Assistent*in der Geschäftsführung und der Fachgruppe Informatik

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

Das Institut für Informatik sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet in Voll- oder Teilzeit eine*n Assistent*in der Geschäftsführung und der Fachgruppe Informatik (50 % oder 100 %).

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich:

• Terminkoordination
• Eigenständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (z. B. Vorstand, QV-Sitzung, Jour fixe Geschäftsführung), einschließlich Protokollierung und Erstellung von Unterlagen für Gremiensitzungen
• Aufbereitung und Dokumentation von Beschlüssen auf Confluence (Intranet)
• Unterstützung bei der Organisation von Institutsveranstaltungen, einschließlich Betreuung von (internationalen) Gästen
• Verwaltung der Plan- und Drittmittel: Rechnungskontrolle, Anweisung und Überwachung von Buchungen in BUDCON (SAP), Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie Durchführung von Bestellungen in SRM (SAP)
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Eigenständige Organisation des Fachgruppenbüros, insbesondere Koordination und organisatorische Unterstützung von Gremien, besonders Berufungskommissionen und Bearbeitung von Berufungs- und Habilitationsverfahren (inkl. Prüfung der Anträge und Weiterleitung an das Dekanat)
• Organisation des Sekretariats, Terminkoordination und allgemeine Büroarbeiten
• Administrative Unterstützung bei Drittmittelprojekten nationaler und internationaler Fördergeber
• Eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung des Lehrbetriebs
• Administrative Betreuung internationaler Gastwissenschaftler*innen sowie Anlaufstelle für Studierende
• Verwaltung und Überwachung von Haushalts- und Drittmitteln (über SAP/BUDCON und MS Excel)
• Bearbeitung personalbezogener Angelegenheiten
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops und Tagungen

Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf oder Nachweis einer einschlägigen, mehrjährigen beruflichen Erfahrung
• Sehr gute Anwendungskenntnisse der Bürosoftware (Word, Excel), Zahlenaffinität von Vorteil
• Wünschenswert sind Erfahrungen mit der Anwendung von SAP (SRM, Budcon, E-Rechnung)
• Sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen sowie gute Sprachkenntnisse (englisch und deutsch) in Wort und Schrift
• Sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Selbständige Arbeitsweise, engagiert, flexibel, teamorientiert und fortbildungsinteressiert
• Freude am Umgang mit Menschen als Teil eines Dienstleistungsteams

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem engagierten und motivierten Team bei einem der größten Arbeitgeber der Region
• Universitätsinterne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersversorgung (VBL)
• Zahlreiche Angebote des Hochschulsports
• Eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV durch die zentrale Lage in Bonn sowie die Möglichkeit kostengünstige Parkangebote zu nutzen
• Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TV-L

Die Universität Bonn setzt sich für Diversität und Chancengleichheit ein. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Ihr Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Sie fordert deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.