Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte mit administrativen Aufgaben und organisiere Meetings und Reisen.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem positiven Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Schnelles Umfeld mit vielen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das den Erfolg von Führungskräften unterstützt und echte Veränderungen bewirkt.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und fließende Englisch- und Französischkenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 70000 € pro Jahr.
IHRE MISSION
Umfassende administrative Unterstützung für Senior Executive(s) bieten, um einen reibungslosen und effizienten Ablauf ihrer täglichen Aktivitäten sicherzustellen. Komplexe Kalender verwalten, Meetings, Termine und Telefonkonferenzen planen, Konflikte proaktiv lösen und ein optimales Zeitmanagement gewährleisten. Alle Aspekte der Reisevorbereitungen koordinieren und verwalten, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport und Visaanforderungen. Spesenabrechnungen genau und zeitnah vorbereiten und bearbeiten. Urlaubsanträge für direkte Berichte bearbeiten und verwalten. Erstellung und Verlängerung von Lieferanten, Bestellungen (POs) verwalten, Rechnungen verfolgen und Ausgaben abgleichen, um eine genaue Dokumentation sicherzustellen. Dateien, Aufzeichnungen und Dokumente organisieren und pflegen. Fristen für Projekte oder Meetings in der Abteilung überwachen. Korrespondenz, Berichte, Präsentationen und andere Dokumente vorbereiten und bearbeiten, um Genauigkeit und Klarheit zu gewährleisten. Sensible und vertrauliche Informationen mit größter Diskretion und Integrität behandeln und die Vertraulichkeit in allen Interaktionen wahren. Meetings, Workshops, Markt-/Standortbesuche und andere Veranstaltungen koordinieren, einschließlich Auswahl und Buchung von Veranstaltungsorten, Organisation notwendiger Räume und IT-Support, Catering-Vorbereitungen, Materialvorbereitung und logistische Unterstützung. Budgetdefinition und Nachverfolgung der koordinierten Veranstaltungen. Kommunikation filtern und priorisieren, dringende Angelegenheiten nach Bedarf eskalieren. Sicherstellen eines guten Informationsflusses, als primärer Ansprechpartner und Verbindung zwischen dem Direktor und internen/externen Stakeholdern agieren. Andere EAs innerhalb der Gruppe bei der Koordination großer Veranstaltungen unterstützen. Als Vertretung während der Abwesenheit anderer EAs fungieren. Zu einem positiven und produktiven Arbeitsumfeld beitragen.
WIE WERDEN SIE ERFOLG MIT UNS HABEN?
Vorherige Erfahrung als Executive Assistant, die Senior Executives unterstützt, erforderlich. Fließend in Englisch und Französisch, einschließlich hervorragender Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und ein starkes Verantwortungsbewusstsein. Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und SharePoint; digital versiert und mit verschiedenen Technologieplattformen vertraut. Nachgewiesene Fähigkeit, sensible Informationen diskret zu behandeln und Vertraulichkeit zu wahren. Proaktiv und einfallsreich mit einer starken Problemlösungsmentalität, in der Lage, Bedürfnisse vorherzusehen und Initiative zu ergreifen. Fähigkeit, starke berufliche Beziehungen zu Kollegen auf allen Ebenen aufzubauen. Anpassungsfähig an sich ändernde Prioritäten und Fristen in einem schnelllebigen Umfeld, mit der Fähigkeit, ruhig und fokussiert unter Druck zu bleiben. Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten und einen kooperativen Ansatz zur Teamarbeit.
Executive Assistant Arbeitgeber: Richemont Iberia SL
Als Arbeitgeber bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten, das auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Unsere Unternehmenskultur fördert eine offene Kommunikation und Wertschätzung, während wir Ihnen durch gezielte Schulungen und Aufstiegsmöglichkeiten helfen, Ihre Karriere voranzutreiben. Zudem profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten und einer zentralen Lage, die eine optimale Work-Life-Balance ermöglicht.
