Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Management und gestalte aktiv unser Office Management.
- Unternehmen: WPP Production - ein globales Unternehmen für kreative Inhalte.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 28 Urlaubstage und umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Offene Kultur mit flachen Hierarchien und Raum für Eigenverantwortung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Content-Produktion in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Organisationstalent sind gefragt.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 63000 - 77000 € pro Jahr.
Wir sind WPP Production - das vereinte globale Produktionsunternehmen, das alle Content-Produzenten, Studios und Handwerks-Experten von WPP in einer verbundenen Organisation zusammenbringt. Wir kombinieren erstklassiges menschliches Handwerk mit modernster Technologie, um multikanalige Content-Systeme in großem Maßstab zu erstellen, zu gestalten und bereitzustellen.
Was macht ein Administrative Assistant (m/w/d) bei WPP Production?
Als Administrative Assistant (m/w/d) hältst du unserem Management den Rücken frei -- vom Kalender- und Terminmanagement, Reiseplanung, Kommunikationsorganisation bis hin zu Meeting Vorbereitungen. Gleichzeitig gestaltest du unser Office Management aktiv mit, sorgst für eine erstklassige Büroatmosphäre, kümmerst dich um das Bestellwesen und Dienstleister-Steuerung und bist für das Kultur- und Eventmanagement an allen drei Standorten verantwortlich. An den Schnittstellen zu HR und Finance übernimmst du zudem Verantwortung bei Themen wie der Dienstwagenverwaltung und der Kommunikation mit Behörden.
Deine Aufgaben:
- Unterstützung des Managements
- Kalender- & Terminmanagement: Koordination von internen und externen Abstimmungen im WPP Netzwerk und mit unseren Kunden
- Reiseplanung & Spesenabrechnung: Planung und Buchung von Reisetätigkeiten und anschließende Reisekostenabrechnung
- Kommunikationsmanagement: Priorisieren und Sichten von anstehenden Aufgaben und in Teilen eigenständige Kommunikation
- Meeting-Vorbereitung: Erstellen von Agenden, Zusammenstellen von Unterlagen, Erstellen von Protokollen und nachhalten von Aufgaben, unterstützende Erstellung von Office Dokumenten
Office Management:
- Verantwortung für das Office Management und das Bestellwesen (z. B. Büromaterialien, Verpflegung) für unsere Standorte in Hamburg, Berlin und Düsseldorf
- Konzeption, Budgetierung und Organisation von Teamevents und Agentur-Veranstaltungen für alle drei Standorte (Hamburg, Berlin, Düsseldorf)
- Abwicklung der Post für die gesamte Agentur, Digitalisierung, Zuordnung und vertrauliche Weiterleitung von relevanten Dokumenten und Unterlagen an die zuständigen Ansprechpersonen in der Agentur
- Kontaktstelle für externe Anfragen
- Aktive Förderung einer positiven und einladenden Büroatmosphäre
Schnittstellen mit HR und Finance:
- Betreuung der Dienstwagen in Zusammenarbeit mit dem zentralen WPP-Fuhrpark Management
- Proaktive Kommunikation und enge Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen (Finance, IT, Talent/HR)
Das bringst du mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenz-, Executive- oder Office-Management-Bereich
- Ausgeprägtes Organisationstalent, exzellentes Zeitmanagement und eine vorausschauende, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Hohe Dienstleistungsorientierung, Diskretion, Empathie sowie ein souveränes und verbindliches Auftreten gegenüber allen Hierarchieebenen
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office sowie eine hohe Affinität zu digitalen Tools
- Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Hands-on-Mentalität, Begeisterung für Eventorganisation und Freude daran, eine positive Agenturkultur aktiv mitzugestalten
Das bieten wir:
- Spannende, vielseitige Projekte in einem schnell wachsenden, internationalen Unternehmen
- Offene Vertrauenskultur mit flachen Hierarchien und viel Raum für Eigenverantwortung
- Regelmäßige Feedback-Gespräche zur Talentförderung und Karriereentwicklung
- Umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten über unser globales WPP Netzwerk
- Hybrid Working und flexible Arbeitszeiten
- Cross-Border Working (europaweit)
- Ein zusätzlicher bezahlter Urlaubstag pro Jahr für ehrenamtliche Tätigkeiten
- Moderne Arbeitsausstattung für eine produktive Umgebung
- 28 reguläre Urlaubstage pro Jahr, plus einem zusätzlichen freien Tag an deinem Geburtstag
- Umfassende Gesundheits- und Wellness-Angebote
- Attraktives Corporate-Benefit-Programm mit Rabatten bei zahlreichen Marken
- Unterstützung bei der Altersvorsorge
- Jubiläumsprämien in Form von zusätzlichen Urlaubstagen
- Beteiligung am Deutschland Ticket
- Möglichkeit zur Nutzung eines Job Bikes
Administrative Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Remotely
Dedalus ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur einen unbefristeten Arbeitsvertrag und ein attraktives Gehalt bietet, sondern auch die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten und somit Flexibilität in der Work-Life-Balance zu genießen. Unsere Unternehmenskultur fördert Lernen und Innovation, während wir gemeinsam an einer besseren Gesundheitsversorgung für Millionen von Menschen weltweit arbeiten. Zudem bieten wir zahlreiche Benefits wie eine betriebliche Altersvorsorge, Gruppenunfallversicherung und Vergünstigungen bei Freizeitveranstaltungen, die das Arbeiten bei uns besonders attraktiv machen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administrative Assistant (m/w/d) erhalten könntest
✨Mach mit bei E-Learning-Events!
Such nach Konferenzen oder Webinaren, die sich mit E-Learning und digitaler Bildung beschäftigen. Dort kannst du nicht nur neue Trends erfahren, sondern auch mit Branchenexperten ins Gespräch kommen und eventuell Kontakte knüpfen, die dir bei Remotely helfen können.
✨Engagiere dich in Online-Communities
Schau dir Foren und soziale Medien an, die sich mit E-Learning beschäftigen, wie z.B. LinkedIn-Gruppen oder Facebook-Communities. Poste Fragen oder teile deine Meinungen – so bekommst du nicht nur Sichtbarkeit, sondern auch wertvolle Insights und vielleicht sogar direkte Jobangebote.
✨Nutze deine Unis Ressourcen
Wenn du gerade studierst oder frisch von der Uni kommst, vergiss nicht, die Karrierezentren und Alumni-Netzwerke deiner Hochschule zu nutzen. Diese Ressourcen können dir helfen, Stellenangebote in der E-Learning-Branche zu finden, speziell bei Unternehmen wie Remotely.
✨Direkt bewerben bei Remotely!
Wir bei StudySmarter wissen, wie wichtig es ist, den direkten Draht zu suchen. Bewirb dich auf unserer Website und nutze die Möglichkeit, dein Interesse an Administrative Assistant (m/w/d) klar und direkt zu zeigen. So bist du einen Schritt näher dran, Teil unseres Teams zu werden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Interesse an digitaler Bildung:In deiner Bewerbung solltest du klar machen, warum du Leidenschaft für e-Learning und digitale Bildung hast. Vielleicht hast du bereits Erfahrungen mit Online-Lernplattformen gemacht oder selbst digitale Bildungsprojekte initiiert? Teile deine Motivation und wie du bei Remotely einen Unterschied machen kannst!
Relevante Erfahrung betonen:Formuliere deinen Lebenslauf so, dass deine bisherigen Erfahrungen in der digitalen Bildung klar hervorgehoben werden. Das können Praktika, Projekte oder Studiengänge sein. Zeige direkte Zusammenhänge zwischen deinen Fähigkeiten und den Anforderungen von Administrative Assistant (m/w/d).
Visuelle Unterlagen einfügen:In der Welt der digitalen Bildung kann es hilfreich sein, visuelle Beispiele deiner Arbeit beizufügen. Wenn du an E-Learning-Plattformen oder Lernmaterialien gearbeitet hast, kannst du Links oder Screenshots in deiner Bewerbung einfügen. Mach es der Personalabteilung von Remotely leicht, deine Kreativität und Fähigkeiten zu erkennen.
Klarheit über deine Verfügbarkeit:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, stelle sicher, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, welche Zeiträume du zur Verfügung stehst. Zeige, dass du bereit bist, dich voll und ganz in das Team von Remotely einzubringen und langfristige Ziele zu verfolgen.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Remotely vorbereitet
✨Mach dich mit den neuesten Trends vertraut
In der E-Learning-Branche ist es super wichtig, die neuesten Trends und Technologien zu kennen. Schau dir an, welche Tools und Plattformen aktuell populär sind und überlege, wie diese in die Strategien von Remotely passen könnten. Das zeigt, dass du nicht nur die Grundlagen beherrschst, sondern auch bereit bist, innovativ zu denken!
✨Portfolio, das begeistert
Stell sicher, dass du ein schönes Portfolio hast, das deine besten Arbeiten im Bereich digitale Bildung zeigt. Such dir ein paar Projekte aus, die deine Fähigkeiten in der Entwicklung von Lerninhalten oder -architekturen demonstrieren. Die Interviewer bei Remotely werden von konkreten Beispielen und Ergebnissen beeindruckt sein, die deine Herangehensweise an E-Learning zeigen.
✨Bereite dich auf technische Fragen vor
Technische Fragen sind in dieser Branche nicht ungewöhnlich. Sei bereit, Fragen zu beantworten, die sich auf deine Kenntnisse bezüglich Learning Management Systems (LMS), Content-Management-Systeme oder sogar UX/UI-Design beziehen. Das wird dir helfen zu zeigen, dass du das technische Know-how hast, um bei Remotely erfolgreich zu sein.
✨Engagement für lebenslanges Lernen
Da die Rolle in einem Vollzeitjob angesiedelt ist, wird dein Engagement für kontinuierliche Weiterbildung entscheidend sein. Mach dir Gedanken über deine eigene Lernreise und wie du dieses Engagement in die Kultur von Remotely einbringen kannst. Zeig, dass du aktiv daran interessiert bist, dich weiterzuentwickeln, sodass du nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft einen Wert bringst!
