Mitarbeiter/Mitarbeiterin (m/w/d) im Sekretariat

Die Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau (RPTU) ist mit rund 15.000 Studierenden, mehr als 300 Professuren und rund 160 Studiengängen die Technische Universität des Landes Rheinland-Pfalz. Als Ort internationaler Spitzenforschung bietet sie exzellente Arbeitsbedingungen und Karrierechancen. Wer an der RPTU lernt, forscht oder arbeitet, erlebt ein weltoffenes Umfeld und gestaltet die Zukunft. Die Arbeitseinheit Entwicklungspsychologie und Pädagogische Psychologie gehört zum Fachbereich Psychologie am Standort Landau.

Ihr Aufgabengebiet:

• Erledigung von Sekretariatsarbeiten für die Arbeitsgruppe (z. B. Sichtung und Weiterleitung des Postein- und –ausgangs, elektronische Kommunikation, Gestaltung von Präsentationen, Terminplanung, Management von Dienstreiseanträgen, Recherchen, Zusammenarbeit mit dem Dekanat)
• Erledigung von organisatorischen Aufgaben der Abteilung (z. B. Verwaltung von Aushängen und Homepage, Pflege des Formularbestandes, Organisation von Meetings, auch mit internationalen Gesprächspartnern, Account-, Raum- und Schlüsselverwaltung, Beschaffungswesen, Erledigung der anfallenden Schreibarbeiten, Verwaltung der Haushaltsmittel, Rechnungsverwaltung, Unterstützung bei der Abwicklung von Einstellungs- oder Weiterbeschäftigungsanträgen für Mitarbeiter)
• Mitarbeit in der Lehr- und Studienangelegenheiten des Instituts/der Abteilung (z. B. Eingaben in KLIPS, Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Prüfungen der Abteilung, Organisatorische Umsetzung von Terminen in Zusammenhang mit Akkreditierungs- und Auditverfahren, Ausstellen/Versenden von Bescheinigungen, Führung von Studierendendateien und –akten, Organisatorische Betreuung von akademischen Feiern, Antrittsvorlesungen, Preisverleihungen u.ä.)
• Mitarbeit in Forschungsangelegenheiten der Abteilung (z. B. Vorbereitung von (Drittmittel-)Projekten bzw. Forschungs¬vorhaben, Durchführung und Nachbereitung von Projekten)

Unser Anforderungsprofil:

• abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement)
• sehr gute Fertigkeiten im Umgang mit Textverarbeitungs- und Tabellenverarbeitungsprogrammen, E-Mail, Videokonferenz-Plattformen, File-Sharing- und Hosting-Systeme und Internetanwendung etc.
• hervorragende mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in der deutschen Sprache
• Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift
• sichere Rechtschreibkenntnisse und Beherrschung der Grundrechenarten
• Teamfähigkeit und Organisationsgeschick
• serviceorientiertes Auftreten und Interkulturelle Kompetenz

Darüber hinaus wünschenswert sind folgende Fähigkeiten bzw. die Bereitschaft, sich diese anzueignen:

• Fertigkeiten im Umgang mit universitären Studierenden- und Campus-Managementsystemen (KLIPS, KIS, u. ä.), dem Bibliotheks-Managementsystemen sowie dem E-Learning Prüfungssystem
• Kenntnis der Verfahrensregelung und Verwaltungsvorschriften zu Dienstreisen
• Kenntnis der TdL-Richtlinien über die Arbeitsbedingungen wissenschaftlicher und studentischer Hilfskräfte, einschlägiger Vorschriften des MiLoG
• Kenntnis der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen, der Prüfungs- und Studienordnungen sowie der einschlägigen Dienstvereinbarungen
• Kenntnis der Verwendungs-/Bewirtschaftungsrichtlinien und ggf. ergänzenden Vorschriften (z. B. DFG-Gerätegruppenschlüssel) der Zuwendungsgeber (z. B. DFG, DLR, EU, BMBF oder Stiftungen/Privatwirtschaft) und der einschlägigen Vorschriften der LHO
• Kenntnis einzelner Vorschriften des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG) und der Beschäftigungsverordnung (BeschV)
• Kenntnisse der Aufbau- und Ablauforganisation des Fachbereichs sowie der Zuständigkeiten in der Zentralverwaltung
• Kenntnisse der Verwaltungs-, Finanz- und Beschaffungsprogramme (z. B. MACH, Mein Einkauf, u. ä.) sowie der im Institut genutzter File-Sharing- und Hosting-Systeme (Seafile, OLAT, Nextcloud, u. a.)
• Kenntnis der Verfahrensregelung im Umgang mit externen und internen Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen, der Verfahrensregelung zur Erstattung von Bewirtungskosten und betrieblichen Aufwendungen, der Beschaffungsrichtlinie sowie des Merkblatts zum Umgang mit Dienstschlüsseln an der RPTU

Die Bewerbungsgespräche sollen planmäßig in der KW 27 stattfinden.