Group CEO Personal Assistant (m/w/d) with Native-Level English in Düsseldorf

Hochwirksame Rolle im CEO-Büro, in der Sie als vertrauenswürdiger Partner der Unternehmensführung agieren. Sie verwalten komplexe internationale Zeitpläne, die Korrespondenz der Führungsebene und sensible Informationen mit Präzision und Diskretion. Native-Level Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich, sowie außergewöhnliche Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich, um selbstbewusst und diplomatisch mit globalen Stakeholdern zu interagieren, strategische Schwerpunkte zu setzen und einen reibungslosen Ablauf der Exekutive sicherzustellen.

Unser Kunde ist ein global tätiges, finanziell starkes Unternehmen im Bereich Versicherungen und Finanzdienstleistungen, das für seine Stabilität, internationale Reichweite und hohen professionellen Standards anerkannt ist. Mit einem starken Erbe und einer zukunftsorientierten strategischen Agenda bietet das Unternehmen ein hochstrukturiertes, internationales Umfeld, in dem Diskretion, Präzision, Zuverlässigkeit und Exzellenz von entscheidender Bedeutung sind.

Wir suchen eine außergewöhnliche persönliche Assistenz zur Unterstützung des Sekretariats des Group CEO. Die Beherrschung der englischen Sprache auf Muttersprachenniveau, sowohl schriftlich als auch mündlich, ist eine wesentliche Voraussetzung für diese Position. In dieser vertrauensvollen und sichtbaren Rolle werden Sie die Korrespondenz der Führungsebene bearbeiten und selbstbewusst sowie diplomatisch mit internationalen Führungskräften kommunizieren, um einen reibungslosen täglichen Betrieb, eine effektive Koordination und den höchsten Standard an exekutiver Unterstützung sicherzustellen.

Wichtige Aufgaben:

• Strategisches Gatekeeping & Korrespondenz: Agieren Sie als vertrauenswürdiger erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder. Verwalten Sie hochrangige englische Korrespondenz mit muttersprachlicher Flüssigkeit, Präzision und Nuance, um sicherzustellen, dass die Kommunikation im Namen des CEO stets klar, diplomatisch, professionell und zeitgerecht ist.
• Globale Logistik & Reiseplanung: Orchestrieren Sie komplexe internationale Reisen und Zeitpläne für den CEO und gewährleisten Sie maximale Effizienz über verschiedene Zeitzonen hinweg.
• Information & Dokumentenverwaltung: Pflegen Sie ein tadelloses digitales und physisches Archivierungssystem. Verwalten Sie sensible Dokumente mit Präzision und stellen Sie sicher, dass sie organisiert, zugänglich und konform mit den Unternehmensstandards sind.
• Integrierte Büro-Kollaboration: Berichten Sie direkt an den Leiter des CEO-Büros und agieren Sie als essentielle administrative Gegenstelle zu den technischen Executive Assistants des CEO, um eine nahtlose Koordination zu gewährleisten und den organisatorischen Rahmen für deren technische und strategische Initiativen bereitzustellen.
• Kollaborative Kontinuität: Arbeiten Sie eng mit Kollegen im Sekretariatsteam zusammen, um gründliche Übergaben zwischen den Schichten sicherzustellen und eine einheitliche und konsistente Unterstützungsstruktur für den CEO jederzeit aufrechtzuerhalten.
• Unterstützung der finanziellen Verwaltung: Bearbeiten Sie die finanzielle Verwaltung, einschließlich der genauen Erstellung von Spesenabrechnungen, steuerbezogenen Dokumenten und der Budgetüberwachung für das Büro des CEO.

Technische Anforderungen:

• Tiefe berufliche Identifikation: Sie betrachten Ihre Rolle als einen wesentlichen Teil des Erfolgs des CEO und des globalen Rufs des Unternehmens.
• Team-Synergie & Schichtflexibilität: Sie sind ein echter Teamplayer, der die Vorteile eines Schichtsystems schätzt. Sie bieten Flexibilität innerhalb dieses Rahmens, um sicherzustellen, dass das Büro des CEO immer betriebsbereit ist, wenn es die Geschäftserfordernisse verlangen.
• Internationale Erfahrung: Sie haben einen erheblichen Teil Ihrer Karriere im Ausland verbracht und dabei die kulturelle Intelligenz und Kommunikationsfähigkeiten entwickelt, die erforderlich sind, um effektiv mit Stakeholdern aus verschiedenen Ländern und Kulturen zu interagieren.
• Nachweisliche Erfolge: Sie bringen mehrere Jahre Erfahrung in einer leitenden Sekretariats- oder Assistenzrolle mit, idealerweise in einem komplexen, regulierten Unternehmensumfeld.
• Native-Level Englisch - Essentielle Anforderung: Sie verfügen über Englischkenntnisse auf Muttersprachenniveau, sowohl schriftlich als auch mündlich. Sie entwerfen, bearbeiten und verfeinern eigenständig komplexe Korrespondenz und Dokumente mit außergewöhnlicher grammatikalischer Genauigkeit, stilistischer Sicherheit und Aufmerksamkeit für Nuancen. Sie kommunizieren selbstbewusst und diplomatisch mit hochrangigen internationalen Stakeholdern und passen Ihren Ton und Ihre Wortwahl an das Publikum und die Sensibilität der Situation an. Deutschkenntnisse sind ein wertvolles Asset, aber keine Voraussetzung.
• Außergewöhnliches Organisationstalent: Sie haben eine Leidenschaft für klassische organisatorische Aufgaben und führen diese mit einem Detail- und Qualitätsniveau aus, das die Bedeutung des Büros des CEO widerspiegelt.
• Diskretion & Integrität: Sie gehen mit vertraulichen finanziellen und unternehmensinternen Daten mit höchster beruflicher Ethik um.
• Zuverlässigkeit in einer Teamstruktur: Sie verstehen, dass Ihre individuelle Leistung die Grundlage für den kollektiven Erfolg des Teams ist.
• Resilienz: Sie bleiben ruhig und fokussiert und stellen sicher, dass selbst routinemäßige administrative Aufgaben unter engen Fristen auf höchstem Niveau abgeschlossen werden.