Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Bürooperationen, unterstütze Mitarbeiter und koordiniere Veranstaltungen.
- Unternehmen: Multinationales Unternehmen mit dynamischer Arbeitsumgebung.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Karrierechancen in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag und unterstütze ein internationales Team.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss, fließend in Deutsch, Englisch und Mandarin.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Job Responsibilities
- Tägliches Betriebsmanagement
- Verwalten des Bürozugangs und Durchführung von Sicherheitsrundgängen.
- Sauberkeit und Ordnung in Bürobereichen, Küchen, Toiletten und Lagerräumen aufrechterhalten.
- Bürogeräte (Drucker, Projektoren usw.) verwalten und Reparaturarrangements koordinieren.
- Vollständige Verwaltung der Büromaterialien: Beschaffung, Lagerung, Bestandsprüfung und Verteilung.
- Koordination der Zuteilung von Mitarbeiterparkplätzen.
- Post- und Paketmanagement
- Bearbeitung der Korrespondenz, die an die registrierte Adresse in Deutschland geliefert wird, und zeitnahe Rückmeldung relevanter Informationen an das Team in China.
- Verfolgung des Empfangs und der Übergabe kritischer Dokumente und Materialien.
- Pflege der Kontakte zu lokalen Logistikpartnern, einschließlich DHL.
- Regierungs- und Bankangelegenheiten
- Unterstützung bei lokalen deutschen politischen Konsultationen und administrativen Formalitäten vor Ort.
- Reisen innerhalb Deutschlands und in benachbarte Länder zur Einreichung von Dokumenten und Kommunikation mit Steuerbehörden und Regierungsstellen auf Anfrage.
- Unterstützung bei Bankdienstleistungen vor Ort sowie Dokumentenabgabe und -abholung.
- Besucher- und Besprechungsunterstützung
- Begrüßung und Begleitung von Besuchern und internationalen Gästen.
- Organisation der Buchung von Besprechungsräumen, Vor-Ort-Setup, Gerätefehlerbehebung und Catering.
- Spesenabrechnung und Kostenkontrolle
- Monatliche Spesenanträge von europäischen Büros sammeln, Kosten überprüfen und Beschaffungsannahmeprüfungen durchführen.
- Leitung der Mitarbeiter durch die Erstattungsformalitäten.
- Automatische Zahlungen (lokale Telekommunikation, Rundfunk usw.) verarbeiten und die entsprechenden Gebühren validieren.
- Regelmäßige Zusammenstellung von administrativen Ausgabenübersichten und monatliche Kostenberichte einreichen.
- Optimierung der Beschaffungskanäle zur Senkung der Verwaltungskosten.
- Mitarbeiterunterstützung und Veranstaltungsassistenz
- Hilfe bei der Organisation interner Aktivitäten: Teambuilding, Feiertagsfeiern und andere Unternehmensveranstaltungen.
- Unterstützung von Expatriates bei der Wohnungssuche, Mietverhandlungen und offiziellen Adressregistrierungen.
- Zusammenarbeit mit lokalen Autovermietungen zur Verbesserung der Transportlösungen für Mitarbeiter.
- Onboarding- und Offboarding-HR-Administration
- Neueinstellungen: Zuteilung von Büroschlüsseln, Arbeitsgeräten und Arbeitsplätzen.
- Ausscheidende Mitarbeiter: Rückholung von firmeneigenen Vermögenswerten und Geräten, Stornierung relevanter Zugriffsberechtigungen.
- Verwaltung von Anlagevermögen und Geräten
- Zusammenarbeit mit dem Team in China zur Durchführung von Bestandsaufnahmen des Anlagevermögens für das Büro in Deutschland.
- Regelmäßige Inspektion, Reinigung und Lagerung ungenutzter Überschussanlagen.
- Verwaltung der Registrierung für die Verteilung, Rückgabe, Übertragung und Ausleihe von Geräten.
- Unterstützung bei grenzüberschreitenden Vermögensverlagerungen: Einsammeln von Vermögenswerten von ausgeschiedenen Mitarbeitern in Deutschland und angrenzenden Ländern und Rückversand an die relevanten Abteilungen.
- Grundlegende IT-Unterstützung
- Fehlerbehebung bei häufigen IT-Problemen: WLAN, Drucker und Peripheriegeräte.
- Einbindung lokaler IT-Anbieter für Netzwerk- und Laptopwartung.
- Unterstützung des IT-Teams bei der Gerätezurücksetzung für ausscheidende Mitarbeiter.
Job Requirements
- Bildung und Sprachkenntnisse
- Abschluss eines Bachelor-Studiums oder höher.
- Fließendes Deutsch (C1+), fähig zur eigenständigen Kommunikation mit lokalen Behörden, Banken und Lieferanten.
- Solide Englischkenntnisse (Hören, Sprechen, Lesen & Schreiben) für die tägliche Koordination mit dem Team in China.
- Mandarin-Chinesisch-Kenntnisse sind für die tägliche Arbeit erforderlich.
- Berufserfahrung
- Frühere Erfahrungen in der Verwaltung/allgemeinen Angelegenheiten/HR-Administration in multinationalen Unternehmen.
- Bevorzugt: Vertrautheit mit deutschen lokalen Verwaltungsabläufen (Immobilienkoordination, Rechnungsbegleichung, Lieferantenmanagement).
- Bevorzugt: Berufserfahrung in chinesisch finanzierten Überseeunternehmen mit Verständnis für die chinesische Unternehmenskultur und Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg.
- Fachliche Fähigkeiten
- Fortgeschrittene Kenntnisse der MS Office Suite (Excel, Word, PowerPoint).
- Erfahrung im Betrieb von ERP/OA-Systemen ist von Vorteil.
- Grundlegende Finanzkompetenz zur eigenständigen Durchführung von Spesenprüfungen und Erstellung monatlicher Berichte.
- Bonus: Vertrautheit mit deutschem Arbeitsrecht, Steuerregeln und Verfahren zur Handelsregistrierung.
Administrator Arbeitgeber: Roborock
Als Arbeitgeber bietet unser Unternehmen eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Wir fördern eine offene Kommunikation und bieten zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung, während wir gleichzeitig ein angenehmes Arbeitsklima in einer zentralen Lage in Deutschland schaffen. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, regelmäßigen Teamevents und einem starken Fokus auf Work-Life-Balance.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrator erhalten könnten
✨Netzwerken, Netzwerken, Netzwerken!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Besuche Messen, Events oder lokale Meetups und sprich mit anderen über ihre Erfahrungen. Oft sind es persönliche Kontakte, die dir den entscheidenden Vorteil verschaffen können.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass Stellenanzeigen veröffentlicht werden. Recherchiere Unternehmen, die dich interessieren, und kontaktiere sie direkt. Zeige dein Interesse und frage nach möglichen offenen Positionen – manchmal gibt es Stellen, die noch nicht ausgeschrieben sind!
✨Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor!
Informiere dich gründlich über das Unternehmen und die spezifische Rolle, für die du dich bewirbst. Übe häufige Interviewfragen und bereite eigene Fragen vor, um dein Interesse zu zeigen. Je besser du vorbereitet bist, desto selbstbewusster wirst du auftreten.
✨Bewirb dich über unsere Website!
Wenn du eine Stelle bei uns im Auge hast, bewirb dich direkt über unsere Website. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, bei StudySmarter zu arbeiten. Ein bisschen Persönlichkeit schadet nie!
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du es abschickst!
Zeig deine Erfahrungen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen, die relevant für die Stelle sind. Ob es um Büroorganisation, Kommunikation oder IT-Support geht – wir wollen wissen, was du drauf hast!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Roborock vorbereitet
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du die Jobbeschreibung gründlich durchlesen. Verstehe die täglichen Aufgaben und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Sprich die Sprache der Stelle
Da die Position fließende Deutsch- und Englischkenntnisse erfordert, solltest du sicherstellen, dass du in beiden Sprachen kommunizieren kannst. Übe wichtige Fachbegriffe und Redewendungen, die in der Stellenbeschreibung vorkommen, um im Gespräch souverän zu wirken.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast. Das kann alles von der Verwaltung von Büroabläufen bis hin zur Unterstützung bei Veranstaltungen sein. So kannst du deine Fähigkeiten anschaulich demonstrieren.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren. Fragen zu Teamdynamik oder spezifischen Projekten sind immer gut!
