Executive Assistant

Richemont besitzt einige der weltweit führenden Luxusgüter-Maisons mit besonderen Stärken in Schmuck, Uhren, Mode und Accessoires. Jede Maison repräsentiert eine stolze Tradition von Stil, Qualität und Handwerkskunst, und Richemont strebt danach, das Erbe und die Identität jeder seiner Maisons zu bewahren. Gleichzeitig sind wir verpflichtet, Innovationen zu fördern und neue Produkte zu entwerfen, die mit den Werten unserer Maisons im Einklang stehen, durch einen Prozess kontinuierlicher Kreativität.

WIE WERDEN SIE EINEN EINFLUSS AUSÜBEN?

Wir suchen einen hochorganisierten, proaktiven und erfahrenen Executive Assistant, der umfassende Unterstützung für drei Direktoren in unserer Group HR-Abteilung bietet. Diese dynamische Rolle erfordert hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, akribische Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem komplexen Umfeld zu managen. Ein starkes Kundenbewusstsein, eine proaktive Einstellung, Neugier und die Fähigkeit, eine anspruchsvolle und sichtbare Arbeitslast zu priorisieren, während man einen Sinn für Humor und Zusammenarbeit bewahrt, sind ebenfalls wichtige Qualitäten, um in dieser Position erfolgreich zu sein.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Umfassende administrative Unterstützung für drei Group HR-Direktoren bieten und den reibungslosen und effizienten Ablauf ihrer täglichen Aktivitäten sicherstellen.
• Komplexe Kalender verwalten und Meetings, Termine sowie Telefonkonferenzen planen, Konflikte proaktiv lösen und ein optimales Zeitmanagement gewährleisten.
• Meetings, Workshops und andere Veranstaltungen koordinieren, einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsorten, Catering-Arrangements, Vorbereitung von Materialien und logistische Unterstützung.
• Alle Aspekte der Reiseorganisation koordinieren und verwalten, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport und Visaanforderungen.
• Spesenabrechnungen genau und zeitnah vorbereiten und bearbeiten.
• Urlaubsanträge und Spesenabrechnungen für direkte Berichte bearbeiten und verwalten.
• Lieferantenanmeldungen und -verlängerungen, Bestellungen (POs) verwalten, Rechnungen verfolgen und Ausgaben abgleichen, um eine genaue Dokumentation sicherzustellen.
• Verschiedene HR-Projekte unterstützen und koordinieren.
• Fristen für Projekte oder Meetings in den Abteilungen überwachen.
• Korrespondenz, Präsentationen und andere Dokumente entwerfen und vorbereiten, um Genauigkeit und Klarheit sicherzustellen.
• Vertrauliche Informationen mit höchster Diskretion und Integrität behandeln.
• Guten Informationsfluss sicherstellen und mit internen/externen Stakeholdern kommunizieren.

WIE WERDEN SIE BEI UNS ERFOLG HABEN?

• Vorherige Erfahrung als Executive Assistant zur Unterstützung von Führungskräften.
• Fließend in Englisch, Französisch von großem Vorteil, einschließlich hervorragender Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Solide organisatorische Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und ein starkes Verantwortungsbewusstsein.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und SharePoint. Digital versiert und komfortabel im Umgang mit verschiedenen Technologieplattformen.
• Nachweisliche Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln und Vertraulichkeit zu wahren.
• Proaktiv und einfallsreich mit einer problemlösenden Denkweise, in der Lage, Bedürfnisse vorherzusehen und Initiative zu ergreifen.
• Fähigkeit, starke berufliche Beziehungen zu Kollegen auf allen Ebenen aufzubauen.
• Anpassungsfähig an sich ändernde Prioritäten und Fristen in einem schnelllebigen Umfeld, mit der Fähigkeit, ruhig und fokussiert unter Druck zu bleiben.
• Exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten und einen kooperativen Ansatz zur Teamarbeit.

WAS MACHT UNSERE GRUPPE ANDERS?

Unsere wahre Stärke liegt nicht in unseren Ähnlichkeiten, sondern in der reichen Vielfalt unserer Künste, Kulturen und menschlichen Fähigkeiten sowie in unserer spezifischen Fähigkeit, ungenutztes Potenzial zu fördern. Wir schätzen Freiheit, Kollegialität, Loyalität und Solidarität. Wir fördern Empathie, Neugier, Mut, Demut und Integrität. Wir kümmern uns um die Welt, in der wir leben.

IHRE REISE MIT UNS

Wenn Ihre Bewerbung ausgewählt wird, werden wir uns kurzfristig für ein Einführungsgespräch bei Ihnen melden. Im Rahmen des Auswahlprozesses stellen wir immer vollständige Einblicke und Transparenz sicher, d.h. Sie haben die Möglichkeit, Menschen zu treffen, die entscheidend für Ihren zukünftigen Erfolg in der Rolle sein werden.