Assistenz Sekretariat der Geschäftsführung & HR-Sachbearbeitung (m/w/d)

€ 1.000,- Einstellungsprämie: Als Willkommensgruß erhalten Sie eine Einstellungsprämie von € 1.000,-. Wir möchten Sie nicht ködern, sondern Ihre Einstellung belohnen. Dafür haben Sie die Probezeit erfolgreich bestanden.

Was dich erwartet:

• Digitale Herausforderungen: Tauche ein in die Welt der smarten Hotels und erlebe, wie die digitale Hotelverwaltung gestaltet wird.
• Empfehlungsprogramm: Empfehlen Sie talentierte Kandidaten und freuen Sie sich über € 500,- bei erfolgreicher Einstellung!
• Teilzeit-Tätigkeit 16-20 Stunden/Woche – 4 Tage (Mo-Do): Die Rolle ist als dauerhaft unterstützende Funktion mit klar definierten administrativen Aufgaben konzipiert. Eine eigenständige strategische HR-Verantwortung oder Projektleitung ist nicht vorgesehen.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die bewusst eine strukturierte Teilzeitaufgabe übernehmen möchte und Freude an sorgfältiger Organisation hat.

Dein Profil:

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, HR- oder kaufmännischen Bereich
• Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
• Hohe Sorgfalt und Verbindlichkeit
• Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse – in Wort und Schrift, um interne und externe Dokumente sowie E-Mail-Korrespondenz fehlerfrei zu bearbeiten

Die Position eignet sich besonders für erfahrene Fachkräfte, die eine langfristige, klar strukturierte Tätigkeit in Teilzeit suchen. Auch Wiedereinsteigerinnen sind willkommen.

Deine Aufgaben:

• Recruitment-Unterstützung: Sie führen Bewerber-Erstgespräche, erstellen die Bewerberstatusliste und nehmen an Recruitment-Meetings teil. Darüber hinaus arbeiten Sie eng mit den Führungskräften in der Hotel Operations zusammen.
• Klassische Assistenzaufgaben: Hierzu gehören die Postbearbeitung der Geschäftsführung, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz. Ablage sowohl digital im DMS als auch klassische Papierablage. Sie organisieren Termine, buchen Konferenzräume und verwalten das Büromaterial. Optional je nach Bedarf unterstützen Sie in weiteren administrativen Bereichen wie z.B. Human Resources, dem Vertragsmanagement, Fuhrparkmanagement, Vermietung & Verpachtung, vorbereitende Buchhaltung oder der administrativen Leitung der Hotel Operations.

Ihr Arbeitsort ist unser Head Office im Kranhaus 1, Im Zollhafen 18, 50679 Köln – zentral gelegen und bestens erreichbar. Aufgrund der Aufgaben ist eine tägliche Präsenz im Büro erforderlich. Ihre Arbeitszeiten sind von Montag bis Donnerstag – denn in unserem Head Office gilt die 4‑Tage‑Woche.

Warum SMARTY:

• Wir nutzen digitale Tools von der Hotel Operation bis zur Verwaltung – so arbeiten Sie modern, transparent und zeitsparend.

Hinweis: Wir sind bestrebt, eine vielfältige und inklusive Arbeitsumgebung zu schaffen und ermutigen daher Menschen aller Altersgruppen, Geschlechter, Hintergründe und Erfahrungen, sich bei uns zu bewerben.