Personal Assistant (m/w/d) CEO Full - time

Hochwirksame Rolle im Büro des CEO, in der Sie als vertrauenswürdiger Partner agieren, um einen reibungslosen Ablauf der Exekutive auf höchster Ebene sicherzustellen. Sie verwalten komplexe internationale Zeitpläne, hochrangige Korrespondenz und sensible Informationen mit Präzision und Diskretion. In enger Zusammenarbeit mit leitenden Stakeholdern ermöglichen Sie strategische Fokussierung und steigern die Effizienz in einem dynamischen, globalen Umfeld.

Unser Kunde ist ein global tätiges, finanziell starkes Unternehmen im Bereich Versicherungen und Finanzdienstleistungen, das für seine Stabilität, internationale Reichweite und hohen professionellen Standards anerkannt ist. Mit einem starken Erbe und einer zukunftsorientierten strategischen Agenda bietet das Unternehmen ein hochstrukturiertes, internationales Umfeld, in dem Diskretion, Präzision, Zuverlässigkeit und Exzellenz unerlässlich sind.

Wir suchen eine außergewöhnliche persönliche Assistenz zur Unterstützung des Sekretariats des Group CEO. In dieser vertrauensvollen und hochsichtbaren Rolle unterstützen Sie das Büro des CEO, um einen reibungslosen täglichen Betrieb, eine effektive Koordination und den höchsten Standard an exekutiver Unterstützung sicherzustellen.

• Strategisches Gatekeeping & Korrespondenz: Agieren Sie als anspruchsvoller erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder. Sie verwalten hochrangige englische Korrespondenz und stellen sicher, dass die Kommunikation des CEO stets professionell und zeitnah ist.
• Globale Logistik & Reiseplanung: Organisieren Sie komplexe internationale Reisen und Zeitpläne für den CEO und gewährleisten Sie maximale Effizienz über verschiedene Zeitzonen hinweg.
• Informations- & Aktenverwaltung: Pflegen Sie ein makelloses digitales und physisches Archivierungssystem. Sie sind verantwortlich für die anspruchsvolle Verwaltung sensibler Dokumente und stellen sicher, dass diese organisiert, zugänglich und konform mit den Unternehmensstandards sind.
• Integrierte Büro-Kollaboration: Arbeiten Sie unter der direkten Leitung des Leiters des CEO-Büros und agieren Sie als wesentlicher administrativer Ansprechpartner für die technischen Exekutivassistenten des CEO, um eine nahtlose Schnittstelle zu gewährleisten.
• Kollaborative Kontinuität: Arbeiten Sie eng mit Ihren Kollegen im Sekretariatsteam zusammen, um einen perfekten Übergang zwischen den Schichten zu gewährleisten und eine einheitliche und konsistente Unterstützungsstruktur für den CEO aufrechtzuerhalten.
• Unterstützung der Finanzverwaltung: Übernehmen Sie finanzielle Aufgaben, einschließlich der sorgfältigen Vorbereitung von Spesenabrechnungen, steuerbezogenen Dokumenten und Budgetüberwachung für das Büro des CEO mit absoluter Genauigkeit.

Technische Anforderungen

• Tiefe berufliche Identifikation: Sie betrachten Ihre Rolle als einen wesentlichen Teil des Erfolgs des CEO und des globalen Rufs des Unternehmens.
• Team-Synergie & Schichtflexibilität: Sie sind ein echter Teamplayer, der die Vorteile eines Schichtsystems schätzt. Sie bieten maximale Flexibilität innerhalb dieses Rahmens, um sicherzustellen, dass das Büro des CEO jederzeit betriebsbereit ist.
• Internationale Erfahrung: Sie haben einen erheblichen Teil Ihrer Karriere im Ausland gearbeitet. Dies hat Ihnen die kulturelle Intelligenz und die globale Perspektive gegeben, die für eine globale Versicherungsgruppe erforderlich sind.
• Nachweisliche Erfolge: Sie bringen mehrere Jahre Erfahrung in einer hochwertigen sekretariellen oder assistierenden Rolle mit, idealerweise in einem komplexen, regulierten Unternehmensumfeld.
• Sprachliche Beherrschung: Sie verfügen über native oder zweisprachige Kenntnisse in Englisch (schriftlich und mündlich). Sie sind in der Lage, komplexe Dokumente eigenständig zu erstellen. Deutschkenntnisse sind ein wertvolles Asset, aber keine Voraussetzung.
• Außergewöhnliches Organisationstalent: Sie haben eine Leidenschaft für „klassische“ organisatorische Aufgaben und führen diese mit einem Detail- und Qualitätsniveau aus, das die Bedeutung des Büros des CEO widerspiegelt.
• Diskretion & Integrität: Sie gehen mit vertraulichen finanziellen und unternehmensbezogenen Daten mit dem höchsten Maß an beruflicher Ethik um.
• Zuverlässigkeit in einer Teamstruktur: Sie verstehen, dass Ihre individuelle Leistung die Grundlage für den kollektiven Erfolg des Teams ist.
• Resilienz: Sie bleiben ruhig und fokussiert und stellen sicher, dass selbst die routinemäßigsten administrativen Aufgaben unter engen Fristen auf höchstem Niveau abgeschlossen werden.