Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Bürooperationen, unterstütze Mitarbeiter und koordiniere Veranstaltungen.
- Unternehmen: Multinationales Unternehmen mit dynamischer Arbeitsumgebung.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Karrierechancen in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag und unterstütze ein internationales Team.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss, fließend in Deutsch und Englisch, Mandarin von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Job Responsibilities
- Tägliches Betriebsmanagement
- Verwalten des Bürozugangs und Durchführung von Sicherheitsrundgängen.
- Aufrechterhaltung der Sauberkeit und Ordnung in Bürobereichen, Küchen, Toiletten und Lagerräumen.
- Verwalten von Büromaschinen (Drucker, Projektoren usw.) und Koordinierung von Reparaturmaßnahmen nach Bedarf.
- Überwachung des gesamten Zyklus der Büromaterialien: Beschaffung, Lagerung, Bestandsprüfung und Verteilung.
- Koordination der Zuteilung von Mitarbeiterparkplätzen.
- Post- und Paketmanagement
- Bearbeitung der an die deutsche Adresse gelieferten Korrespondenz und zeitnahe Rückmeldung relevanter Informationen an das Team in China.
- Verfolgung des Empfangs und der Übergabe kritischer Dokumente und Materialien.
- Pflege der Kontakte zu lokalen Logistikpartnern, einschließlich DHL.
- Regierungs- und Bankangelegenheiten
- Unterstützung bei lokalen deutschen politischen Konsultationen und administrativen Formalitäten vor Ort.
- Reisen innerhalb Deutschlands und in benachbarte Länder zur Einreichung von Dokumenten und Kommunikation mit Steuerbehörden und Regierungsstellen auf Anfrage.
- Unterstützung bei Bankdienstleistungen sowie Dokumentenabgabe und -abholung.
- Besucher- und Besprechungsunterstützung
- Begrüßung und Begleitung von Besuchern und ausländischen Gästen.
- Organisation von Besprechungsraumreservierungen, Vor-Ort-Setup, Gerätefehlerbehebung und Catering.
- Spesenabrechnung und Kostenkontrolle
- Sammlung monatlicher Spesenanträge von europäischen Büros, Überprüfung der Kosten und Durchführung von Beschaffungsannahmeprüfungen.
- Leitung der Mitarbeiter durch die Erstattungsformalitäten.
- Bearbeitung von Lastschriftzahlungen (lokale Telekommunikation, Rundfunk usw.) und Validierung der entsprechenden Gebühren.
- Zusammenstellung regelmäßiger administrativer Ausgabenübersichten und Einreichung monatlicher Kostenberichte.
- Optimierung der Beschaffungskanäle zur Reduzierung der Verwaltungskosten.
- Mitarbeiterunterstützung und Veranstaltungsassistenz
- Hilfe bei der Organisation interner Aktivitäten: Teambuilding, Feiertagsfeiern und andere Unternehmensveranstaltungen.
- Unterstützung von Expatriates bei der Wohnungssuche, Mietverhandlungen und offiziellen Adressregistrierungen.
- Zusammenarbeit mit lokalen Autovermietungen zur Verbesserung der Transportlösungen für Mitarbeiter.
- Onboarding- und Offboarding-HR-Administration
- Neueinstellungen: Zuteilung von Büroschlüsseln, Arbeitsgeräten und Arbeitsplätzen.
- Ausscheidende Mitarbeiter: Rückholung von firmeneigenen Vermögenswerten und Geräten, Stornierung relevanter Zugriffsberechtigungen.
- Verwaltung von Anlagevermögen und Geräten
- Zusammenarbeit mit dem Team in China zur Durchführung von Bestandsaufnahmen des Anlagevermögens für das Büro in Deutschland.
- Regelmäßige Inspektion, Reinigung und Lagerung ungenutzter Überschussanlagen.
- Verwaltung der Registrierung für die Verteilung, Rückgabe, Übertragung und Ausleihe von Geräten.
- Unterstützung bei grenzüberschreitenden Vermögensverlagerungen: Einsammeln von Vermögenswerten von ausgeschiedenen Mitarbeitern in Deutschland und angrenzenden Ländern und Rückversand an die relevanten Abteilungen.
- Grundlegende IT-Unterstützung
- Fehlerbehebung bei häufigen IT-Problemen: WLAN, Drucker und Peripheriegeräte.
- Engagement lokaler IT-Anbieter für Netzwerk- und Laptopwartung.
- Unterstützung des IT-Teams bei der Gerätezurücksetzung für ausscheidende Mitarbeiter.
Job Anforderungen
- Bildung & Sprachkenntnisse
- Abschluss eines Bachelorstudiums oder höher.
- Fließendes Deutsch (C1+), fähig zur eigenständigen Kommunikation mit lokalen Behörden, Banken und Lieferanten.
- Solide Englischkenntnisse (Hören, Sprechen, Lesen & Schreiben) für die tägliche Koordination mit dem Team in China.
- Mandarin-Chinesisch-Kenntnisse sind für die tägliche Arbeit erforderlich.
- Berufserfahrung
- Frühere Erfahrung in der Verwaltung/allgemeinen Angelegenheiten/HR-Administration in multinationalen Unternehmen.
- Bevorzugt: Vertrautheit mit deutschen lokalen Verwaltungsabläufen (Immobilienkoordination, Rechnungsbegleichung, Lieferantenmanagement).
- Bevorzugt: Berufserfahrung in chinesisch finanzierten Überseeunternehmen mit Verständnis für die chinesische Unternehmenskultur und Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg.
- Fachliche Fähigkeiten
- Fortgeschrittene Kenntnisse der MS Office Suite (Excel, Word, PowerPoint).
- Erfahrung im Betrieb von ERP/OA-Systemen ist von Vorteil.
- Grundlegende Finanzkompetenz zur eigenständigen Durchführung von Spesenprüfungen und Erstellung monatlicher Berichte.
- Bonus: Vertrautheit mit deutschem Arbeitsrecht, Steuerregeln und Verfahren zur Handelsregisteranmeldung.
Administrator Arbeitgeber: Roborock
Als Arbeitgeber bietet unser Unternehmen eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Wir fördern eine offene Kommunikation und bieten zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung, während wir gleichzeitig ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit unterstützen. Unsere Lage in Deutschland ermöglicht es Ihnen, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten und wertvolle Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Kulturen zu sammeln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrator erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Roborock
Wenn du auf der Website von Roborock stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Roborock erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Roborock vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
