Auf einen Blick
- Aufgaben: Entlaste Führungskräfte durch effiziente Organisation und Kommunikation in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen mit internationalen Großprojekten und modernem Büro in Berlin.
- Vorteile: 30 Urlaubstage, flexibles Arbeiten, regelmäßige Teamevents und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und ein strukturiertes Karrierepfad warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte spannende Projekte und bringe deine Ideen in einem kreativen Team ein.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant, fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie gute MS Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
- Aufgaben
- Als
Executive Assistant (m/w/d) entlastest du unsere Führungskräfte im Bereich Technische Gebäudeausrüstung in einem anspruchsvollen, international ausgerichteten Arbeitsumfeld.
Die Rolle ist geprägt von hoher Dynamik, vielen Kundenterminen und komplexen Prioritäten - genau hier bringst du Struktur, Überblick und Verlässlichkeit hinein.
Du bist zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Termin- und Reiseplanung sowie die inhaltliche Vorbereitung geschäftsrelevanter Themen.
Mit deinem Organisationstalent, deiner vorausschauenden Arbeitsweise und deinem klaren Blick fürs Wesentliche stellst du sicher, dass die täglichen Abläufe effizient und reibungslos funktionieren.
- Executive & Administrative Support
- Eigenständiges Management von Kalendern, Meetings, Prioritäten und Deadlines
- Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie kurzfristiges Umdisponieren (inklusive Reisekostenabrechnung)
- Enge Zusammenarbeit mit dem Office Management Team bei Reise- und Terminabstimmungen
- Vorausschauendes Handeln und frühzeitiges Erkennen von Engpässen
- Unterstützung in parallel laufenden Initiativen
- Kommunikation & Schnittstellenmanagement
- Selbstständiges Bearbeiten, Priorisieren und Strukturieren von E-Mails und Anfragen
- Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Kund*innen und externe Partner
- Sicherstellen eines verlässlichen Informationsflusses über mehrere Standorte hinweg
- Inhaltliche & organisatorische Unterstützung
- Erstellung, Überarbeitung und inhaltliche Vorbereitung von Präsentationen und Briefings
- Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen für Meetings
- Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben (z. B. Datenpflege in Deltek, Share Point Strukturen, Vertragsmanagement)
- Effizienz & Struktur
- Einführung und Optimierung effizienter Arbeitsabläufe
- Aktives Mitdenken und eigenständiges Setzen von Prioritäten
- Entlastung der Führungskräfte, indem du Entscheidungen vorbereitest und Prozesse
- Dein Profil
- Must-haves
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Partner Assistant oder in vergleichbarer Position
- Professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung und absolute Diskretion
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Kenntnisse in Power Point, MS Teams, Share Point und idealerweise Deltek
- Hohe Eigenständigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Stressresistenz und ein souveräner Umgang mit gleichzeitig laufenden Themen
- Soft Skills, die entscheidend sind
- Proaktivität
- Multitasking & Stressresistenz
- Struktur & Selbstständigkeit
- Kommunikationsstärke
- Nice to have
- Erfahrung im technischen Umfeld (Ingenieurwesen, Architektur, Bauwesen)
- Routine in der Zusammenarbeit mit internationalen
- Wir bieten
- Das erwartet Dich bei uns
- eine einzigartige, interdisziplinäre Umgebung mit internationalen Großprojekten
- Zusammenarbeit mit unseren Niederlassungen rund um die Welt
- ein modernes Büro im Herzen Berlins mit professionellen, technisch hochwertig ausgestatteten Arbeitsplätzen
- hybrides Arbeiten vom Büro und aus dem Home-Office sowie Flexibilität unserer Positionen für Teilzeit und Vollzeit
- 30 Urlaubstage
- ein Jahresgehalt von 48.000€ bis 68.000€ - je nach Berufserfahrung und Qualifikation
- für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Das 's obendrauf als Benefits
- regelmäßige Teamevents, Sportangebote, Sommerfest, Weihnachtsfest sowie musikalische und kulturelle Events (Konzerte, Filmabende, Karaoke etc.)
- ein Mental-Wellbeing-Programm sowie ein individuelles Benefit-Programm mit den Schwerpunkten Sport, Mobilität und Altersvorsorge
- Angebot von Weiterbildungen und ein strukturierter Karrierepfad
- jährliche Entwicklungsgespräche, flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege mit der Möglichkeit, neue Ideen einzubringen
- Mitgestaltung von Beginn der
- Kontakt
- an (YEF- Young Employee Forum)
- Lunchroulette
- #J-18808-Ljbffr
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Remotely
CarVia ist ein herausragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und einem attraktiven Provisionsmodell fördern wir nicht nur deine berufliche Entwicklung durch vielfältige Weiterbildungsangebote, sondern bieten auch die hochwertigste Fahrzeugflotte Deutschlands. Werde Teil eines ehrgeizigen Teams, das gemeinsam an der Spitze der digitalen Mobilitätslösungen arbeitet und erlebe ein modernes Arbeitsumfeld, das auf schnelles Wachstum und Effizienz ausgerichtet ist.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/w/d) erhalten könntest
✨Netzwerk in Fachverbänden nutzen
In der Gebäudeversorgungstechnik gibt es zahlreiche Fachverbände und Netzwerkmöglichkeiten, die dir helfen können, Kontakte zu knüpfen. Schau dir Veranstaltungen oder Workshops an, die dort organisiert werden, um potenzielle Arbeitgeber persönlich kennenzulernen und dich ins Gespräch zu bringen.
✨Praktische Erfahrungen gefragt
Such nach Möglichkeiten für Praktika oder Werkstudentenstellen in der Gebäudeversorgungstechnik. Diese Positionen werden oft als Sprungbrett genutzt und helfen dir, relevante Fähigkeiten zu erwerben und gute Kontakte zu knüpfen - alles, was dir bei einer Vollzeitstelle bei Remotely helfen kann.
✨Brauche Sichtbarkeit? Zeige dein Wissen!
Erstelle einen Blog oder ein Portfolio, in dem du deine Projekte oder Case Studies dokumentierst. Beispielsweise kannst du über technische Lösungen oder Trends in der Gebäudeversorgungstechnik schreiben. Das zeigt Engagement und Fachwissen und bringt dich im Jobmarkt sichtbar nach vorne.
✨Bewirb dich direkt bei uns!
Wenn du dich für eine Vollzeitstelle interessierst, schau auf unserer Webseite vorbei und bewirb dich direkt bei Remotely! Das zeigt dein Interesse und gibt dir die Chance, die Personalverantwortlichen von deinen Fähigkeiten zu überzeugen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Energieeffizienz & Technik im CV hervorheben:Falls du Erfahrung im Bereich der Gebäudeversorgungstechnik hast, stell sicher, dass du relevante Projekte und Erfahrungen in deinem Lebenslauf klar darstellst. Zeig deine Kenntnisse zu Systemen wie Heizung, Lüftung, Klimaanlage und Sanitärtechnik. Das hilft uns, deine Eignung für die Position besser einschätzen zu können.
Zertifikate & Qualifikationen mit einbeziehen:In diesem Bereich sind spezifische Zertifikate echt wichtig. Füge alle relevanten Schulungen oder Zertifizierungen wie z.B. Energieberater oder Techniker in deiner Bewerbung hinzu. Das zeigt uns, dass du auf dem neuesten Stand der Technik bist und ihr Wissen hast, das für die Vollzeitstelle entscheidend sein kann.
Anpassung des Anschreibens an Remotely:Nimm dir die Zeit, dein Anschreiben spezifisch für Remotely und die Rolle zu gestalten. Zeige, wie deine Werte und Ziele mit unseren Übereinstimmen und was dich motiviert, in der Gebäudeversorgungstechnik zu arbeiten. Erkläre auch, wie du deine Expertise zum Erfolg des Unternehmens beitragen kannst.
Verfügbarkeit und langfristige Perspektiven:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, sprich in deiner Bewerbung auch deine langfristige Verfügbarkeit an. Wir schauen nicht nur auf die aktuellen Projekte, sondern auch darauf, wie gut du ins Team passt und in Zukunft wachsen kannst. Das zeigt uns, dass du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Remotely vorbereitet
✨Kenntnisse in der Gebäudetechnik zeigen
Sei bereit, technische Fragen zu beantworten, die deine Kenntnisse in der Gebäudetechnik testen. Bereite dich darauf vor, über spezifische Systeme wie Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen zu sprechen. Wenn du praktische Beispiele oder Erfahrungen hast, bring die unbedingt ein – das zeigt, dass du weißt, wovon du sprichst.
✨Referenzen und Portfolio zur Hand
Stelle sicher, dass du deinem zukünftigen Arbeitgeber Beispiele deiner bisherigen Projekte oder Konzepte zeigen kannst. Ein ordentlich aufbereitetes Portfolio mit Zeichnungen, Berechnungen oder sogar Fotos kann ganz entscheidend sein, um deine Fähigkeiten zu verdeutlichen und zu zeigen, wie du Herausforderungen gelöst hast.
✨Teamarbeit im Fokus
Bei einem Vollzeitjob in der Gebäudetechnik ist Teamarbeit oft unerlässlich. Mach dir vorher Beispiele klar, wo du gut im Team gearbeitet hast, vielleicht bei Projekten oder wie du mit anderen Gewerken kommuniziert hast. Teamfähigkeit wird hoch geschätzt, also stelle sicher, dass du das im Gespräch gekonnt darstellst.
✨Erfahrung mit branchenspezifischen Normen
Du solltest dich gut mit aktuellen Normen und Vorschriften in der Gebäudetechnik auskennen. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du diese in deinen Projekten angewendet hast oder wie du dich über Änderungen informiert hältst. Das zeigt dein Engagement und dein Wissen über die Branche.
