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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the team with office management and coordination tasks.
- Arbeitgeber: Join a premium service company specializing in reception and assistance since 1988.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a permanent contract, fixed salary, and structured working hours without weekend shifts.
- Warum dieser Job: Be part of an international team and gain valuable experience in a dynamic environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Fluent in German and good English skills required; MS Office proficiency is a must.
- Andere Informationen: Flexible part-time hours with thorough onboarding and no job rotation.
Für unseren Kunden, ein amerikanisches Wirtschaftsunternehmen, suchen wir als Unterstützung für das Büro im Bezirk Friedrichshain-Kreuzberg ab 01.12.2024:
Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (16 Std./Woche)
in 10963 Berlin
Keine Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit/Leiharbeit)
Die Arbeitszeiten sind entweder Dienstag und Mittwoch jeweils von 08:30-17:00Uhr oder Dienstag und Donnerstag jeweils von 08:30-12:30Uhr und Mittwoch 08:30-17:00Uhr
Wir bieten Ihnen
- Eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit bei einem internationalen Unternehmen
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag in Festanstellung
- Festgehalt und geregelte Arbeitszeiten
- Fester Einsatz beim Kunden vor Ort
(keine Wechsel zu anderen Kunden/Arbeitsorten nach Ablauf einer bestimmten Zeit) - Keine Wochenend- oder Feiertagsarbeit
- Eine gründliche und strukturierte Einarbeitung
Ihr zukünftiges Aufgabengebiet
- Unterstützung der Standortleitung und des Teams vor Ort
- Unterstützung im Bereich Facility
- Bearbeitung und Weiterleitung von Rechnungen
- Koordination des allgemeinen E-Mail- und Postverkehrs
- Verantwortung für das Bestellwesen von Büro- und Verbrauchsmaterial
- Organisation und Betreuung von Meetings und Events vor Ort (max. 25 Personen)
- Kleinere administrative und organisatorische Bürotätigkeiten im Bedarfsfall
Ihr Profil
- Fließende Deutsch- und mindestens gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2-Niveau)
- Gute Anwenderkenntnisse in MS-Office
- Erfahrungen am Empfang/Rezeption von Vorteil
- Gute Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild
- Zuverlässigkeit und eine sorgfältige als auch organisierte und eigenständige Arbeitsweise
- Freude an der Kommunikation mit Menschen und eine hohe Dienstleistungsmentalität
Klingt das gut?
Dann bewerben Sie sich jetzt unter
Wir freuen uns auf Sie! #NewJob
Ihre Ansprechpartnerin
Frau Lisa Bentfeld
Kontakt
Reception+ GmbH
Franklinstr. 61-63
60486 Frankfurt am Main
+49 69 95636914
Die Reception+ GmbH steht seit 1988 für Premium-Dienstleistungen in den Bereichen Empfang, Concierge und Assistenz. Zu unserem Portfolio gehören das Outsourcing von Rezeptionen, die Personaldirektvermittlung im Assistenzbereich und die kaufmännische Arbeitnehmerüberlassung.
Office Manager (m/w/d) Teilzeit Arbeitgeber: Reception+ GmbH
Kontaktperson:
Reception+ GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d) Teilzeit
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder bereits Erfahrungen in internationalen Unternehmen gesammelt haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über das Unternehmen informierst. Verstehe ihre Werte, Kultur und die spezifischen Anforderungen der Stelle. So kannst du gezielt zeigen, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu ihren Bedürfnissen passen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da die Stelle viel Kontakt mit Menschen erfordert, ist es wichtig, dass du in der Lage bist, klar und freundlich zu kommunizieren. Übe, wie du dich in verschiedenen Situationen ausdrücken würdest, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 4
Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor! Da die Rolle administrative Aufgaben umfasst, solltest du Beispiele für deine bisherigen Erfahrungen in der Organisation von Meetings oder der Verwaltung von Büroabläufen parat haben. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d) Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nehmen Sie sich Zeit, um die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achten Sie auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position des Office Managers wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Passen Sie Ihren Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Heben Sie relevante Erfahrungen hervor, insbesondere im Bereich Büroorganisation, Facility Management und Kundenkommunikation.
Motivationsschreiben verfassen: Verfassen Sie ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem Sie Ihre Begeisterung für die Position und das Unternehmen zum Ausdruck bringen. Gehen Sie darauf ein, wie Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen zur ausgeschriebenen Stelle passen.
Dokumente überprüfen: Überprüfen Sie alle Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achten Sie darauf, dass Ihr Lebenslauf, das Motivationsschreiben und andere erforderliche Dokumente gut formatiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Reception+ GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir gestellt werden könnten, insbesondere zu deinen Erfahrungen im Büro-Management und der Unterstützung von Teams. Sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit zu nennen.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du während des Interviews sicherstellen, dass du in beiden Sprachen kommunizieren kannst. Bereite dich darauf vor, einige Antworten auf Englisch zu geben, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Betone deine Erfahrungen in der Organisation von Meetings und Events sowie deine Fähigkeit, administrative Aufgaben effizient zu erledigen. Du könntest auch darüber sprechen, wie du in der Vergangenheit mit Rechnungen und Bestellungen umgegangen bist.
✨Sei freundlich und professionell
Gute Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild sind wichtig. Achte darauf, während des gesamten Interviews höflich und respektvoll zu sein, um deine hohe Dienstleistungsmentalität zu zeigen.
