Office Managerin (m/w/d)

Schnittstellenposition im Office mit Blick aufs Wasser! Unser Auftraggeber mit Sitz in Berlin Grünau ist seit über 20 Jahren auf das Management sowie die kaufmännische und technische Verwaltung von Shopping-Centern, Fachmarktzentren und Büroimmobilien spezialisiert. Die interne Architekturabteilung plant und realisiert dafür Revitalisierungs- und Optimierungskonzepte. An sieben Standorten setzen sich über 40 engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür ein, dass Einkaufen auch künftig ein Erlebnis bleibt.

In dieser vielseitigen Position stellen Sie den reibungslosen Ablauf im Büro sicher und fungieren als zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsleitung, verschiedene Abteilungen sowie externe Partner. Weiterhin unterstützen Sie die Einführung neuerer digitaler Arbeitsweisen und Tools und helfen dadurch mit, dass Informationen effizient und eindeutig weitergegeben werden.

Ihre wichtigsten Aufgaben:

• Sie übernehmen vielseitige Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefonmanagement, Ablage, Gästebetreuung sowie der Koordination von Terminen und Reisen.
• Sie gewährleisten einen funktionierenden und produktiven Büroablauf, sind für die Protokollführung und Rechnungsprüfung verantwortlich, koordinieren Wartungen und Problembeseitigung im Bereich IT, die Materialbeschaffung und die Steuerung externer Dienstleister.
• Sie unterstützen bei personalbezogenen Aufgaben wie dem Onboarding neuer Mitarbeitender, der Urlaubsplanung, der Planung von Schulungen und der Zeiterfassung.
• Außerdem wirken Sie aktiv in der Unternehmenskommunikation mit und betreuen u.a. die Pflege der Website sowie die Erstellung von Newslettern und Präsentationen.

Ihr beruflicher Hintergrund:

• eine einschlägige Ausbildung, z.B. als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation, als Sekretärin, Assistenzkraft oder ein ähnlicher Hintergrund
• mehrjährige Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld (z.B. Immobilien, Bauingenieurwesen, Architektur, Handwerk o.ä.)
• sehr gute MS Office-Kenntnisse und Interesse an neueren digitalen Arbeitsmitteln
• Sie sind ein Organisationstalent, kommunikationsstark, flexibel, teamfähig und souverän im Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind eine wichtige Voraussetzung, Englischkenntnisse wären von Vorteil

Das können Sie erwarten:

• eine sichere, langfristige Festanstellung (Vollzeit oder Teilzeit mit 32 Stunden) in einem zukunftssicher aufgestellten Unternehmen
• eine attraktive Vergütung, 30 Tage Urlaub und auf Ihren Bedarf abgestimmte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• ein modernes Büro in sehr guter Lage in Berlin Grünau, direkt am Wasser und mit großer Dachterrasse, Wassersportmöglichkeiten direkt vor der Tür, gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, PKW, Rad oder Boot!
• eine wirklich vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen, engagierten Team
• regelmäßige Teamevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier u.a.
• verschiedene Mitarbeiterrabatte, z.B. für private Hotelübernachtungen sowie vergünstigte Sport- und Fitnessangebote über Gympass
• Home-Office Möglichkeit
• selbstverständlich sind kostenlose Getränke, Kaffee, Obstkorb u.a.m.