Office & Operations Manager (m/w/d) - ['Vollzeit']

Unser Mandant ist ein inhabergeführtes Unternehmen, dass sehr erfolgreich als Projektentwickler für Immobilien in der Region Köln tätig ist. Die Expertise erstreckt sich sowohl auf die Schaffung innovativer Neubauprojekte als auch auf die anspruchsvolle Modernisierung und die zuverlässige Instandhaltung der eigenen Bestände. Das engagierte Team von mehr als 100 Mitarbeiter in Köln arbeitet leidenschaftlich daran, ein vielfältiges Portfolio in den Bereichen Wohnen, Büro, Handel und Light Industrial zu planen, zu bauen und zu verwalten. Unser Mandant ist Vorreiter in den Bereichen Digitalisierung sowie Nachhaltigkeit und prägt somit die Immobilienbranche maßgeblich. Wir laden Sie ein, Teil dieser wegweisenden Entwicklung zu werden. Erleben Sie ein modernes Arbeitsumfeld im Herzen von Köln und sichern Sie sich einen stabilen Arbeitsplatz in diesen turbulenten Zeiten. Zur Verstärkung des Teams, suchen wir Sie für die Zentrale in der Kölner City: OFFICE & OPERATIONS MANAGER (m/w/d) Deine Aufgaben • Operations Management • Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Synchronisierung von Arbeitsabläufen zwischen Teams und Förderung der internen Kommunikation, um ein koordiniertes Arbeiten sicherzustellen. • Management von Büroinfrastruktur und Flächenplanung: Organisation und Optimierung von Sitzplätzen und Büroflächen, um eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen. • Fuhrparkmanagement: Verwaltung des betrieblichen Fuhrparks, einschließlich Fahrzeugbeschaffung, Vertragsmanagement und Kostenkontrolle. • Office Management • Kalenderpflege und Jahresplanung: Sicherstellung einer einheitlichen Pflege von Kalendern und Terminplänen auf Abteilungsebene sowie Verantwortung für die Erstellung und Aktualisierung des Jahreskalenders auf Unternehmensebene. • Klassisches Büromanagement: Organisation und Verwaltung von Büroressourcen, wie z. B. Bestellungen, Lagerverwaltung und die Pflege von Arbeitsmaterialien. • Meeting- und Raumplanung: Verwaltung von Besprechungsräumen, Sicherstellung ihrer Verfügbarkeit und Optimierung der Meeting-Kultur durch effektive Organisation. • Gestaltung der Arbeitsumgebung: Umsetzung von Maßnahmen zur Schaffung eines angenehmen und funktionalen Arbeitsumfelds, welches die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden unterstützen. • Förderung effizienter Arbeitsmethoden: Unterstützung bei der Einführung und Nutzung digitaler Tools, um Arbeitsprozesse zu vereinheitlichen und die Zusammenarbeit zu erleichtern. • Zusätzliche Aufgaben • Ressourcenmanagement: Optimierung der Nutzung von Büroressourcen und Infrastruktur, um unnötige Kosten zu vermeiden und die Nachhaltigkeit zu fördern. • Kommunikationsförderung: Verbesserung der teamübergreifenden Kommunikation und Sicherstellung eines kontinuierlichen Informationsflusses. • Technische Unterstützung im Büroalltag: Grundlegende Betreuung von Bürogeräten und Unterstützung bei der Einführung neuer technischer Tools. Dein Profil passt perfekt: • Ausbildung und Berufserfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbil-dung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation. Mindestens 5 Jahre Be-rufserfahrung in einer ähnlichen Position. • Office Management: Du bist die zentrale Ansprechperson und sorgst dafür, dass unser Office ein einladender, gut organisierter und produktiver Ort bleibt. Du trägst dazu bei, eine positive Stimmung im Büro zu schaffen und den Alltag reibungslos zu gestalten. Hier hast du viel Raum, um deine Kreativität einzu-bringen und neue Ideen zu verwirklichen. • Organisationstalent ist für dich nicht nur ein Schlagwort, sondern genau das, was dich beschreibt • Starke Organisationsfähigkeit: Du kannst Aufgaben flexibel, effizient und mit einem Blick fürs Detail organisieren. Hohe Serviceorientierung, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägte Selbstorganisation. Präzise, sorgfältige Ar-beitsweise mit effektivem Zeitmanagement • Eigeninitiative & Hands-on-Mentalität – Du denkst mit und packst an • Kommunikationsstärke & sicheres Auftreten – im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern • Diskretion & Zuverlässigkeit – vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Infor-mationen • Eventmanagement: ob klein oder groß – zu organisieren und ihnen das ge-wisse Etwas zu verleihen. Dabei sorgst du dafür, dass alles rund läuft und be-sondere Momente entstehen • Lernbereit und proaktiv: Du möchtest dich kontinuierlich weiterentwickeln und scheust dich nicht, Eigeninitiative zu zeigen. Du suchst aktiv nach Mög-lichkeiten, etwas beizutragen, und arbeitest gerne effektiv mit deinem Team zusammen. • Klare Kommunikation: Du weißt, wie man sowohl persönlich als auch schrift-lich klar und effektiv kommuniziert. Du solltest in Köln oder Umgebung wohnen und mindestens 4 Tage pro Woche im Büro arbeiten können. • Hohe IT- und Prozess Affinität und sehr sichere Kenntnisse (MS Office, CRM, Personal-/Finanzsoftware, Passwort-Systeme) • Teamfähigkeit, Neugier und Spaß daran, neue Herausforderungen zu meister WAS WIR BIETEN Genau das, was einen zeitgemäßen Arbeitsplatz heute ausmacht: Eine ausgewogene Kombination von Professionalität und Lebensqualität. • Ein kollegiales Arbeitsklima in einem expandierenden Unternehmen • Dynamische und vielseitige Aufgabengebiete • Freiraum für selbstständiges Arbeiten • Offene Kommunikation und gute Perspektiven • Eine angemessene und faire Vergütung Kontakt Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Deine Bewerbung sendest Du bitte ausschließlich per E-Mail an die beauftragte Personalberatung. bewerbung(AT)regitz.de Für Fragen steht Dir Ralph Regitz gerne zur Verfügung. Ihr Regitz Consulting Team REGITZ CONSULTING Personal- und Unternehmensberatung Koblenzer Str. 74, 50968 Köln Telefon +49 (0) 221 37 96 925