Office Administration for Doctoral Program

Die Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einer breiten Fächerpalette. Mit einer 200-jährigen Geschichte, etwa 31.500 Studierenden, mehr als 6.000 Mitarbeitenden und einem hervorragenden Ruf in Deutschland und im Ausland gehört die Universität Bonn zu den führenden Universitäten in Deutschland und wurde mit dem Status einer Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

Das Zentrum für Entwicklungsforschung (ZEF) sucht zur nächstmöglichen Zeit eine Teilzeitstelle (50 %) mit unbefristetem Vertrag für die Büroverwaltung des Doktorandenprogramms. Wir suchen eine organisierte und proaktive Person, die administrative Unterstützung für das Doktorandenprogramm am Zentrum für Entwicklungsforschung der Universität Bonn bietet. Diese Position erfordert fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch, da die erfolgreiche Kandidatin oder der erfolgreiche Kandidat mit internationalen Doktorandinnen und Doktoranden, Bewerberinnen und Bewerbern sowie Mitarbeitenden arbeiten wird.

• Unabhängige Korrespondenz und persönliche Kommunikation.
• Entwurf und Verwaltung formeller Korrespondenz (in Deutsch und Englisch) mit Doktorandinnen und Doktoranden, Bewerberinnen und Bewerbern sowie Mitarbeitenden, sowohl intern innerhalb der Universität als auch international.
• Bereitstellung programmspezifischer Informationen und Unterstützung für Doktorandinnen und Doktoranden.
• Administrative Unterstützung für Doktorandinnen und Doktoranden während ihres Studiums.
• Eigenständige Verwaltung der Kommunikation mit verschiedenen Universitätsabteilungen.
• Finanzüberwachung: Überwachung der Mittel, die dem Doktorandenprogramm zugewiesen sind (z. B. Materialien, Reisekosten, Forschungskosten), Prüfung und Genehmigung von Rechnungen in SAP sowie Überprüfung und Weiterleitung von Reisekostenabrechnungen zur Bearbeitung.
• Organisation und Unterstützung bei Seminaren und Konferenzen des Doktorandenprogramms.
• Allgemeine Bürotätigkeiten: Pflege und Verwaltung von Akten und Unterlagen, Koordination von Terminen und Zeitplänen, Durchführung formeller Prüfungen von Bewerbungsunterlagen.
• Beschaffung: Verwaltung der Materialbeschaffung und Bestandskontrolle mit SAP.

Abgeschlossene Berufsausbildung in einem relevanten Büro- oder Verwaltungsberuf oder gleichwertige Qualifikation, nachgewiesenes technisches Wissen und Berufserfahrung. Sehr gute schriftliche und mündliche Kenntnisse in Englisch und Deutsch. Erfahrung in der Budgetüberwachung. Kenntnisse gängiger Bürosoftware (MS Office, Internetanwendungen). Engagement, interkulturelle Kompetenz für die Arbeit in einem internationalen Institut. Proaktive und strukturierte Arbeitsweise sowie Verantwortungsbewusstsein.

Ein abwechslungsreicher, herausfordernder Job bei einem der größten Arbeitgeber der Region, Arbeitsplatzsicherheit und Verbundenheit mit dem Standort. Betriebliche Altersvorsorge (VBL). Viele Möglichkeiten für Hochschulsport. Ausgezeichnete Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, dank der zentralen Lage Bonns, sowie die Möglichkeit, kostengünstige Parkplätze zu nutzen. Flexible Arbeitszeiten. Vergütung gemäß TV-L Entgeltgruppe 8.

Die Universität Bonn setzt sich für Vielfalt und Chancengleichheit ein. Sie ist als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Die Universität Bonn strebt an, den Frauenanteil in Bereichen zu erhöhen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, und bietet spezielle Karriereunterstützung. Sie ermutigt daher ausdrücklich qualifizierte Frauen zur Bewerbung. Bewerbungen werden gemäß dem NRW Landesgleichstellungsgesetz (LGG NRW) behandelt. Bewerbungen von qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten mit einer anerkannten Schwerbehinderung oder von Personen mit gleichwertigem Status sind besonders willkommen.