Personal Assistant (m/w/d) CEO (Sofort einstellen)

Hochwirksame Rolle im CEO-Büro, in der Sie als vertrauenswürdiger Partner agieren, um reibungslose Abläufe auf höchster Ebene sicherzustellen. Sie verwalten komplexe internationale Zeitpläne, hochrangige Korrespondenz und sensible Informationen mit Präzision und Diskretion. In enger Zusammenarbeit mit leitenden Stakeholdern ermöglichen Sie strategische Fokussierung und steigern die Effizienz in einem dynamischen, globalen Umfeld.

Unser Kunde ist eine global tätige, finanziell starke Organisation im Bereich Versicherungen und Finanzdienstleistungen, die für ihre Stabilität, internationale Reichweite und hohen professionellen Standards anerkannt ist. Mit einem starken Erbe und einer zukunftsorientierten strategischen Agenda bietet das Unternehmen ein hochstrukturiertes, internationales Umfeld, in dem Diskretion, Präzision, Zuverlässigkeit und Exzellenz unerlässlich sind.

Wir suchen einen außergewöhnlichen Personal Assistant, der dem Sekretariat des Group CEO beitritt. In dieser vertrauensvollen und sichtbaren Rolle unterstützen Sie das CEO-Büro bei der Gewährleistung reibungsloser täglicher Abläufe, effektiver Koordination und dem höchsten Standard an exekutiver Unterstützung.

• Strategisches Gatekeeping & Korrespondenz: Agieren Sie als anspruchsvoller erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder. Sie verwalten hochrangige englische Korrespondenz und stellen sicher, dass die Kommunikation des CEO stets professionell und zeitnah ist.
• Globale Logistik & Reiseplanung: Organisieren Sie komplexe internationale Reisen und Zeitpläne für den CEO und gewährleisten Sie maximale Effizienz über verschiedene Zeitzonen hinweg.
• Informations- & Dokumentenverwaltung: Pflegen Sie ein makelloses digitales und physisches Archivierungssystem. Sie sind verantwortlich für die anspruchsvolle Verwaltung sensibler Dokumente und stellen sicher, dass diese organisiert, zugänglich und konform mit den Unternehmensstandards sind.
• Integrierte Büro-Kollaboration: Arbeiten Sie unter der direkten Leitung des Leiters des CEO-Büros und agieren Sie als wesentlicher administrativer Ansprechpartner für die technischen Executive Assistants des CEO, um eine nahtlose Schnittstelle zu gewährleisten.
• Kollaborative Kontinuität: Arbeiten Sie eng mit Ihren Kollegen im Sekretariatsteam zusammen, um einen perfekten Übergang zwischen den Schichten sicherzustellen und eine einheitliche und konsistente Unterstützungsstruktur für den CEO aufrechtzuerhalten.
• Unterstützung der Finanzverwaltung: Bearbeiten Sie finanzielle Aufgaben, einschließlich der sorgfältigen Vorbereitung von Spesenabrechnungen, steuerbezogenen Dokumenten und Budgetüberwachung für das Büro des CEO mit absoluter Genauigkeit.

• Tiefe berufliche Identifikation: Sie betrachten Ihre Rolle als wesentlichen Teil des Erfolgs des CEO und des globalen Rufs des Unternehmens.
• Team-Synergie & Schichtflexibilität: Sie sind ein echter Teamplayer, der die Vorteile eines Schichtsystems schätzt und maximale Flexibilität innerhalb dieses Rahmens bietet.
• Internationale Erfahrung: Sie haben einen erheblichen Teil Ihrer Karriere im Ausland gearbeitet, was Ihnen die kulturelle Intelligenz und globale Perspektive gegeben hat, die für eine globale Versicherungsgruppe erforderlich sind.
• Nachweisliche Erfolge: Sie bringen mehrere Jahre Erfahrung in einer hochwertigen sekretariats- oder assistierenden Rolle mit, idealerweise in einem komplexen, regulierten Unternehmensumfeld.
• Sprachliche Beherrschung: Sie verfügen über native oder zweisprachige Kenntnisse in Englisch (schriftlich und mündlich) und sind in der Lage, komplexe Dokumente eigenständig zu erstellen. Deutschkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Außergewöhnliches Organisationstalent: Sie haben eine Leidenschaft für klassische organisatorische Aufgaben und führen diese mit einem Detail- und Qualitätsniveau aus, das die Bedeutung des Büros des CEO widerspiegelt.
• Diskretion & Integrität: Sie gehen mit vertraulichen finanziellen und unternehmensbezogenen Daten mit höchster beruflicher Ethik um.
• Zuverlässigkeit in einer Teamstruktur: Sie verstehen, dass Ihre individuelle Leistung die Grundlage für den kollektiven Erfolg des Teams ist.
• Resilienz: Sie bleiben ruhig und fokussiert und stellen sicher, dass selbst die routinemäßigsten administrativen Aufgaben unter engen Fristen auf höchstem Niveau abgeschlossen werden.