Senior Executive Assistant to Founder (m/w/d) | Interior-Scaleup | Vollzeit | Köln

Wir sind Revive – der führende Anbieter für gebrauchte Designermöbel in Deutschland. Unsere Mission: Designermöbel retten, ihnen neues Leben einhauchen und Nachhaltigkeit im Möbelmarkt neu denken. Unser nächstes Ziel: von 5 auf 50 Millionen Euro Umsatz. Aber wir skalieren nicht nur unser Geschäftsmodell – wir wachsen auch als Menschen. Und du wirst garantiert mitwachsen. Oder es ist nichts für dich.

Dieses Wachstum passiert nicht von allein. Es braucht Fokus, Schnelligkeit und glasklare Prioritäten – jeden Tag. Als rechte Hand des Founders bist du mittendrin: Du bekommst tiefe Einblicke in Strategie, Prozesse, Team und Entscheidungspfade. Du hast einen echten Hebel und siehst täglich, was du bewirkst. Damit das möglich ist, braucht der Gründer (Jonas Brenig) eine rechte Hand, die nicht fragt, sondern übernimmt. Du bist ein A-Player durch und durch. Du denkst mit, agierst schnell und nimmst Aufgaben ab, bevor sie überhaupt auf dem Tisch landen.

Durch dich gewinnt der Founder Zeit zurück. Alles was über dich laufen kann, läuft über dich. Du bist erste Anlaufstelle und Kontrollzentrum für alles, was den Founder entlastet. Du strukturierst, priorisierst und entscheidest mit, was wichtig ist – und was weg kann. Im ersten Schritt übernimmst du auch Teile des HR-Prozesses – wie z.B. Erstgespräche, Bewerberkoordination, Interview-Planung und Kommunikation mit Kandidaten. Du managst die Inbox, den Kalender und alle relevanten Schnittstellen – und zwar proaktiv, nicht passiv. Du hältst ein perfekt vorbereitetes Weekly Sync Meeting mit Jonas. Du organisierst und koordinierst interne und externe Meetings, Reisen und operative Projekte. Du bereitest Informationen so auf, dass schnelle Entscheidungen möglich sind – klar, fokussiert, lösungsorientiert.

Du denkst in Prozessen: Du eliminierst, automatisierst und standardisierst. Du sorgst dafür, dass nichts verloren geht: Offene Punkte, Follow-ups, Fristen, People – du hast alles im Blick. Du brauchst keine Erinnerung. Du bist die Erinnerung. Du bist bereit, auch mal abends oder samstags einzuspringen, wenn es die Situation erfordert – nicht regelmäßig, aber zuverlässig. Du kommst mit hohen Standards, direktem Feedback und sich verändernden Prioritäten klar – ohne Drama, ohne Ego. Du springst ein, wo es brennt – egal ob persönlich oder beruflich – und bringst Eigeninitiative, Lösungskompetenz und Verantwortungsgefühl mit, wenn sich Lücken auftun oder Dinge nicht nach Plan laufen. Du übernimmst Sonderprojekte, kleinere Prozesse oder operative Verantwortung – wenn du willst, wächst deine Rolle.

Wichtig: Wenn du jemanden brauchst, der dir wegen offener Aufgaben hinterherläuft – dann ist das hier nichts für dich.

Du gehst mit sensiblen Informationen und Beziehungen absolut diskret, integer und professionell um – Vertrauen ist deine Währung. Der Kalender des Founders spiegelt jederzeit seine wichtigsten Prioritäten – alles andere wird geblockt, verschoben oder entfernt. Du eliminierst unnötige Energie- & Zeitfresser, schützt strategische Zeitfenster und stellst sicher, dass Energie dort investiert wird, wo sie langfristig wirkt. Du filterst Nachrichten, formulierst Antworten im Ton und Stil des Founders – und sorgst dafür, dass bei ihm nur Signal, nie Rauschen ankommt. Meetings sind vorbereitet, Agenden stehen vorab, Unterlagen liegen bereit – und To-dos werden erledigt, ohne dass man dich daran erinnert. Reisen – beruflich wie privat – sind perfekt geplant: mit Puffer, Plan B, durchdachtem Ablauf und Blick fürs Detail. Persönliche Themen – von Arzttermin bis Haushaltsorga – managst du mit derselben Sorgfalt und Disziplin wie Business-Aufgaben. Du baust Systeme, um Chaos vorzubeugen, bleibst an Themen dran, ohne erinnert zu werden, und entfernst dich selbst als Bottleneck, sobald der Prozess steht.

Voraussetzungen

• Klar in der Kommunikation. Du schreibst auf den Punkt, sprichst direkt und passt Ton und Tiefe an den Kontext an – kein Over-Talking, kein Under-Communicating. Nur Signal, kein Rauschen.
• Diskretion auf höchstem Niveau. Du bist ein Tresor. Du erkennst, was vertraulich ist, was strategisch ist – und was intern bleibt.
• Hohe emotionale Intelligenz, null Drama. Du liest Räume, Menschen und Situationen – schnell und präzise.
• Ownership im Ergebnis. Du fragst nicht, was als Nächstes kommt – du findest heraus, was gebraucht wird.
• Reaktionsschnelligkeit. Du denkst und handelst in Echtzeit – nicht im Zeitverzug.
• Sicher in zwei Welten. Du kannst nahtlos zwischen Business und Privatem wechseln – ohne die Linie zu verlieren.
• Bereit für Druck. Du hast keine Angst vor Intensität.

Für Wen Diese Rolle Nicht Ist

• … du ständige Anleitung, detaillierte To-do-Listen oder tägliches Nachfassen brauchst, um in Bewegung zu kommen.
• … dich verschobene Deadlines, veränderte Prioritäten oder unerwartete Wendungen aus der Ruhe bringen.
• … du deine Abende und Wochenenden als absolute No-Go-Zone verteidigst.
• … du Schwierigkeiten hast, den Raum zu lesen, den Ton zu treffen oder unter Druck klar zu kommunizieren.
• … du direktes Feedback persönlich nimmst oder regelmäßig externe Bestätigung brauchst, um motiviert zu bleiben.
• … man dir nachlaufen muss, damit Aufgaben wirklich erledigt werden.
• … du zögerst, Initiative zu ergreifen – oder darauf wartest, dass dir jemand erlaubt, Verantwortung zu übernehmen.
• … du eine klassische Assistenzrolle suchst – das hier ist ein hochintensives Sparring auf Augenhöhe, kein Backoffice.

Dein Profil

Dies ist kein klassischer Assistenz-Job. Du bist nicht da, um Termine zu verwalten. Du bist da, um Zeit zurückzugeben. Du hältst dem Gründer den Rücken frei, schaffst Struktur, bringst Klarheit – und sorgst dafür, dass aus Vision echte Execution wird. Du bist die rechte Hand des Gründers operativ stark, kommunikativ schnell, immer einen Schritt voraus. Du denkst mit, priorisierst, hältst Fäden zusammen. Du übernimmst, was ihn nicht braucht – und machst es besser.

Wenn du als Senior Executive Assistant nicht einfach nur "organisieren", sondern das Wachstum eines ambitionierten Unternehmens mit antreiben willst – dann bist du hier richtig.

Du hast mindestens 2 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, idealerweise direkt an der Seite eines Founders oder C-Level Executives. Du tickst unternehmerisch – du verstehst, was es braucht, um ein Unternehmen zu skalieren, und kannst strategische Zusammenhänge schnell erfassen. Du bist extrem organisiert, priorisierst mühelos und arbeitest strukturiert – auch wenn viel gleichzeitig passiert. Du brauchst kein Follow-up, weil du selbst nachverfolgst, treibst, fertig machst. Du hast ein natürliches Gefühl für Kommunikation: präzise, klar, verbindlich – intern wie extern. Du fühlst dich in digitalen Tools wie Google Workspace, Slack, Asana, Personio, Zapier, Make, Gumloop zu Hause – oder lernst sie in 48 Stunden, wenn du sie nicht kennst. AI ist für dich kein Buzzword, sondern ein Werkzeug. Du nutzt Tools wie ChatGPT oder Automationen aktiv, um Zeit zu sparen, Dokumente schneller zu erstellen oder Informationen klüger zu strukturieren. Du bist offen für Neues, denkst digital-first und suchst ständig nach Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen. Du sprichst und schreibst Deutsch auf hohem Niveau und beherrschst Englisch auf 9/10-Level – schriftlich wie mündlich. Du arbeitest onsite in Köln – weil Nähe für diese Rolle nicht verhandelbar ist. Bonus: Du bringst Neugier oder Erfahrung in HR, People Ops oder Recruiting mit.

Warum wir?

Du arbeitest direkt mit dem Founder – nah, ehrlich, auf Augenhöhe. Du bekommst Zugang zu allen relevanten Bereichen eines wachsenden Unternehmens: Strategie, Ops, HR, Prozesse, Tools, People. Du wirst gefordert – fachlich, strukturell, menschlich. Wachstum ist keine Option, sondern Voraussetzung. Kein Mikromanagement. Kein Politikspiel. Klarer Fokus, ehrliche Kommunikation, echtes Ownership. Du wirst gebraucht, gesehen und ernst genommen – weil dein Beitrag den Unterschied macht.

Über uns: Wir sind Revive – der führende Anbieter für gebrauchte Designermöbel. Unsere Mission: Designklassiker retten, ihnen neues Leben einhauchen und Nachhaltigkeit im Möbelmarkt neu denken. Revive steht für Wachstum – nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für jeden im Team. Wir bieten dir den Raum, Ideen einzubringen, Verantwortung zu übernehmen und mit uns zu gestalten. Egal ob Marketing, Logistik oder Produktion: Dein Beitrag hat direkten Impact auf unseren Erfolg. Als Team feiern wir Erfolge gemeinsam: 10% unseres Gewinns teilen wir jedes Jahr miteinander, weitere 10% fließen in gemeinnützige Projekte. Du suchst keinen Job, sondern eine Aufgabe mit Sinn und Gestaltungsfreiheit? Willkommen bei Revive.