Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle im Büro und unterstütze das Team bei Veranstaltungen.
- Unternehmen: Roche, ein innovatives Unternehmen mit einer offenen Unternehmenskultur.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Wachstumsorientierte Position mit vielen Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte den ersten Eindruck und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Hochschulbildung und Erfahrung in der Büroverwaltung sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die Position
Der Office Administrator (Vertragsrolle) ist der erste Ansprechpartner des Unternehmens, bietet administrative Unterstützung für alle Teammitglieder und sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Büroveranstaltungen.
Hauptverantwortlichkeiten
- Begrüßt und betreut Besucher sowie externe Dienstleister.
- Bearbeitet Anfragen telefonisch und persönlich; nimmt Nachrichten entgegen und leitet sie weiter.
- Verwaltet eingehende und ausgehende Post- und Kurierdienste sowie Pakete und koordiniert externe Anbieter (Verfolgung und Rechnungsstellung).
- Holt ein, sortiert und verteilt eingehende Post und Pakete.
- Führt ein Register für eingehende Post.
- Kümmert sich um die Druckerecken im Büro und stellt sicher, dass diese gut mit Büromaterial ausgestattet sind.
- Bestückt Besprechungsräume mit Büromaterial und Besprechungsbedarf.
- Agiert als Warenempfänger für Büromaterial und andere Lieferungen, wie zugewiesen.
- Führt Sicherheits- und SHE-Aktivitäten gemäß lokalen internen Vorschriften und nach Anweisung der lokalen Sicherheits- und SHE-Beauftragten durch.
- Verantwortlich für die physische Archivierung offizieller Unternehmensdokumente bei einem externen Dienstleister.
- Koordiniert den Austausch von Dokumentationen mit externen Lieferanten.
- Verwaltet und gibt Geschäftsreiseaufträge aus.
- Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben im Alltag.
- Unterstützung bei geschäftlichen Vor-Ort-Veranstaltungen.
- Führt andere zugewiesene Aufgaben aus.
Wesentliche Anforderungen
- Höhere Bildung (BSc. oder Bachelor)
- Vorherige Erfahrung in einem Unternehmensumfeld als Office Administrator ist bevorzugt
- Gute verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Kundenorientierung – geduldig und unterstützend
- Starke zwischenmenschliche und kollaborative Fähigkeiten
- Ehrlich, vertrauenswürdig, mit soliden Arbeitsmoral und Compliance
- Selbstmotiviert, gut organisiert und effizient
- Fähigkeit zum Multitasking, Planen, Priorisieren und Arbeiten unter Druck
- Ausgezeichnete Computerkenntnisse (MS Office)
- Wachstumsorientierte Denkweise
- Fließend in der Landessprache und Englisch
Roche ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.
Contract Office Administrator - Guests, Admin & Events Arbeitgeber: Roche
Roche ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld bietet, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. In dieser Rolle als Office Administrator in einem innovativen Unternehmen haben Sie die Chance, Teil eines engagierten Teams zu werden, das Wert auf Zusammenarbeit und eine positive Unternehmenskultur legt. Zudem profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten und einer zentralen Lage, die den Zugang zu öffentlichen Verkehrsmitteln erleichtert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Contract Office Administrator - Guests, Admin & Events erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Administrator bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, was sie besonders macht. Zeig in deinem Gespräch, dass du nicht nur die Anforderungen kennst, sondern auch, wie du zur Unternehmenskultur passen würdest.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du in stressigen Situationen organisiert bleibst oder wie du mit Kunden umgehst. Das zeigt, dass du die Fähigkeiten hast, die sie suchen.
✨Tipp Nummer 4
Vergiss nicht, nach dem Gespräch nachzufassen! Schick eine kurze Dankesnachricht, in der du deine Begeisterung für die Position nochmals betonst. Das bleibt im Gedächtnis und zeigt dein Interesse an der Stelle.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Contract Office Administrator - Guests, Admin & Events mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserem Team passen und ihre Persönlichkeit einbringen.
Betone deine Erfahrungen:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen als Office Administrator oder in ähnlichen Rollen. Zeig uns, wie du mit Herausforderungen umgegangen bist und welche Erfolge du erzielt hast.
Achte auf Details:Eine saubere und gut strukturierte Bewerbung ist das A und O. Achte darauf, dass alles ordentlich formatiert ist und keine Rechtschreibfehler enthalten sind. Das zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alle Informationen schnell und einfach erhalten und du den besten Eindruck hinterlässt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Roche vorbereitet
✨Sei der erste Eindruck
Als Office Administrator bist du die erste Anlaufstelle für Besucher. Übe, wie du dich vorstellst und freundlich auf Fragen reagierst. Ein Lächeln und eine positive Einstellung können viel bewirken!
✨Kenntnis der Aufgaben
Mach dich mit den Hauptaufgaben des Jobs vertraut. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da gute Kommunikationsfähigkeiten wichtig sind, bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Umgang mit Kunden und Kollegen zu teilen. Zeige, wie du in stressigen Situationen ruhig und hilfsbereit bleibst.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren.
