Administrator

Job Responsibilities

• Tägliches Betriebsmanagement
  • Verwalten des Bürozugangs und Durchführung von Sicherheitsrundgängen.
  • Aufrechterhaltung der Sauberkeit und Ordnung in Bürobereichen, Küchen, Toiletten und Lagerräumen.
  • Verwalten von Büromaschinen (Drucker, Projektoren usw.) und Koordinierung von Reparaturmaßnahmen nach Bedarf.
  • Überwachung des gesamten Zyklus der Büromaterialien: Beschaffung, Lagerung, Bestandsprüfung und Verteilung.
  • Koordination der Zuteilung von Mitarbeiterparkplätzen.
• Post- und Paketmanagement
  • Bearbeitung der an die deutsche Adresse gelieferten Korrespondenz und zeitnahe Rückmeldung relevanter Informationen an das Team in China.
  • Verfolgen des Empfangs und der Übergabe kritischer Dokumente und Materialien.
  • Pflege der Kontakte zu lokalen Logistikpartnern, einschließlich DHL.
• Regierungs- und Bankangelegenheiten
  • Unterstützung bei lokalen deutschen politischen Konsultationen und administrativen Formalitäten vor Ort.
  • Reisen innerhalb Deutschlands und in benachbarte Länder zur Einreichung von Dokumenten und Kommunikation mit Steuerbehörden und Regierungsstellen auf Anfrage.
  • Unterstützung bei Bankdienstleistungen am Schalter sowie bei der Abgabe und Abholung von Dokumenten.
• Besucher- und Besprechungsunterstützung
  • Begrüßung und Begleitung von Besuchern und ausländischen Gästen.
  • Organisation der Buchung von Besprechungsräumen, Vor-Ort-Setup, Fehlerbehebung bei Geräten und Catering.
• Spesenabrechnung und Kostenkontrolle
  • Monatliche Spesenanträge von europäischen Büros sammeln, Kosten überprüfen und Beschaffungsannahmeprüfungen durchführen.
  • Leitung der Mitarbeiter durch die Erstattungsformalitäten.
  • Verarbeitung von Lastschriftzahlungen (lokale Telekommunikation, Rundfunk usw.) und Validierung der entsprechenden Gebühren.
  • Regelmäßige Zusammenstellung von administrativen Ausgabenübersichten und monatliche Kostenberichte einreichen.
  • Optimierung der Beschaffungskanäle zur Senkung der Verwaltungskosten.
• Mitarbeiterunterstützung und Veranstaltungsassistenz
  • Hilfe bei der Organisation interner Aktivitäten: Teambuilding, Feiertagsfeiern und andere Unternehmensveranstaltungen.
  • Unterstützung von Expatriates bei der Wohnungssuche, Mietverhandlungen und offiziellen Adressregistrierungen.
  • Zusammenarbeit mit lokalen Autovermietungen zur Verbesserung der Transportlösungen für Mitarbeiter.
• Onboarding- und Offboarding-Administration
  • Neueinstellungen: Zuteilung von Büroschlüsseln, Arbeitsgeräten und Arbeitsplätzen.
  • Ausscheidende Mitarbeiter: Rückholung von firmeneigenen Vermögenswerten und Geräten, Stornierung relevanter Zugriffsberechtigungen.
• Verwaltung von Anlagevermögen und Geräten
  • Zusammenarbeit mit dem Team in China zur Durchführung von Bestandsaufnahmen des Anlagevermögens für das Büro in Deutschland.
  • Regelmäßige Inspektion, Reinigung und Lagerung ungenutzter Überschussanlagen.
  • Verwaltung der Registrierung für die Verteilung, Rückgabe, Übertragung und Ausleihe von Geräten.
  • Unterstützung bei grenzüberschreitenden Vermögensverlagerungen: Einsammeln von Vermögenswerten von ausgeschiedenen Mitarbeitern in Deutschland und angrenzenden Ländern und Rückversand an die relevanten Abteilungen.
• Grundlegende IT-Unterstützung
  • Fehlerbehebung bei häufigen IT-Problemen: WLAN, Drucker und Peripheriegeräte.
  • Einbindung lokaler IT-Anbieter für Netzwerk- und Laptopwartung.
  • Unterstützung des IT-Teams bei der Gerätezurücksetzung für ausscheidende Mitarbeiter.

Jobanforderungen

• Bildung und Sprachkenntnisse
  • Abschluss eines Bachelorstudiums oder höher.
  • Fließendes Deutsch (C1+), fähig zur eigenständigen Kommunikation mit lokalen Behörden, Banken und Lieferanten.
  • Solide Englischkenntnisse (Hören, Sprechen, Lesen & Schreiben) für die tägliche Koordination mit dem Team in China.
  • Mandarin-Chinesisch-Kenntnisse sind für die tägliche Arbeit erforderlich.
• Berufserfahrung
  • Vorherige Erfahrung in der Verwaltung/allgemeinen Angelegenheiten/HR-Administration in multinationalen Unternehmen.
  • Bevorzugt: Vertrautheit mit deutschen lokalen Verwaltungsabläufen (Immobilienkoordination, Rechnungsabwicklung, Lieferantenmanagement).
  • Bevorzugt: Berufserfahrung in chinesisch finanzierten Überseeunternehmen mit Verständnis für die chinesische Unternehmenskultur und Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg.
• Fachliche Fähigkeiten
  • Fortgeschrittene Kenntnisse der MS Office Suite (Excel, Word, PowerPoint).
  • Erfahrung im Umgang mit ERP/OA-Systemen ist von Vorteil.
  • Grundlegende Finanzkompetenz zur eigenständigen Durchführung von Spesenprüfungen und Erstellung monatlicher Berichte.
  • Bonus: Vertrautheit mit deutschem Arbeitsrecht, Steuerregeln und Verfahren zur Handelsregisteranmeldung.