Assistenz der Verwaltungsdirektion (m/w/d) (Verwaltungsfachangestellte/r - HWK und IHK)

Das Gewandhaus zu Leipzig befindet sich im Herzen der Stadt und versteht sich als Ort, an dem Musik zur Freude der Menschen vermittelt wird. Dabei stehen höchste künstlerische Qualität, die Pflege der Tradition und die Offenheit für Neues im Mittelpunkt. Der Leitspruch “Res severa verum gaudium” -- Wahre Freude ist eine ernste Sache” -- begleitet das Gewandhaus seit 1781 und prägt sein Selbstverständnis. Er unterstreicht auch das Engagement des Gewandhausorchesters, allen Menschen den Zugang zu kulturellen Angeboten zu ermöglichen und somit einen Beitrag zum gesellschaftlichen Zusammenhalt zu leisten. Werden Sie ein Teil des Teams!

Das Gewandhaus zu Leipzig sucht zum unbefristet und in Vollzeit eine Assistenz der Verwaltungsdirektion (m/w/d). Sie sind die zentrale organisatorische Schnittstelle der Verwaltungsdirektion und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft: von der Termin- und Projektorganisation bis hin zu wichtigen administrativen und kaufmännischen Themen. Dabei arbeiten Sie eng mit dem Verwaltungsdirektor, dem Team und externen Partnern zusammen und gestalten aktiv vielfältige Abläufe und Projekte mit.

Diese Aufgaben erwarten Sie:

• allgemeine administrative Unterstützung des Verwaltungsdirektors und des Teams, einschließlich Terminplanung, Organisation von Meetings, Protokollführung und Reisebuchungen
• Erstellung und Pflege von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
• inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen für die Verwaltungsdirektion
• Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern, Erteilen von fachlichen Auskünften, auch gegenüber der Stadtverwaltung Leipzig
• Mitarbeit bei der Betreuung von Vergabeprozessen in enger Abstimmung mit der Stadtverwaltung Leipzig
• Assistenz bei wirtschaftlichen Themen und Buchhaltung
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten und Veranstaltungen
• Verwaltung von Büromaterialien und -ressourcen
• Mitwirkung bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen
• gegebenenfalls Betreuung von Praktikantinnen und Praktikanten
• Übernahme von Aufgaben in verschiedenen Bereichen, je nach Bedarf des Teams

Sie bringen mit:

• ein abgeschlossenes Studium (Bachelor) im kaufmännischen Bereich oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung beziehungsweise eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer ähnlichen Position ist wünschenswert
• sicherer Umgang mit MS Office und MS 365
• Vertrautheit mit modernen Kommunikationstools und -technologien
• ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Teamgeist
• selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil
• Affinität zu klassischer Musik und Offenheit für die Strukturen eines internationalen Kulturbetriebes

Wir bieten Ihnen:

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit der Entgeltgruppe 9c TVöD-VKA in einem international renommierten Kulturinstitution
• Genießen Sie viele Vorteile: eine betriebliche Altersversorgung, ab Kalendertage Erholungsurlaub im Kalenderjahr, ein bezuschusstes Jobticket und die Möglichkeit zum JobRad-Leasing
• Flexibilität bei Arbeitsort: durch die Kombination von mobilem Arbeiten und einer Zusammenarbeit vor Ort
• Arbeitgeberzuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen in Höhe von 6,65€ bei einer Vollzeitbeschäftigung
• Mental-Health-Maßnahmen für Sie und Ihre Angehörigen -- im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung (u.a. Gesundheitstage, telefonischer Beratungsdienst, Mitarbeiterwasser)
• Ihre Entwicklung ist uns wichtig: vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung sowie bis zu drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr
• ein vielfältiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet mit eigenem Gestaltungsspielraum
• Arbeiten in angenehmer Teamatmosphäre, in künstlerischem Umfeld und mit kreativen Gestaltungsmöglichkeiten

Hinweise zur Bewerbung:

Wir schätzen Vielfalt und wollen, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Das Gewandhaus zu Leipzig fördert aktiv die Gleichbehandlung aller Beschäftigten. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen aller Altersgruppen, unabhängig von Geschlecht, Behinderung, ethnischer Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir weisen darauf hin, dass Bewerbungskosten nicht übernommen werden können.

Ausschreibungsschluss ist der . Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist: Patricia Rafelt, Personalsachbearbeiterin, Telefon: - 221. Homeoffice: Umfang: Nach Vereinbarung.