werden Teil einer Organisation, auf die Sie stolz sein können – einer Organisation, die das Leben von Millionen von Menschen verÿndert!