Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Angebote, Dokumente und Prozesse für ein effektives Sales Operations Team.
- Unternehmen: Kleines SaaS-Unternehmen mit sozialem Impact in Berlin-Kreuzberg.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und ein wertschätzendes Team.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld mit echtem Einfluss.
- Warum dieser Job: Gestalte Strukturen aktiv mit und unterstütze soziale Einrichtungen.
- Qualifikationen: Erfahrung im Büromanagement und Freude an Zahlen und Organisation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 30000 - 45000 € pro Jahr.
Du liebst es, wenn Dinge gut organisiert sind, Angebote nicht liegen bleiben, Dokumente aktuell sind und Menschen sich auf klare Prozesse verlassen können?
Dann könnte diese Rolle genau zu dir passen.
Wir suchen eine strukturierte, verbindliche und mitdenkende Person, die unser Team im Vertriebsinnendienst, im Office Management und in der vorbereitenden Buchhaltung unterstützt -- und dabei hilft, dass aus guten Ideen, Kundengesprächen und Projekten verlässliche Abläufe werden.
Wer wir sind
Wir sind zone35, ein kleines Saa S-Unternehmen aus Berlin-Kreuzberg.
Mit unserer Software assisto. online unterstützen wir soziale und psychosoziale Einrichtungen dabei, ihre Arbeit digital, sicher und menschlich zu organisieren.
Unsere
Kund: innen arbeiten in Bereichen wie Suchtberatung, Schuldnerberatung, Sozialarbeit und psychosozialer Begleitung.
Kurz gesagt: Unsere Software hilft Menschen, die anderen Menschen helfen.
Damit wir weiter wachsen und unsere
Kund: innen zuverlässig begleiten können, brauchen wir im Hintergrund jemanden, der den Überblick behält, nachhält, sortiert, vorbereitet und Dinge verbindlich zu Ende bringt.
Deine Rolle
Als Sales Operations & Office Management bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Vertrieb, Projektteam, Kund: innen und Buchhaltung.
Du sorgst dafür, dass Angebote sauber erstellt und nachverfolgt werden, Unterlagen aktuell bleiben, Rechnungen und Belege vorbereitet sind und organisatorische Themen im Alltag zuverlässig laufen.
Diese Rolle ist keine klassische Assistenzstelle im Hintergrund.
Du übernimmst Verantwortung für wiederkehrende kaufmännische und organisatorische Prozesse -- und hilfst uns, als kleines Saa S-Unternehmen professioneller, klarer und verlässlicher zu arbeiten.
- Was du bei uns machst
- Angebotsmanagement & Sales Operations
Du unterstützt uns dabei, unsere Vertriebsprozesse besser zu strukturieren und verbindlich nachzuhalten.
- Erstellung, Prüfung und Versand von Angeboten auf Basis bestehender Vorlagen
- Pflege einer zentralen Angebotsübersicht mit Status, Fristen und nächsten Schritten
- Nachverfolgung offener Angebote und Vorbereitung von Follow-ups
- Abstimmung mit Vertrieb, Geschäftsführung und Projektteam
- Vorbereitung von Auftragsbestätigungen und Übergabe relevanter Informationen an die Umsetzung
- Pflege von Preislisten, Angebotsbausteinen und vertrieblichen Vorlagen
- Unterstützung bei Ausschreibungen, Rahmenverträgen und kundenbezogenen Unterlagen
Du stellst sicher, dass kein Angebot verloren geht und alle Beteiligten wissen, was als Nächstes zu tun ist.
Dokumentenmanagement & Vorlagenpflege
Unsere Produkte entwickeln sich weiter -- und unsere Unterlagen müssen mitwachsen.
Du kümmerst dich darum, dass wichtige Dokumente aktuell, auffindbar und sauber versioniert sind.
- Pflege und Aktualisierung von Leistungsbeschreibungen, Preisblättern, Angebotsvorlagen und Vertragsunterlagen
- Strukturierung digitaler Ablagen und Dokumentenordner
- Qualitätssicherung von Dokumenten vor Versand an Kund: innen
- Aktualisierung von Bestandsunterlagen bei neuen Produktständen, Preisen oder Modulen
- Vorbereitung von Unterlagen für Kundentermine, Werkstattgespräche und Pilotprojekte
- Aufbau einfacher Checklisten und Routinen für wiederkehrende Dokumentenprozesse
Du hilfst uns, professionell aufzutreten -- nach innen und nach außen.
Office Management & Organisation
Du bist eine zentrale organisatorische Anlaufstelle im Alltag und sorgst dafür, dass Informationen, Aufgaben und Anfragen an die richtige Stelle landen.
- Koordination von E-Mails, Telefon, Post, Terminen und Wiedervorlagen
- Pflege interner Übersichten, Aufgabenlisten und Ablagestrukturen
- Unterstützung bei Meetings, Protokollen und organisatorischer Nachbereitung
- Weiterleitung von Kunden- und Supportanfragen an die richtigen Kolleg: innen
- Erstellung und Pflege von Tickets oder internen Aufgaben
- Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg: innen
- Organisation interner Abläufe rund um Büroalltag, Team und Administration
Du bist die Person, die mitdenkt, nachfragt und dafür sorgt, dass Dinge nicht im Tagesgeschäft untergehen.
Rechnungswesen, DATEV & vorbereitende Buchhaltung
Wir stellen unser Rechnungswesen auf DATEV um. Du unterstützt uns dabei, diesen Bereich sauber, strukturiert und zuverlässig aufzubauen.
- Unterstützung bei der Einführung und laufenden Nutzung von DATEV
- Vorbereitung der Buchhaltung für Steuerberatung und Geschäftsführung
- Prüfung, Zuordnung und digitale Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Vorbereitung von Ausgangsrechnungen auf Basis von Angeboten, Verträgen und Projektständen
- Klärung offener Belege, Rechnungen und Zahlungsinformationen
- Pflege von Übersichten zu offenen Posten, wiederkehrenden Leistungen und Abrechnungsständen
- Abstimmung mit Steuerbüro, Geschäftsführung und internen Ansprechpartner: innen
- Unterstützung bei Monatsübersichten und kaufmännischem Reporting
Du musst keine Steuerfachkraft sein -- aber du solltest Freude an Zahlen, Ordnung, Genauigkeit und klaren Abläufen haben.
Was du mitbringst
Du passt gut zu uns, wenn du gerne Verantwortung übernimmst, strukturiert arbeitest und Freude daran hast, Menschen und Prozesse zusammenzubringen.
- Erfahrung im Büromanagement, Vertriebsinnendienst, kaufmännischer Assistenz, Office Management oder vorbereitender Buchhaltung
- Sehr gute Selbstorganisation und ein hohes Maß an Verbindlichkeit
- Genauigkeit bei Zahlen, Fristen, Dokumenten und Ablagen
- Freude daran, offene Vorgänge aktiv nachzuhalten
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools, z. B. Microsoft Office, Teams, digitalen Ablagen oder Buchhaltungssystemen
- Interesse an DATEV oder bereits Erfahrung damit
- Kommunikationsstärke im Kontakt mit Kund: innen, Kolleg: innen und externen Partnern
- Die Fähigkeit, aus unklaren Situationen Struktur zu machen
- Offenheit für moderne Saa S-Produkte, digitale Prozesse und KI-gestütztes Arbeiten
Du musst nicht alles schon perfekt können.
Entscheidend ist, dass du sorgfältig, zuverlässig und eigenständig arbeitest -- und Lust hast, gemeinsam mit uns bessere Strukturen aufzubauen.
- Was dich bei uns erwartet
- Eine sinnvolle Aufgabe in einem Saa S-Unternehmen mit sozialem Impact
- Ein kleines, wertschätzendes Team mit kurzen Wegen
- Viel Einblick in Vertrieb, Produkt, Kundenprojekte und Unternehmenssteuerung
- Die Möglichkeit, Strukturen nicht nur zu verwalten, sondern aktiv mitzugestalten
- Moderne digitale Tools und Offenheit für neue Arbeitsweisen
- Klare Ansprechpartner: innen und eine strukturierte Einarbeitung
- Hybridarbeit mit regelmäßigen Tagen vor Ort in Berlin-Kreuzberg
- Eine Aufgabe mit Menschen, Verantwortung und echtem Beitrag zum Gelingen unserer Arbeit
- Warum diese Rolle wichtig ist
- Unsere
Kund: innen arbeiten jeden Tag mit Menschen in herausfordernden Lebenssituationen.
Damit sie gute digitale Unterstützung bekommen, müssen bei uns im Hintergrund viele Dinge zuverlässig funktionieren: Angebote, Verträge, Rechnungen, Unterlagen, Termine, Rückfragen und interne Abstimmungen.
Genau hier kommst du ins Spiel.
Du hilfst uns, professioneller zu arbeiten, schneller zu reagieren und unsere
Kund: innen besser zu begleiten.
Deine Arbeit schafft Klarheit -- für das Team, für den Vertrieb und für die Menschen, die unsere Software nutzen.
Klingt nach dir?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.
- Homeoffice
- Umfang: Nach Vereinbarung
- #J-18808-Ljbffr
Sales Operations & Office Management bei assisto mit sozialem Impact (30 Std./Woche) (Office-Ma[...] Arbeitgeber: Remotely
CarVia ist ein herausragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und einem attraktiven Provisionsmodell fördern wir nicht nur deine berufliche Entwicklung durch vielfältige Weiterbildungsangebote, sondern bieten auch die hochwertigste Fahrzeugflotte Deutschlands. Werde Teil eines ehrgeizigen Teams, das gemeinsam an der Spitze der digitalen Mobilitätslösungen arbeitet und erlebe ein modernes Arbeitsumfeld, das auf schnelles Wachstum und Effizienz ausgerichtet ist.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sales Operations & Office Management bei assisto mit sozialem Impact (30 Std./Woche) (Office-Ma[...] erhalten könntest
✨Vertraue auf lokale Netzwerke
Im Vertrieb sind persönliche Kontakte Gold wert! Schau dir lokale Networking-Events an oder besuche Messen in deiner Umgebung. Die Möglichkeit, direkt mit potenziellen Arbeitgebern zu sprechen, kann dir einen Vorteil verschaffen und gelegentliche Jobangebote in deinem Bereich zu entdecken.
✨Nutze Social Media gezielt
Plattformen wie LinkedIn und Xing sind super für Vertriebskontakte. Sei aktiv, teile relevante Artikel und nimm an Diskussionen teil. Folge Unternehmen, die dich interessieren, und nutze jede Gelegenheit, um dich mit deren Mitarbeitern auszutauschen.
✨Engagement in Vertriebsgruppen
Tritt Online-Communities oder Gruppen bei, die sich auf Vertrieb spezialisieren. Hier kannst du wichtige Insights und möglicherweise unentdeckte Jobangebote finden. Oft werden in solchen Gruppen auch Teilzeitstellen ausgeschrieben, die ideal für dich sein könnten.
✨Kreativ sein bei der Jobsuche
Da du in Teilzeit in den Vertrieb einsteigen möchtest, überlege dir wie du deine Fähigkeiten einzigartig präsentieren kannst. Erstelle eine ansprechende kurze Videobotschaft, in der du deine Leidenschaft für den Vertrieb zeigst und bewirb dich direkt bei Unternehmen wie Remotely – wir sind sicher, dass du damit die Aufmerksamkeit auf dich ziehst!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sales Operations & Office Management bei assisto mit sozialem Impact (30 Std./Woche) (Office-Ma[...] mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verkäuferische Fähigkeiten im CV hervorheben:Stelle sicher, dass dein Lebenslauf deine Erfahrungen im Vertrieb klar herausstellt. Das bedeutet, dass du konkrete Verkaufszahlen oder Erfolge angeben solltest, um zu zeigen, wie du deine Ziele erreicht hast. Denk an vergangene Positionen, in denen du direkt mit Kunden gearbeitet hast, und betone deine kommunikativen Fähigkeiten!
Flexibilität und Verfügbarkeit betonen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, dass du in deiner Bewerbung klar machst, wann du verfügbar bist. Überlege, welche Stunden du anbieten kannst und stelle sicher, dass du diese Informationen in dein Anschreiben einfügst. Das zeigt, dass du anpassungsfähig bist und bereit bist, dich ins Team einzubringen!
Zielgerichtete Motivation im Anschreiben:Im Anschreiben solltest du dich darauf konzentrieren, warum du im Vertrieb arbeiten möchtest und was dich speziell an Remotely reizt. Erkläre, wie du deine Stärken im Vertrieb einbringen kannst, um das Team zu unterstützen. Zeige diese Begeisterung und Überzeugung, denn das wirkt ansteckend!
Proaktive Ansprache von Referenzen:Falls du bereits im Vertrieb gearbeitet hast, überlege, ob du Referenzen von früheren Arbeitgebern oder Kunden angeben kannst. Diese können deine Verkaufsfähigkeiten untermauern und deinem Profil mehr Gewicht verleihen. Mach dir keine Sorgen, wir können dir helfen, diese Referenzen während des Bewerbungsprozesses vorzubereiten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Remotely vorbereitet
✨Vertriebsszenarien durchspielen
Sei bereit, in deinem Interview typische Vertriebsszenarien durchzuspielen. Der Interviewer könnte dich in Rollenspielen testen, also sei darauf vorbereitet, deine Argumentation und deinen Verkaufsansatz zu demonstrieren. Übe einige gängige Verkaufsgespräche und Szenarien, um sicherzustellen, dass du souverän auftreten kannst.
✨Kenntnisse über das Produkt und den Markt
Das Kennen der Produkte, die du verkaufen wirst, sowie der Marktbedingungen ist entscheidend. Mach dich mit den einzelnen Produkten von Remotely vertraut und überlege dir, welche Vorteile sie für die Kunden haben. Zeige beim Interview dein Wissen und wie du es in einer Teilzeitrolle aktiv umsetzen würdest.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft betonen
In einer Teilzeitstelle im Vertrieb ist es wichtig, dass du deine Flexibilität und Einsatzbereitschaft zum Ausdruck bringst. Erkläre, wie du bereit bist, auch an Wochenenden oder in Stoßzeiten deinen Beitrag zu leisten. Arbeitgeber suchen oft nach jemandem, der schnell einspringen kann, wenn es nötig ist.
✨Gespräche über Zielerreichung vorbereiten
Sei ready, über deine Erfolge im Vertrieb zu sprechen, auch wenn sie vielleicht in anderen Bereichen liegen. Bereite einige Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit Ziele erreicht hast oder Verkaufszahlen gesteigert hast. Das zeigt, dass du die Motivation und das Know-how hast, auch in einer Teilzeitstelle erfolgreich zu sein.
