Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte eine einladende Arbeitsumgebung und koordiniere den Büroalltag.
- Unternehmen: JTL, führender Anbieter von E-Commerce-Software mit über 50.000 Kunden.
- Vorteile: Essenszuschuss, Homeoffice-Ausstattung, Teamevents und finanzielle Vorteile.
- Weitere Informationen: Flexibles Arbeiten und regelmäßige Events für ein starkes Teamgefühl.
- Warum dieser Job: Sei der Schlüssel zu einem funktionierenden Büro und erlebe die Vielfalt im E-Commerce.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 € pro Jahr.
Deine Aufgabe
JTL ist einer der führenden Anbieter von E-Commerce-Software im deutschsprachigen Raum -- mit rund 450 Mitarbeitenden in der Gruppe und mehr als 50.000 Kund aus den unterschiedlichsten Branchen.
Wir entwickeln skalierbare, flexible Lösungen für den Online-Handel der Zukunft -- von ERP-Systemen bis hin zu Shop- und Marktplatzanbindungen.
Als Office Manager schaffst du eine funktionale, angenehme und professionelle Arbeitsumgebung, in der sich Mitarbeitende und Gäste wohlfühlen.
Du koordinierst Dienstleister, hältst den Büroalltag am Laufen und sorgst dafür, dass sich das Team auf seine Arbeit konzentrieren kann -- zuverlässig und serviceorientiert.
Organisatorisch gehörst du zu People & Culture und berichtest an die Führungskraft im Bereich People Operations.
Damit bist du nah an den Themen, die Arbeitsumgebung und Mitarbeitererlebnis zusammenbringen -- vom ersten Arbeitstag neuer Kolleg bis hin zum Arbeitsschutz.
- Deine Verantwortung
- Du hältst unsere Büros ordentlich und einladend, steuerst die Reinigung und stellst die Qualität sicher.
- Dabei packst du bei Bedarf pragmatisch mit an und sprichst Missstände direkt an
- Du bist erste Anlaufstelle für organisatorische Fragen, koordinierst Vermietung und Hausverwaltung und kümmerst dich um Ausstattung, Bürotechnik sowie Büromaterial, Getränke und Snacks
- Du stellst die Anforderungen an allen vier Standorten sicher, koordinierst Begehungen, Prüffristen und Unterweisungen und steuerst externe Fachkräfte, Betriebsarzt sowie Erst- und Brandschutzhelfer
- Du verwaltest Zutrittsberechtigungen und Schlüssel und stellst bei Ein- und Austritten die entsprechenden Zugänge sicher
- Du organisierst Post und Pakete, empfängst Besucher und Gäste und kümmerst dich um Entsorgung und Mülltrennung
- Du organisierst Meetings und kleinere Events inklusive Räumen, Catering und Technik und koordinierst bei größeren Veranstaltungen externe Dienstleister
- Du hinterfragst bestehende Abläufe und entwickelst pragmatische Lösungen, die unser Office noch besser funktionieren lassen
- So arbeitest Du
- Dienstag bis Donnerstag bist du vor Ort in Hürth.
Montag und Freitag kannst du nach Absprache flexibel und mobil arbeiten -- ideal für Planung und Abstimmungen mit den anderen Standorten.
- Hückelhoven besuchst du etwa 1--2 Mal pro Quartal, die übrigen Standorte steuerst du überwiegend remote. Reisekosten übernehmen wir.
- Einige Male im Jahr finden Events abends oder freitags statt. Die Zeit ist reguläre Arbeitszeit und wird entsprechend ausgeglichen.
- Du verantwortest das Office Management eigenständig, ohne eigenes Team.
Unterstützt wirst du von Kolleg vor Ort sowie IT, Finance und HR; deine Führungskraft in People Operations ist dein Sparringspartner.
- Was Du dafür mitbringst
- Du koordinierst mehrere Themen parallel, setzt sinnvolle Prioritäten und behältst Termine, Fristen und Kosten im Blick
- Du sprichst Dinge direkt und auf Augenhöhe an, bleibst auch bei Gegenwind professionell und verfolgst Vereinbarungen konsequent
- Du denkst lösungsorientiert und hast die Bedürfnisse von Kolleg, Gästen und Dienstleistern im Blick
- Du arbeitest eigenverantwortlich, packst mit an, triffst Entscheidungen und treibst Themen selbstständig voran
- Du arbeitest zuverlässig und genau -- insbesondere bei administrativen Aufgaben, Fristen und Dokumentation
- Du sprichst und schreibst fließend Deutsch und Englisch. Beide Sprachen gehören zu deinem Arbeitsalltag, z. B. bei Kommunikation, Aushängen und Abstimmungen
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office Management, Empfang oder in der Assistenz und gehst sicher mit MS Office um.
Kenntnisse in Arbeits- und Brandschutz sind ein Plus -- notwendige Schulungen wie Ersthelfer, Brandschutzhelfer oder Sicherheitsbeauftragte kannst du bei uns absolvieren
- Was wir Dir bieten
- Essenszuschuss von bis zu 115 € netto pro Monat
- Pauschale für die ergonomische Ausstattung deines Homeoffice
- Regelmäßige Teamevents, unternehmensweite Treffen sowie Sommer- und Weihnachtsfeiern, um als Remote-first-Unternehmen verbunden zu bleiben
- EGYM Wellpass und Job Rad-Zuschuss
- Finanzielle Vorteile inklusive vermögenswirksamer Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge
- #J-18808-Ljbffr
Office Manager:in (w/m/d) Arbeitgeber: Remotely
Dedalus ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur einen unbefristeten Arbeitsvertrag und ein attraktives Gehalt bietet, sondern auch die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten und somit Flexibilität in der Work-Life-Balance zu genießen. Unsere Unternehmenskultur fördert Lernen und Innovation, während wir gemeinsam an einer besseren Gesundheitsversorgung für Millionen von Menschen weltweit arbeiten. Zudem bieten wir zahlreiche Benefits wie eine betriebliche Altersvorsorge, Gruppenunfallversicherung und Vergünstigungen bei Freizeitveranstaltungen, die das Arbeiten bei uns besonders attraktiv machen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager:in (w/m/d) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Remotely, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Remotely im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Remotely echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Remotely zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager:in (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Remotely reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Remotely vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Remotely tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
