HR Payroll & Accounting Specialist (m/w/d)

Unser Kunden NanoTemper verfolgt eine klare Vision: eine Welt zu schaffen, in der jede Krankheit behandelbar ist. Die enge Zusammenarbeit mit Wissenschaftlern treibt sie dabei an: denn genau das ermöglicht es ihnen, einen echten Unterschied zu machen und etwas zu bewirken. Mit ihren biophysikalischen Instrumenten wollen sie die Grenzen dessen verschieben, was für wissenschaftliche Forscher möglich ist. Ihre Ziele sind ambitioniert – und um sie zu erreichen, setzt NanoTemper auf innovative Ansätze und ein starkes Team.

Als finanzielles und administratives Backbone unseres Teams bist Du der vertrauenswürdige Experte, der dafür sorgt, dass unsere Zahlen stimmen und unsere Mitarbeitende sich bestmöglich unterstützt fühlen. Deine Präzision und Zuverlässigkeit bilden die Grundlage, die es unseren Wissenschaftlern ermöglicht, sich voll und ganz auf ihre Mission zu konzentrieren: dazu beizutragen, eine Welt zu schaffen, in der jede Krankheit behandelbar ist. In dieser Doppelfunktion bist Du für wichtige Prozesse an der Schnittstelle zwischen Personalwesen und Finanzen verantwortlich.

• Allgemeine Verwaltung & Personalwesen: Übernahme der gesamten Personalverwaltung: Arbeitsverträge, Onboarding, Personaldaten und Offboarding unter Einhaltung der DSGVO und des Arbeitsrechts. Unterstützung bei der Beantragung öffentlicher Fördermittel, Erstellung der Berichte für den Bereich Forschung und Entwicklung und Verwaltung der Verträge für unsere Firmenwagenflotte sowie Versicherungsverträge. Verwaltung der Zeiterfassung, des Abwesenheitsmanagements und Pflege der digitalen Personalakten.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Durch eine fehlerfreie und pünktliche Lohn- und Gehaltsabrechnung trägst Du direkt zum Wohlbefinden und zur Zufriedenheit des Teams bei, das unsere wissenschaftlichen Innovationen vorantreibt. Führung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung in Übereinstimmung mit dem deutschen Arbeitsrecht durch, einschließlich Brutto-Netto-Berechnungen, Sozialversicherungsbeiträgen und Steuerabzügen. Verarbeitung aller lohn- und gehaltsrelevanten Daten und Änderungen (Neueinstellungen, Kündigungen, Gehaltsanpassungen, Prämien). Hauptansprechpartner:in für Fragen der Mitarbeitenden zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und Koordinierung der Zusammenarbeit mit externen Lohnbuchhaltungsdienstleistern. Meldungen bei den Sozialversicherungs- und Steuerbehörden.
• Finanzen & Buchhaltung: Du sorgst für reibungslose Finanzabläufe, die unsere Forschung und Entwicklung unterstützen. Bearbeitung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, einschließlich Rechnungsprüfung, Zahlungsvorbereitung und Abstimmung mit Lieferanten/Kunden. Führung von Hauptbuchbuchungen und Kontenabstimmungen durch (Bankkonten, Verrechnungskonten). Unterstützung bei dem monatlichen Abschlussprozess und Bereitung der Zahlungsläufe vor. Prüfung und Bearbeitung der Spesenabrechnungen von Mitarbeitenden gemäß den Unternehmensrichtlinien. Unterstützung bei der externen Prüfungen, Maßnahmen zur Einhaltung steuerlicher Vorschriften und interne Kontrollen (HGB/IFRS). Pflege der Buchhaltungsunterlagen unter Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Qualifikation: Ein Rezept für gemeinsamen Erfolg: um in dieser Position erfolgreich zu sein und gemeinsam mit unserem Team zu wachsen, bringst du idealerweise folgende Qualifikationen mit: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Buchhalter/in, Bürokauffrau/-mann) oder einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Finanzen, Personalwesen oder einem verwandten Fachgebiet. Mehrjährige Berufserfahrung im Rechnungswesen und/oder in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Fundierte Kenntnisse der deutschen Lohnabrechnung und der Sozialversicherungsvorschriften. Fundierte Kenntnisse in der Hauptbuchhaltung und in Monatsabschlussprozessen. Vertrautheit mit den deutschen Steuer- und Arbeitsrechtsvorschriften. Sicherer Umgang mit HRIS-Systemen (vorzugsweise Personio) und Buchhaltungssoftware wie DATEV oder SAP sowie Tools für das Spesenmanagement (Navan, Concur, Lanes & Planes oder ähnliche). Excel-Kenntnisse und sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite. Vollständige berufliche Sprachkompetenz in Deutsch (C2) und fundierte Englischkenntnisse (B2). Eine berufliche Zertifizierung im Bereich Buchhaltung oder Lohnabrechnung (z. B. Finanzbuchhalter/in, Lohnbuchhalter/in) ist ein großes Plus.