Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Organisationseinheit in administrativen und kommunikativen Belangen.
- Unternehmen: Die Universität Bonn ist eine der bedeutendsten Universitäten Deutschlands mit exzellentem Ruf.
- Vorteile: Sichere Anstellung, Weiterbildungsmöglichkeiten und zahlreiche Angebote des Hochschulsports.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem offenen und wertschätzenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Forschung und leiste einen wertvollen Beitrag im Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute Englisch- und Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.
Die neu eingerichtete Arbeitsgruppe und Professur Biodiversität und Umweltwandel am Zentrum für Entwicklungsforschung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet und in Teilzeit (50%) eine*n Sachbearbeiter*in. Die Stelle umfasst ein vielseitiges und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld und unterstützt die Organisationseinheit in administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen. Sie sorgt für reibungslose Abläufe im Sekretariat und entlastet die Professur sowie das Team im Tagesgeschäft.
Ihre Aufgaben:
- Bearbeitung des Post- und E-Maileingangs, Verteilung der Post sowie Telefondienst
- Bestellwesen (Materialbeschaffung, Rechnungsanweisung) und Raumplanung
- Unterstützung bei der Organisation von Workshops und Veranstaltungen/Verteidigungen
- Überblick über die Personalstruktur und deren Finanzierungen (Befristungen, Vertragslaufzeiten, Haushalts- und Drittmittelfinanzierungen etc.)
- Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen
- Kommunikation mit und Onboarding von Mitarbeitenden und Studierenden
- Führen von Terminplänen, sowie Terminabstimmung und -koordination
- Gästebetreuung einschließlich Einladung, Begrüßung und Bewirtung sowie eigenständige Organisation von Gastaufenthalten
- Kommunikation und Korrespondenz mit internationalen Mitarbeitenden, Gästen, Projektpartnern per Brief und E-Mail sowie auch in Telefonaten
- Protokollführung bei Sitzungen/Meetings
- Führen der Urlaubskartei, Krank- bzw. Gesundmeldungen
- Pflegen der allgemeinen Inhalte der Arbeitsgruppe wie z.B. Mitgliederlisten, Veranstaltungen, Darstellung von Workflows, Dokumentationen und Informationen der Arbeitsgruppe auf Confluence
- Unterstützung bei jährlichen Meldungen und Berichtserstellungen z.B. Publikationen
- Regelmäßige Kontrolle des Haushaltsbudgets
- Unterstützung bei der Zusammenstellung von PR relevanten Inhalten z.B. für Newsletter
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Bürokaufmann/-frau, etc.) oder nachgewiesene gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Verhandlungssichere Englisch- und Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift
- Kenntnisse im Bereich Controlling und Budgetverwaltung (idealerweise SAP)
- Erfahrung in Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation von Vorteil
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
Wir bieten:
- Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit bei einem der größten Arbeitgeber der Region
- Arbeitsplatzsicherheit und Standorttreue
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersversorgung (VBL)
- Zahlreiche Angebote des Hochschulsports
- Eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV durch die zentrale Lage in Bonn sowie die Möglichkeit kostengünstige Parkangebote zu nutzen
- Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TV-L
Die Universität Bonn fördert eine offene, wertschätzende und diskriminierungsfreie Hochschulkultur und setzt sich aktiv für Chancengerechtigkeit sowie Familienfreundlichkeit ein. Wir streben an, strukturelle Benachteiligungen abzubauen und die Vielfalt in Forschung, Lehre und Verwaltung zu stärken. Daher begrüßen wir alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer oder sozialer Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion oder Weltanschauung, Behinderung sowie Alter. Bewerbungen von Frauen sowie Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellten Personen werden im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetz (LGG) NRW und des Sozialgesetzbuchs (SGB) IX bevorzugt berücksichtigt.
Wenn Sie sich für diese Position mit der Kennziffer 2026/251 interessieren, senden Sie bitte Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 28.06.2026 über das Online-Bewerbungsformular zu. Für weitere Auskünfte steht Roswitha Wyrwich (Tel.: 0228 / 73 1716) gerne zur Verfügung.
Sachbearbeiter*in (m/w/d) Arbeitgeber: Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer offenen und wertschätzenden Hochschulkultur fördert die Universität die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeitenden. Zudem profitieren Sie von Arbeitsplatzsicherheit, einer zentralen Lage mit guter Anbindung an den ÖPNV und zahlreichen Angeboten des Hochschulsports.
Kontaktdaten:
Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter*in (m/w/d) erhalten könnten
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus deinem gewünschten Arbeitsfeld ins Gespräch zu kommen. Ob auf Messen, in sozialen Medien oder bei Veranstaltungen – wir sollten uns vernetzen und Kontakte knüpfen, die uns helfen können, die richtige Stelle zu finden.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen zu dir kommen. Gehe aktiv auf Unternehmen zu, die dich interessieren, und frage nach möglichen offenen Positionen. Wir können auch Initiativbewerbungen verschicken, um unser Interesse zu zeigen!
✨Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor!
Informiere dich über die Universität Bonn und die spezifische Arbeitsgruppe, bei der du dich bewirbst. Wir sollten unsere Antworten auf häufige Fragen vorbereiten und auch eigene Fragen parat haben, um unser Interesse zu zeigen.
✨Zeige deine Soft Skills!
In der Rolle als Sachbearbeiter*in sind organisatorische Fähigkeiten und Teamarbeit gefragt. Lass uns in Gesprächen betonen, wie wir diese Fähigkeiten in der Vergangenheit eingesetzt haben und wie sie uns helfen können, im neuen Job erfolgreich zu sein.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter*in (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du genau zu uns und dieser Position passt.
Struktur ist das A und O:Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Ein klarer Lebenslauf und ein übersichtliches Anschreiben helfen uns, dich schnell zu verstehen und einen guten Eindruck zu gewinnen.
Beweise deine Fähigkeiten:Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit zu demonstrieren. Das macht deine Bewerbung lebendiger und überzeugender!
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unser Online-Bewerbungsformular einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn vorbereitet
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn verschaffen. Informiere dich über ihre Geschichte, aktuelle Projekte und die Arbeitsgruppe Biodiversität und Umweltwandel. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Aufgaben der Stelle zu erläutern, wie z.B. die Organisation von Veranstaltungen oder das Führen von Terminplänen.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da die Kommunikation mit internationalen Mitarbeitenden und Gästen wichtig ist, solltest du deine verhandlungssicheren Englisch- und Deutschkenntnisse betonen. Bereite dich darauf vor, wie du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen der Position oder den Weiterbildungsmöglichkeiten sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Stelle interessiert bist und mehr über die Universität erfahren möchtest.
