Executive Assistant (m/w/d) - Buchhaltung & Office Management

Intro

Du hast Lust, dich schnell in neue Themen einzuarbeiten, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und suchst eine vielseitige Position zwischen Buchhaltung, Office Management und CEO Support? Dann unterstütze uns als Executive Assistant (m/w/d) in Berlin! Wir empfangen Dich in einem Team, das sich gerne neuen Herausforderungen stellt, und sind davon überzeugt, gemeinsam Großes schaffen zu können.

Wir besetzen diese Position zunächst befristet für ein Jahr, da eine Kollegin aus unserem Team für einige Monate eine berufliche Auszeit nimmt. Im Anschluss schauen wir gemeinsam, wie eine langfristige Zusammenarbeit aussehen kann.
Idealerweise startest Du zum 1. Oktober, damit genug Zeit für eine gute Einarbeitung und Übergabe bleibt.

Deine Aufgaben bei reisetopia

reisetopia ist in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen – entsprechend braucht es in dieser Position vor allem ein gutes Auge für Zahlen, Struktur und Prozesse.
Im Fokus Deiner Tätigkeit stehen dabei:
Buchhaltung & Finanzadministration

• Vorbereitende Buchhaltung: Erfassung, Prüfung und Zuordnung von Belegen in Datev
• Tägliches Monitoring unserer Bankkonten und Zahlungseingänge sowie Pflege unserer Liquiditätsplanung
• Erstellung von Rechnungen für Partner sowie Provisionsabrechnungen
• Übertragung und Aufbereitung der BWA in enger Abstimmung mit unserem CEO
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Einsammeln von Belegen aus dem Team

Office Management & Unternehmensadministration

• Organisation von Events und internen Team-Anlässen
• Verantwortung für Bestellungen (z. B. Büro-/Lebensmittelbestellungen) und allgemeine Maintenance-Themen im Office
• Pflege interner Unternehmensseiten (u. a. „Über uns", Onboarding- und Mitarbeiterseiten) sowie unserer internen Notion-Wissensdatenbank
• Sicherstellung regelmäßiger Backups unternehmensrelevanter Daten
• Weiterentwicklung interner Prozesse und Dokumentationen, damit sich Kolleg:innen im Alltag eigenständig zurechtfinden

CEO Support

• Ausgefeiltes Kalendermanagement für unseren Geschäftsführer Moritz
• Vorbereitung von Präsentationen für interne Formate wie unser vierteljährliches Company Update oder Management-Meetings
• Unterstützung bei allgemeinen Projekten zur Unternehmensentwicklung

Neben den genannten Aufgaben gehören auch projektbezogene Themen zu Deinem Tätigkeitsbereich, die für Abwechslung sorgen und gleichzeitig zum weiteren Wachstum des Unternehmens beitragen. Wir suchen eine Person, die gerne Verantwortung übernimmt, Projekte eigenständig steuert und dabei den Überblick über ein vielfältiges Aufgabenfeld behält.

Das erwarten wir von Dir

Das zeichnet Dich für diese Position besonders aus:

• Große Lust, dich schnell und selbstständig in neue Themen einzuarbeiten und stetig dazuzulernen
• Ein gutes Auge für Zahlen und Daten sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent, mit dem Du auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick behältst
• Idealerweise Erfahrung im (Projekt-)Management oder die Fähigkeit, Projekte eigenständig zu strukturieren, zu priorisieren und voranzutreiben
• Hohe Flexibilität und Belastbarkeit, um Dich in einem dynamischen und wachsenden Umfeld schnell zurechtzufinden
• Interesse an Buchhaltungs- und Finanzthemen; erste Erfahrung in der (vorbereitenden) Buchhaltung ist von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Excel; Vorkenntnisse in Datev, Teams und Notion sind ein Plus, aber kein Muss
• Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise – insbesondere im Umgang mit vertraulichen Finanz- und Unternehmensdaten
• Hervorragende Deutschkenntnisse sowie mindestens gute Englischkenntnisse
• Wünschenswert: Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Steuerfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation
• Ein zusätzliches Plus: Erfahrung in einer Assistenz-, Buchhaltungs- oder Office-Management-Rolle sowie Interesse an Finanzen und (Luxus-)Reisen

Grundlegend für alle Stellen gilt bei uns ein Fokus auf Teamarbeit, Spaß an der Sache und Proaktivität. Wir schätzen neue Ideen und fordern Dich bei Deiner Arbeit täglich heraus.

Das erwartet Dich bei reisetopia

Inmitten der Hauptstadtmetropole bieten wir Dir ein junges und agiles Arbeitsumfeld. Als Kernelemente der DNA von reisetopia gestalten flexible Arbeitszeiten und Optionen für Home oder Travel Office den Arbeitsalltag besonders dynamisch.
Für diese Position liegt das Jahresgehalt zwischen 32.000,00 Euro und 40.000,00 Euro brutto, abhängig von Deiner Erfahrung und Qualifikation. Die Stelle ist dem Junior- bis Mid-Level zugeordnet.
Zusätzlich bieten wir eine Menge für Deinen Einsatz - von einmaligen Teamtrips und außergewöhnlichen Teamevents bis hin zu einmaligen Aufstiegsmöglichkeiten in einem rasant wachsendem Unternehmen. Wir empfangen Dich in einer familiären Atmosphäre und bieten eine ganze Reihe an Add-ons, die Deinen Arbeitsalltag verschönern:
Wir bieten eine Menge für deinen Einsatz - von einmaligen Teamtrips und außergewöhnlichen Teamevents bis hin zu einmaligen Aufstiegsmöglichkeiten in einem rasant wachsendem Unternehmen. Wir empfangen Dich in einer familiären Atmosphäre und bieten eine ganze Reihe an Add-ons, die Deinen Arbeitsalltag verschönern:

• Beste Arbeitsbedingungen in unserem Büro in der Nähe vom am Potsdamer Platz
• Deutschlandticket Job oder Job Rad
• Mittagsessenzuschuss und monatliches Catering
• Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten in Höhe von 500 Euro im Jahr
• Kostenfreier Barista-Kaffee sowie verschiedene Kaltgetränke
• Snacks und frisches Obst
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Möglichkeiten eigene Projekte umzusetzen
• Cashback für Buchung über suitespot
• Moderne und einfache Zeiterfassung mit voller Flexibilität
• Aktive Unterstützung durch kostenlose und anonyme Coachings zur Verbesserung der mentalen Gesundheit
• Zuschuss zu Deiner Urban Sports Club-Mitgliedschaft
• Exklusive Mitarbeiterrabatte für Shopping, Reisen und vieles mehr

Damit Du unser Produkt auch persönlich kennenlernst, gibt es für Dich zusätzlich zum Start ein kostenloses Wochenende mit reisetopia Hotels Vorteilen im Waldorf Astoria Berlin!
Bereit Deine Reise zu beginnen? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung, in der Du uns zeigst, warum gerade Du perfekt in unser ambitioniertes Team passt!

Über uns

Unsere Vision bei reisetopia ist es, Luxus für jeden erlebbar zu machen. Seit unserer Gründung im Jahr 2016 helfen wir Menschen in Deutschland und darüber hinaus dabei, durch smarte finanzielle Entscheidungen außergewöhnliche Luxus- und Lifestyle-Erlebnisse zu ermöglichen.
Mit fundierten Tipps rund um Finanzoptimierung, Loyalitätsprogramme und Reisen zeigen wir, wie sich kluge Entscheidungen im Alltag in unvergessliche Erlebnisse verwandeln lassen. Dafür analysieren und testen wir kontinuierlich Finanzprodukte, Luxusreisen und Lifestyle-Angebote weltweit und erstellen ausführliche Bewertungen, tiefgehende Ratgeber sowie marktführende Vergleiche.
Unser Ansatz verbindet dabei Finanz- und Reiseoptimierung: Von Girokonten, Kreditkarten und Anlageprodukten bis hin zu Premium-Flügen, Loyalitätsprogrammen und Luxushotels bieten wir ganzheitliche Inhalte und Services, die echten Mehrwert schaffen. Ergänzt wird dies durch maßgeschneiderte Angebote wie unsere Luxusreiseagentur suitespot sowie durch innovative Tools und Partnerschaften.
Mit suitespot setzen wir neue Maßstäbe für die Buchung von Luxusreisen. Durch die Verbindung aus persönlicher Beratung, tiefgehender Expertise und moderner Technologie schaffen wir ein müheloses Buchungserlebnis für anspruchsvolle Reisende.

Was als Hobbyprojekt begann, hat sich über die Jahre zu einer der führenden Plattformen im Bereich Finanzoptimierung, Loyalitätsprogramme und Luxusreisen entwickelt. Heute erreichen wir jeden Monat eine große Zahl von Nutzerinnen und Nutzern auf unserer Website. Darüber hinaus ist rund um reisetopia eine starke Community auf Social Media und über unseren Newsletter entstanden.
Auch unser Team ist in den vergangenen Jahren kontinuierlich gewachsen. Gemeinsam arbeiten wir daran, unsere Vision weiter voranzutreiben und unser Angebot stetig auszubauen.
Unser Ziel bleibt dabei klar: Menschen dabei zu unterstützen, mit den richtigen Entscheidungen mehr von den außergewöhnlichen Dingen im Leben zu erleben – und Luxus für jeden erlebbar zu machen.