Empfangs- und Vertretungskraft / Sekretär (m/w/d)
Jetzt bewerben
Empfangs- und Vertretungskraft / Sekretär (m/w/d)

Empfangs- und Vertretungskraft / Sekretär (m/w/d)

Frankfurt am Main Vollzeit 30000 - 42000 € / Jahr (geschätzt) Kein Home Office möglich
R

Auf einen Blick

  • Aufgaben: Sei das Gesicht unseres Empfangs und unterstütze bei Sitzungen und Veranstaltungen.
  • Arbeitgeber: Werde Teil des Regionalverbands FrankfurtRheinMain, der die Metropolregion aktiv gestaltet.
  • Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, ein JobTicket und weitere tolle Sozialleistungen.
  • Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Team mit sozialer Verantwortung.
  • Gewünschte Qualifikationen: Du solltest kommunikativ sein und eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation haben.
  • Andere Informationen: Wir fördern Vielfalt und begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.

Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.

FrankfurtRheinMain ist eine der wirtschaftlich bedeutendsten Metropolregionen in Europa und damit ein Magnet für viele Menschen. Der Regionalverband FrankfurtRheinMain kümmert sich darum, dass sich die Metropolregion auch weiterhin positiv entwickelt. Wollen Sie dabei sein? Werden Sie Teil unseres dynamischen Teams, das sich mit Planungsfragen, Mobilität, Klimaschutz, Europa und weiteren spannenden Themen der Regionalentwicklung beschäftigt! Weitere Infos dazu finden Sie unter www.region-frankfurt.de . Wir suchen für unsere Abteilung Personal, Organisation, Gremien, Bereich Organisation, Zentrale Dienste, zum 01. Oktober 2025 – eine Empfangs- und Vertretungskraft / Sekretär (m/w/d) In der Position der Empfangskraft (m/w/d) besetzen Sie den Besucherempfang sowie die Telefonzentrale und arbeiten im Sitzungsmanagement mit. Der Regionalverband FrankfurtRheinMain ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Er führt auf zentralen Handlungsfeldern die Interessen seiner 80 Mitgliedskommunen zusammen und stimmt sie mit regionalplanerischen Belangen ab. Zu seinen hoheitlichen Aufgaben zählt die Aufstellung, Änderung und Aufhebung des Regionalen Flächennutzungsplans und des Landschaftsplans. Ferner schreibt der Regionalverband das Regionale Energiekonzept fort, fördert die regionale Zusammenarbeit und erarbeitet Strategien und Projekte für regionalbedeutsame Themen wie Mobilität, Digitalisierung und Fachkräftesicherung, um die wirtschaftliche Entwicklung und Wettbewerbsfähigkeit der Region zu stärken. Ihr vielseitiges Aufgabenspektrum umfasst: Besetzung des Besucherempfangs / der Telefonzentrale: Empfang von Besuchern, Handwerkern etc. und ggf. Weiterhilfe bei Raumzuweisungen Entgegennahme und Weiterleitung von zentralen Anrufen, E-Mails, Sendungen und Paketen sowie Pflege des Empfangshandbuches + Ausgabe von Infomaterialien Aktualisierung der Telefonliste im Intranet + Verwaltung der Parkplatzbelegung Mitarbeit im Sitzungsmanagement: Beantwortung von Sitzungsraumanfragen + Reservierung von Sitzungsräumen In Vertretung oder mit unserem Hausmeister: Verantwortung für die rechtlich korrekte Planung und Durchführung von Sitzungen und Veranstaltungen im Dienstgebäude inklusive Bestuhlung von Sitzungsräumen, Bereitstellung, Auf- und Abbau, Einrichtung und Pflege der Sitzungstechnik wie z. B. Laptops, Beamer, Mikrofonanlage, sowie kompetente/r Ansprechpartner/in für die gesamte Dienststelle und Dritte (z. B. Dritte als Mitveranstalter, Gastreferenten, etc.) bei Sachverhalten, die die technisch-organisatorische Planung von Sitzungen und Veranstaltungen betreffen. Empfang und Beaufsichtigung des Wartungspersonals externer Firmen im gesamten Gebäude und für unterschiedlichste Gewerke In Vertretung oder mit unserer Servicekraft: Ein- und Abdecken der Sitzungsräume + Zubereitung von Heißgetränken gemäß Sitzungsmeldungen, Reinigung + Rückgabe des Sitzungsgeschirrs nach den Sitzungen, Bedienservice bei ausgewählten Veranstaltungen Vertretung für Poststelle + andere Aufgabengebiete der Zentralen Dienste: Post holen, sortieren, öffnen, stempeln, teilweise scannen + verteilen Ausgangspost frankieren, sowie Frankiermaschine abrechnen und aufladen Vertretung weiterer Aufgabengebiete der Zentralen Dienste nach Erfordernis und Weisung durch Vorgesetzte Ihr Profil und unsere bevorzugten Qualifikationen: Kommunikatives Allroundtalent mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung oder Ausbildung zum/zur Bürokaufmann/-frau bzw. Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation. Erfahrung im Empfangs-/Sitzungsbetrieb oder im Hotel- und Gastronomiebereich; aktuelle Ersthelferausbildung Gute Englischkenntnisse und Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen Kenntnisse über handwerklich-technische Zusammenhänge und Veranstaltungstechnik Gute Außendarstellung, sicheres und gepflegtes Auftreten Teamfähigkeit und gute Dienstleistungs- und Serviceorientierung Besondere Beachtung der Vorschriften im Umgang mit Lebensmitteln Eigenverantwortliches Zeitmanagement und grundsätzliche flexible Bereitschaft zur Anpassung der Arbeitszeiten an den jeweiligen Sitzungs- und Veranstaltungsbedarf Was wir Ihnen anbieten können: Eine unbefristete Vollzeitstelle, deren Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), bis zur Entgeltgruppe 7 TVöD erfolgt. Eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer offenen und kollegialen Arbeitsatmosphäre. Flexible Arbeitszeiten in Abstimmung mit dem Team hinsichtlich stattfindender Veranstaltungen, in Ausnahmefällen auch abends und an Samstagen. Neben den Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Betriebliche Altersvorsorge) bieten wir unseren Beschäftigten ein JobTicket Deutschland, die Zahlung eines freiwilligen Zuschusses zur Entgeltumwandlung sowie die Möglichkeit des Fahrrad-Leasings mit Bezuschussung an. Die Besetzung der Stelle ist mit Teilzeitkräften grundsätzlich möglich. Schwerbehinderte fordern wir ausdrücklich zur Bewerbung auf, bitte fügen Sie einen entsprechenden Nachweis bei. Der Regionalverband FrankfurtRheinMain ist Mitglied in der »Charta der Vielfalt« ( charta-der-vielfalt.de ), deren Zielen wir uns verpflichtet fühlen. Können wir mit Ihnen rechnen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 17.08.2025 an: Regionalverband FrankfurtRheinMain Bereich Personal (Kennziffer 0019) Poststraße 16 60329 Frankfurt am Main Gerne auch per Mail an: bewerbung2025@region-frankfurt.de (eine Datei im PDF-Format bis max. 5 MB) Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig! Mit der Abgabe Ihrer Bewerbung willigen Sie in die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten während des Bewerbungsverfahrens ein. Wir sichern zu, dass wir Ihre Daten nach der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und dem Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) höchst vertraulich behandeln und ausschließlich für das Bewerbungsverfahren verwenden. Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen erfolgt nur an die im Bewerbungsverfahren beteiligten Personen. Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten bei Nichtberücksichtigung Ihrer Bewerbung nach Ablauf von 6 Monaten gelöscht. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen.

Empfangs- und Vertretungskraft / Sekretär (m/w/d) Arbeitgeber: Regionalverband FrankfurtRheinMain

Der Regionalverband FrankfurtRheinMain bietet Ihnen die Möglichkeit, in einer der dynamischsten Metropolregionen Europas zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeiten, einer unbefristeten Vollzeitstelle und attraktiven Sozialleistungen im öffentlichen Dienst schaffen wir eine offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre, die Raum für persönliche und berufliche Entwicklung bietet. Zudem engagieren wir uns aktiv für Vielfalt und Inklusion, was unser Team bereichert und stärkt.
R

Kontaktperson:

Regionalverband FrankfurtRheinMain HR Team

StudySmarter Bewerbungstipps 🤫

So bekommst du den Job: Empfangs- und Vertretungskraft / Sekretär (m/w/d)

Tip Nummer 1

Informiere dich über die aktuellen Themen und Projekte des Regionalverbands FrankfurtRheinMain. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an der regionalen Entwicklung hast und wie du aktiv dazu beitragen kannst.

Tip Nummer 2

Bereite dich darauf vor, deine kommunikativen Fähigkeiten zu demonstrieren. Da die Position viel Kontakt mit Besuchern und internen Mitarbeitern erfordert, solltest du Beispiele für deine Erfahrungen im Kundenservice oder Empfangsbereich parat haben.

Tip Nummer 3

Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Personen, die bereits im öffentlichen Dienst oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.

Tip Nummer 4

Sei bereit, Fragen zur Organisation und zu den Abläufen im Sitzungsmanagement zu beantworten. Informiere dich über gängige Veranstaltungstechnik und zeige, dass du die nötigen Fähigkeiten hast, um diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.

Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Empfangs- und Vertretungskraft / Sekretär (m/w/d)

Kommunikationsfähigkeit
Organisationstalent
Erfahrung im Empfangs- und Sitzungsbetrieb
Kenntnisse in der Veranstaltungstechnik
MS Office Kenntnisse
Englischkenntnisse
Teamfähigkeit
Dienstleistungsorientierung
Eigenverantwortliches Zeitmanagement
Flexibilität bei Arbeitszeiten
Aufmerksamkeit für Details
Freundliches Auftreten
Ersthelferausbildung

Tipps für deine Bewerbung 🫡

Unternehmensrecherche: Informiere dich über den Regionalverband FrankfurtRheinMain. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Organisation, ihre Ziele und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.

Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt. Betone deine kommunikativen Fähigkeiten und Erfahrungen im Empfangs- oder Sitzungsbetrieb.

Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Position geeignet bist. Gehe auf deine Teamfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und Flexibilität ein.

Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente, wie Lebenslauf und Motivationsschreiben, vollständig und fehlerfrei sind. Achte darauf, dass du die Bewerbungsunterlagen im geforderten PDF-Format einreichst.

Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Regionalverband FrankfurtRheinMain vorbereitest

Bereite dich auf häufige Fragen vor

Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder warum du für diese Position geeignet bist. Das hilft dir, selbstbewusst aufzutreten.

Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten

Da die Position viel mit dem Empfang von Besuchern und der Telefonzentrale zu tun hat, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und freundlich zu sprechen.

Informiere dich über den Regionalverband

Mach dich mit den Zielen und Aufgaben des Regionalverbands FrankfurtRheinMain vertraut. Zeige im Interview, dass du Interesse an der regionalen Entwicklung hast und verstehst, wie deine Rolle dazu beiträgt.

Präsentiere deine Teamfähigkeit

In dieser Position wirst du oft im Team arbeiten. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur positiven Teamdynamik beiträgst.

Empfangs- und Vertretungskraft / Sekretär (m/w/d)
Regionalverband FrankfurtRheinMain

Schneller zum Traumjob mit Premium

Deine Bewerbung wird als „Top Bewerbung“ bei unseren Partnern gekennzeichnet
Individuelles Feedback zu Lebenslauf und Anschreiben, einschließlich der Anpassung an spezifische Stellenanforderungen
Gehöre zu den ersten Bewerbern für neue Stellen mit unserem AI Bewerbungsassistenten
1:1 Unterstützung und Karriereberatung durch unsere Career Coaches
Premium gehen

Geld-zurück-Garantie, wenn du innerhalb von 6 Monaten keinen Job findest

R
Ähnliche Positionen bei anderen Arbeitgebern
Europas größte Jobbörse für Gen-Z
discover-jobs-cta
Jetzt entdecken
>