Senior Executive Assistant to Founder (m/w/d) | Interior-Scaleup | Vollzeit | Köln

Wir sind Revive – der führende Anbieter für gebrauchte Designermöbel in Deutschland. Unsere Mission: Designermöbel retten, ihnen neues Leben einhauchen und Nachhaltigkeit im Möbelmarkt neu denken. Unser nächstes Ziel: von 5 auf 50 Millionen Euro Umsatz.

Als rechte Hand des Founders bist du mittendrin: Du bekommst tiefe Einblicke in Strategie, Prozesse, Team und Entscheidungspfade. Du hast einen echten Hebel und siehst täglich, was du bewirkst. Damit das möglich ist, braucht der Gründer eine rechte Hand, die nicht fragt, sondern übernimmt.

Du bist ein A-Player durch und durch. Du denkst mit, agierst schnell und nimmst Aufgaben ab, bevor sie überhaupt auf dem Tisch landen. Wenn du eine Position suchst, in der du nah an der unternehmerischen Realität arbeitest, echten Impact hast und das Chaos ordnest, während alle anderen noch sortieren – lies weiter.

Durch dich gewinnt der Founder Zeit zurück. Alles, was über dich laufen kann, läuft über dich. Du bist erste Anlaufstelle und Kontrollzentrum für alles, was den Founder entlastet. Du strukturierst, priorisierst und entscheidest mit, was wichtig ist – und was weg kann.

Im ersten Schritt übernimmst du auch Teile des HR-Prozesses – wie z. B. Erstgespräche, Bewerberkoordination, Interview-Planung und Kommunikation mit Kandidaten. Du managst die Inbox, den Kalender und alle relevanten Schnittstellen – und zwar proaktiv, nicht passiv.

Du hältst ein perfekt vorbereitetes Weekly Sync Meeting mit Jonas. Du organisierst und koordinierst interne und externe Meetings, Reisen und operative Projekte. Du bereitest Informationen so auf, dass schnelle Entscheidungen möglich sind – klar, fokussiert, lösungsorientiert.

Du denkst in Prozessen: Du eliminierst, automatisierst und standardisierst. Du sorgst dafür, dass nichts verloren geht: Offene Punkte, Follow-ups, Fristen, People – du hast alles im Blick. Du brauchst keine Erinnerung. Du bist die Erinnerung.

Du bist bereit, auch mal abends oder samstags einzuspringen, wenn es die Situation erfordert – nicht regelmäßig, aber zuverlässig. Du kommst mit hohen Standards, direktem Feedback und sich verändernden Prioritäten klar – ohne Drama, ohne Ego.

Du springst ein, wo es brennt – egal ob persönlich oder beruflich – und bringst Eigeninitiative, Lösungskompetenz und Verantwortungsgefühl mit, wenn sich Lücken auftun oder Dinge nicht nach Plan laufen. Du übernimmst Sonderprojekte, kleinere Prozesse oder operative Verantwortung – wenn du willst, wächst deine Rolle.

Wichtig: Wenn du jemanden brauchst, der dir wegen offener Aufgaben hinterherläuft – dann ist das hier nichts für dich.

Du gehst mit sensiblen Informationen und Beziehungen absolut diskret, integer und professionell um – Vertrauen ist deine Währung. Der Kalender des Founders spiegelt jederzeit seine wichtigsten Prioritäten – alles andere wird geblockt, verschoben oder entfernt.

Du eliminierst unnötige Energie- & Zeitfresser, schützt strategische Zeitfenster und stellst sicher, dass Energie dort investiert wird, wo sie langfristig wirkt. Du filterst Nachrichten, formulierst Antworten im Ton und Stil des Founders – und sorgst dafür, dass bei ihm nur Signal, nie Rauschen ankommt.

Meetings sind vorbereitet, Agenden stehen vorab, Unterlagen liegen bereit – und To-dos werden erledigt, ohne dass man dich daran erinnert. Reisen – beruflich wie privat – sind perfekt geplant: mit Puffer, Plan B, durchdachtem Ablauf und Blick fürs Detail.

Persönliche Themen – von Arzttermin bis Haushaltsorga – managst du mit derselben Sorgfalt und Disziplin wie Business-Aufgaben. Du baust Systeme, um Chaos vorzubeugen, bleibst an Themen dran, ohne erinnert zu werden, und entfernst dich selbst als Bottleneck, sobald der Prozess steht.

Voraussetzungen:

• Klar in der Kommunikation. Du schreibst auf den Punkt, sprichst direkt und passt Ton und Tiefe an den Kontext an.
• Diskretion auf höchstem Niveau. Du bist ein Tresor.
• Hohe emotionale Intelligenz, null Drama. Du liest Räume, Menschen und Situationen – schnell und präzise.
• Ownership im Ergebnis. Du fragst nicht, was als Nächstes kommt – du findest heraus, was gebraucht wird.
• Reaktionsschnelligkeit. Du denkst und handelst in Echtzeit.
• Sicher in zwei Welten. Du kannst nahtlos zwischen Business und Privatem wechseln.
• Bereit für Druck. Hohe Erwartungen, enge Timings oder bewegliche Ziele bringen dich nicht aus der Spur.

Für wen diese Rolle nicht ist:

• Wenn du ständige Anleitung, detaillierte To-do-Listen oder tägliches Nachfassen brauchst.
• Wenn dich verschobene Deadlines oder unerwartete Wendungen aus der Ruhe bringen.
• Wenn du deine Abende und Wochenenden als absolute No-Go-Zone verteidigst.
• Wenn du Schwierigkeiten hast, den Raum zu lesen oder unter Druck klar zu kommunizieren.
• Wenn du direktes Feedback persönlich nimmst oder regelmäßig externe Bestätigung brauchst.
• Wenn man dir nachlaufen muss, damit Aufgaben wirklich erledigt werden.
• Wenn du zögerst, Initiative zu ergreifen.
• Wenn du eine klassische Assistenzrolle suchst.

Dein Profil:

Dies ist kein klassischer Assistenz-Job. Du bist da, um Zeit zurückzugeben. Du hältst dem Gründer den Rücken frei, schaffst Struktur, bringst Klarheit – und sorgst dafür, dass aus Vision echte Execution wird.

Du hast mindestens 2 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, idealerweise direkt an der Seite eines Founders oder C-Level Executives. Du tickst unternehmerisch und verstehst, was es braucht, um ein Unternehmen zu skalieren.

Du bist extrem organisiert, priorisierst mühelos und arbeitest strukturiert. Du hast ein natürliches Gefühl für Kommunikation: präzise, klar, verbindlich.

Du fühlst dich in digitalen Tools wie Google Workspace, Slack, Asana, Personio, Zapier, Make, Gumloop zu Hause. AI ist für dich kein Buzzword, sondern ein Werkzeug.

Du sprichst und schreibst Deutsch auf hohem Niveau und beherrschst Englisch auf 9/10-Level. Du arbeitest onsite in Köln – weil Nähe für diese Rolle nicht verhandelbar ist.

Warum wir?

Du arbeitest direkt mit dem Founder – nah, ehrlich, auf Augenhöhe. Du bekommst Zugang zu allen relevanten Bereichen eines wachsenden Unternehmens. Du wirst gefordert – fachlich, strukturell, menschlich. Wachstum ist keine Option, sondern Voraussetzung.

Wir wachsen gemeinsam und teilen den Erfolg: 10 % unseres Unternehmensgewinns gehen jedes Jahr ans Team, weitere 10 % investieren wir in ausgewählte gemeinnützige Projekte.

Revive ist ein Ort für Menschen, die etwas aufbauen, bewegen und mitgestalten wollen.