Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Mission bei uns: Wir suchen eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die uns dabei unterstützt, im Tagesgeschäft den Überblick zu behalten, Abläufe zu koordinieren und dafür zu sorgen, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit erledigt werden. Bei uns geht es nicht darum, einfach nur Termine zu verwalten, E-Mails weiterzuleiten und klassische Büroarbeiten abzuarbeiten. Wir suchen jemanden, der mitdenkt, organisiert, vorausdenkt, Verantwortung übernimmt und der Geschäftsführung im Alltag den Rücken freihält.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, koordinierst interne und externe Themen, bereitest Termine und Entscheidungen vor und sorgst dafür, dass Aufgaben konsequent nachgehalten werden. Kurz gesagt: Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass aus Aufgaben Ergebnisse werden.

Deine Aufgaben:

• Direkte Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und internen Abstimmungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Geschäftsterminen
• Konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und offenen Themen
• Bearbeitung und Organisation von E-Mails, Dokumenten und Korrespondenz
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Dienstleistern
• Erstellung und Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Auswertungen
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung interner Projekte
• Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Team-Events
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Dokumentation unserer internen Prozesse
• Übernahme eigener Verantwortungsbereiche mit zunehmender Erfahrung

Dein Ziel ist klar: Du schaffst Struktur, behältst offene Themen im Blick und sorgst dafür, dass die Geschäftsführung sich auf die wichtigsten Aufgaben und das weitere Wachstum des Unternehmens konzentrieren kann.

Das bieten wir dir:

• Sicherer Arbeitsplatz: Wir suchen Mitarbeiter, die langfristig mit uns wachsen möchten.
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung: Du arbeitest unmittelbar mit der Geschäftsführung zusammen und bekommst Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche.
• Verantwortung statt reiner Sachbearbeitung: Mit zunehmender Erfahrung übernimmst du eigene Verantwortungsbereiche.
• Strukturierte Einarbeitung: Du wirst Schritt für Schritt in unsere Abläufe, Systeme und Prozesse eingearbeitet.
• Moderner Arbeitsplatz & klare Prozesse: Dich erwarten ein moderner Arbeitsplatz vor Ort und digitale Systeme.
• Weiterentwicklung & Karriere: Wir wollen in den kommenden Jahren weiter wachsen.
• Tolle Arbeitsatmosphäre: Der Umgang untereinander ist kollegial und familiär.
• Firmen-Events: Jedes Jahr finden mindestens zwei große Veranstaltungen statt.
• Zugang zum Firmenfitness-Programm von Hansefit: Weil uns deine Gesundheit am Herzen liegt.
• Prämie für Mitarbeiter-Empfehlungen: Wenn unser RE/MAX-Team dank deiner Empfehlung motivierten Nachwuchs bekommt, belohnen wir dich.
• Betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen dich dabei mit einer betrieblichen Altersvorsorge.
• Kostenlose Getränke: Kalte und warme Getränke gibt es bei uns kostenlos.

Das solltest du mitbringen:

• Du bist ein echtes Organisationstalent.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig.
• Du denkst mit und erkennst Aufgaben, bevor man dich darauf hinweisen muss.
• Du kannst Prioritäten setzen und auch bei mehreren offenen Themen den Überblick behalten.
• Du arbeitest sorgfältig und hast einen hohen Anspruch an die Qualität deiner Arbeit.
• Du bist verbindlich und zuverlässig.
• Du kommunizierst freundlich, professionell und selbstbewusst.
• Du hast eine saubere und fehlerfreie schriftliche Ausdrucksform in Deutsch.
• Du gehst sicher und professionell mit vertraulichen Informationen um.
• Du bist sicher im Umgang mit digitalen Anwendungen.
• Du hast Lust darauf, Verantwortung zu übernehmen und dich persönlich sowie beruflich weiterzuentwickeln.

Erfahrung als Assistenz, im kaufmännischen Bereich oder in der Büroorganisation ist von Vorteil. Entscheidend ist für uns aber vor allem, dass du strukturiert denkst, Verantwortung übernimmst und Dinge zuverlässig zu Ende bringst.

Was uns besonders wichtig ist: Wir suchen nicht einfach jemanden, der einen Kalender verwaltet. Wir suchen jemanden, der versteht, warum eine Aufgabe wichtig ist und was als Nächstes passieren muss. Eine richtig gute Assistenz arbeitet nicht nur Aufgaben ab. Sie schafft der Geschäftsführung den Freiraum, sich auf die Themen zu konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen.

Klingt nach dir? Dann möchten wir dich gerne kennenlernen. Wenn du Organisation liebst, gerne Verantwortung übernimmst, zuverlässig arbeitest und Lust darauf hast, gemeinsam mit einem wachsenden Unternehmen mehr aufzubauen, freuen wir uns auf deine Bewerbung.