Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team mit Kalender- und Reisemanagement sowie Kundenbindung.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen in Zürich mit einer offenen und kreativen Kultur.
- Mitarbeitervorteile: Kostenloses Fitnessstudio, flexible Arbeitszeiten und 5 Wochen Urlaub.
- Andere Informationen: Ergonomische Arbeitsplätze und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte den Büroalltag aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung als Executive Assistant erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Pensum 100% Arbeitsort Zürich Vertragsart unbefristet
Aufgaben
- Support & Assistenz: Du verantwortest das proaktive Kalender- und Reisemanagement und unterstützt den Sales-Prozess durch die Identifikation wichtiger Leads.
- Präsentation & Recherche: Du erstellst interne Dokumentationen sowie Präsentationen und bereitest Kundentermine fundiert vor.
- Kommunikation & CRM: Du koordinierst den Austausch zwischen Geschäftsleitung und Teams und pflegst unser CRM-System (Salesforce) gewissenhaft.
- Kundenbindungs-Aktivitäten: Von Roadshows und Kundenanlässen bis hin zu Team-Offsites und dem Weihnachtsversand – Du planst, organisierst und koordinierst sämtliche Maßnahmen zur Stärkung der Kundenbeziehungen.
- Office Management: Als Dreh- und Angelpunkt des Büros bist Du die erste Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf, indem Du die zentrale Vertragsablage, die Organisation des Büromaterials und die Koordination unserer Poolfahrzeuge übernimmst.
- On‑ & Offboarding: Du wickelst die organisatorischen Prozesse bei Ein- und Austritten strukturiert ab.
Profil
- Erfahrung: Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant. Idealerweise bringst Du zusätzlich Erfahrung als Office Manager:in mit.
- Tool‑Expertise: MS Office, Google Workspace und CRM‑Systeme bedienst Du absolut sicher.
- Organisationstalent: Du liebst Multitasking, arbeitest eigenverantwortlich und behältst auch bei der Koordination mehrerer Stakeholder den Überblick.
- Mentalität: Mitdenken statt nur ausführen. Deine proaktive Arbeitsweise und ausgeprägte Hands‑on‑Mentalität zeichnen Dich aus.
- Kommunikation: Du bist diskret, vertrauenswürdig und kommunizierst stilsicher auf Deutsch und Englisch.
Vorteile
- Wir verfügen über eine eigene Lounge mit Verpflegungsangeboten von Montag bis Freitag. In unmittelbarer Nähe liegen trendige Restaurants.
- Alle Mitarbeitenden erhalten einen kostenlosen Zugang zum Fitnessstudio am Standort Zürich, das rund um die Uhr geöffnet ist.
- 16 Wochen Mutterschafts‑ und 4 Wochen Vaterschaftsurlaub bei vollem Lohn. Beteiligung an den Kosten der Kinderbetreuung.
- Wir unterstützen mobiles und flexibles Arbeiten, Teilzeit und Jobsharing, wo immer möglich. Fünf Wochen Ferien sind Standard. 10 Tage zusätzlicher Ferieneinkauf möglich.
- Mitarbeitende profitieren von einem breiten Angebot an internen Weiterbildungen. Externe Weiterbildungen werden finanziell und zeitlich unterstützt.
- Die Arbeitsplätze sind ergonomisch ausgestattet. Kaffee, Tee und Wasser stehen unbegrenzt gratis zur Verfügung.
- Alle Mitarbeitenden haben Zugang zu Vergünstigungen wie vergünstigten Publikationen, mobilen Abonnements und weiteren attraktiven Angeboten.
- Wir übernehmen ca. 60 % der Vorsorgebeiträge. Möglichkeit, anhand verschiedener Sparpläne das Altersguthaben selbst zu bestimmen.
Executive Assistant & Office Manager:in (a)* Arbeitgeber: Ringier Medien Schweiz
Kontaktperson:
Ringier Medien Schweiz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant & Office Manager:in (a)*
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Assistant & Office Manager:in bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Unternehmen aufnimmst. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut vor! Informiere dich über das Unternehmen, seine Kultur und die Branche. So kannst du in Gesprächen gezielt zeigen, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch gut ins Team passt.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Bewerbung. Außerdem hast du so die besten Chancen, schnell Feedback zu bekommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant & Office Manager:in (a)*
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig zu überprüfen!
Zeig deine Erfahrungen!: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen als Executive Assistant oder Office Manager:in. Konkrete Beispiele helfen uns, deine Fähigkeiten besser zu verstehen und wie du unser Team unterstützen kannst.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnellstmöglich prüfen können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ringier Medien Schweiz vorbereitest
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Informiere dich über die Werte und die Kultur des Unternehmens. Schau dir die Website an, lies aktuelle Nachrichten und versuche, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie das Team arbeitet. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, während des Interviews gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Executive Assistant und Office Manager:in unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Multitasking erfordert, bereite dich darauf vor, deine Organisationsstrategien zu erläutern. Erkläre, wie du Prioritäten setzt und mehrere Aufgaben gleichzeitig managst. Vielleicht kannst du auch Tools oder Methoden nennen, die dir dabei helfen.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Teamdynamik und die Arbeitsweise im Unternehmen zu erfahren. Fragen wie 'Wie wird die Kommunikation zwischen den Teams gefördert?' oder 'Welche Möglichkeiten gibt es für Weiterbildungen?' zeigen dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit.