Workplace Experience & Office Operations Partner

Über uns: Rivian und Volkswagen Group Technologies ist ein Joint Venture zwischen zwei Branchenführern mit einer klaren Vision für das nächste Kapitel der Automobilindustrie. Wir adressieren die Herausforderungen von Elektrofahrzeugen durch Technologien, die die Standards für softwaredefinierte Fahrzeuge weltweit setzen werden.

Rollenübersicht: Wir suchen einen Workplace Experience & Office Operations Partner, der energiegeladen, detailverliebt und technikaffin ist. Sie werden das „Powertrain“ des Berliner Büros sein und sicherstellen, dass unser lokales Team sich gut betreut fühlt – egal ob langjährige Mitarbeiter, neue Kollegen, besuchende Führungskräfte und Partner oder Ingenieure, die für einen Workshop anreisen.

Verantwortlichkeiten:

• Arbeitsplatz- und Büroerfahrung: Koordinieren Sie Teamevents und unsere monatlichen Townhalls, planen Sie größere Ereignisse wie unsere Sommerparty und schaffen Sie die alltäglichen Details, die die Menschen ins Büro bringen.
• Der Gastgeber: Bestellen Sie Catering, halten Sie die Küche gut bestückt, den Kaffee fließend und den Raum markenkonform. Agieren Sie als lokaler Ansprechpartner für Besuche von Führungskräften aus den USA und Besuche unserer Marken, verwalten Sie Logistik, Essen, Reiseempfehlungen und die allgemeine Erfahrung vor Ort.
• Anbieter- und Standortverantwortung: Seien Sie der primäre Ansprechpartner für Berlin (und möglicherweise Schweden) bei Anfragen an Vermieter, Anbieter und Wartung – Hausmeister, Reinigungsteams, allgemeine Instandhaltung. Verwalten Sie den physischen Zugang (Schlüssel/Fobs), Besucherprotokolle und verwalten Sie Rechnungen von Anbietern, um den besten Wert für das Team zu gewährleisten.
• Sicherheit und Compliance: Agieren Sie als lokaler Ansprechpartner für Arbeitsschutz und Sicherheit, einschließlich Brandschutz, Erste Hilfe, Betriebsarzt und Berufsgenossenschaft.

Event-Operationen und Kommunikationsunterstützung:

• Veranstaltungen und Programme: Koordinieren Sie lokale und remote Townhalls (EU und global), verwalten Sie den Präsentationszyklus, polieren Sie visuelle Inhalte für ein publikumsbereites Produkt und helfen Sie, das Format interaktiver zu gestalten, wenn Sie dazu bereit sind. Organisieren und moderieren Sie vor Ort Workshops und Demos und pflegen Sie den lokalen Veranstaltungskalender.
• Interne Kommunikation: Unterstützen und koordinieren Sie Teamankündigungen und Updates, die Berlin und Schweden informiert und auf dem Laufenden halten.

IT- und Asset-Management-Koordination:

• Erweiterte Unterstützung für IT: Dienen Sie als lokale Erweiterung unseres IT-Teams (mit Sitz in Belgrad), indem Sie Hardware koordinieren und das Team bei der Verwaltung der lokalen Assets unterstützen.

Partnerschaft mit dem People-Team:

• Die rechte Hand des People-Teams: Bieten Sie erste Unterstützung für die lokale HR-Administration – bearbeiten Sie ad-hoc Mitarbeiteranfragen und verwalten Sie eingehende Post zur Unterstützung unseres Senior HRBP.
• Das „Wow“-Onboarding: Gestalten Sie das Willkommens-Erlebnis für neue Mitarbeiter. Sie sind verantwortlich für die Vorabkommunikation, bereiten alles für ihren ersten Tag vor, fügen sie zu Onboarding-Veranstaltungen und -Ankündigungen hinzu und verbinden sie mit ihren neuen Kollegen.

Expat- und Umzugsunterstützung:

• Seien Sie die lokale Erweiterung, die unseren internationalen Mitarbeitern hilft, die Besonderheiten Berlins zu navigieren.

Qualifikationen:

• Sprachbeherrschung: Sie sprechen fließend Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich) und können sich leicht durch die deutsche Bürokratie bewegen.
• Technikaffin: Sie besitzen ein starkes technisches Verständnis und sind ein „Early Adopter“ neuer Tools. Sie experimentieren gerne mit KI-Tools, um smarter zu arbeiten, nicht härter, und sind mit der Unterstützung grundlegender IT-Aufgaben vertraut.
• Starker Problemlöser: Sie betrachten die Mitarbeitererfahrung als Produkt, verstehen Ihre Kunden und konzentrieren sich auf kontinuierliche Verbesserung. Sie haben eine starke „Fix-it“-Mentalität, erkennen schnell Engpässe und lösen Probleme für das Team.
• Die Gastgeber-Mentalität: Sie sind detailorientiert und haben ein Auge für die kleinen Dinge, die andere übersehen, wahrscheinlich aufgrund von Erfahrungen in schnelllebigen, wachstumsstarken Unternehmen.
• Autonom: Sie sind es gewohnt, der lokale Treiber von Verbesserungen in Ihrem Bereich zu sein.

Gesamtvergütung: Vollzeitstellen umfassen ein Grundgehalt, Anspruch auf einen jährlichen Leistungsbonus und Anspruch auf Eigenkapital. Neben dem Grundgehalt bietet Rivian und Volkswagen Group Technologies Vorteile, die auf den lokalen Markt zugeschnitten sind.

Chancengleichheit: Rivian und Volkswagen Group Technologies setzen sich für die Schaffung eines vielfältigen Umfelds ein und sind stolz darauf, ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit zu sein. Alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, nationaler Herkunft, Abstammung, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, genetischen Informationen oder Merkmalen, körperlichen oder geistigen Behinderungen, Familienstand, Alter, Militär-/Veteranenstatus, medizinischen Bedingungen oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen berücksichtigt.