Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle im Büro und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Roche, ein innovatives Unternehmen mit einer offenen Unternehmenskultur.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, wertvolle Erfahrungen und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten und ein freundliches Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag mit und entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden Team.
- Qualifikationen: Hochschulbildung und Erfahrung in der Büroverwaltung sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die Position
Der Office Administrator (Vertragsrolle) ist der erste Ansprechpartner des Unternehmens, bietet administrative Unterstützung für alle Teammitglieder und sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Büroveranstaltungen.
Hauptverantwortlichkeiten
- Begrüßt und betreut Besucher sowie externe Dienstleister.
- Bearbeitet Anfragen telefonisch und persönlich; nimmt Nachrichten entgegen und leitet sie weiter.
- Bearbeitet eingehende und ausgehende Post- und Kurierdienste sowie Pakete und verwaltet externe Anbieter (Verfolgung und Rechnungsstellung).
- Holt ein, sortiert und verteilt eingehende Post und Pakete.
- Führt ein Register für eingehende Post.
- Kümmert sich um die Druckerecken im Büro und stellt sicher, dass diese gut mit Büromaterial ausgestattet sind und in Ordnung sind.
- Füllt Besprechungsräume mit Büromaterial und Besprechungsbedarf auf.
- Agiert als Warenempfänger für Büromaterial und andere Lieferungen, wie zugewiesen.
- Führt Sicherheits- und SHE-Aktivitäten durch, basierend auf lokalen internen Vorschriften und wie von den lokalen Sicherheits- und SHE-Beauftragten angeordnet.
- Verantwortlich für die physische Archivierung offizieller Unternehmensdokumente bei einem externen Dienstleister.
- Koordiniert den Austausch von Dokumentationen mit externen Lieferanten.
- Verwaltet und gibt Geschäftsreiseaufträge aus.
- Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben im Alltag.
- Unterstützung bei geschäftlichen Vor-Ort-Veranstaltungen.
- Führt andere zugewiesene Aufgaben aus.
Wesentliche Anforderungen
- Höhere Bildung (BSc. oder Bachelor)
- Vorherige Erfahrung in einem Unternehmensumfeld als Office Administrator ist bevorzugt
- Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Kundenorientierung – geduldig und unterstützend
- Starke zwischenmenschliche und kollaborative Fähigkeiten
- Ehrlich, vertrauenswürdig, zeigt solide Arbeitsmoral und Compliance
- Selbstmotiviert, gut organisiert und effizient
- Fähigkeit zum Multitasking, Planen, Priorisieren und Arbeiten unter Druck
- Ausgezeichnete Computerkenntnisse (MS Office)
- Wachstumsorientierte Denkweise
- Fließend in der Landessprache und Englisch
Roche ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.
Office Administrator (Contractor) Arbeitgeber: Roche
Roche ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in der Rolle des Office Administrators eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und persönlichem Wachstum fördert Roche die berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter durch kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten. Die Unternehmenskultur ist geprägt von Offenheit und Wertschätzung, was es zu einem idealen Ort macht, um bedeutungsvolle und erfüllende Arbeit zu leisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Administrator (Contractor) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Administrator bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du die häufigsten Fragen für administrative Positionen durchgehst. Übe deine Antworten laut, damit du selbstbewusst und klar kommunizieren kannst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und wie du zur Effizienz des Büros beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder bei Roche tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, was deine Chancen erheblich steigern kann.
✨Tip Nummer 4
Vergiss nicht, nach dem Vorstellungsgespräch ein Dankeschön zu senden! Das zeigt nicht nur deine Wertschätzung, sondern hält dich auch im Gedächtnis der Interviewer. Ein kurzes, freundliches Follow-up kann den Unterschied machen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Administrator (Contractor) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserem Team passen und ihre Persönlichkeit einbringen.
Betone deine Erfahrungen:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen als Office Administrator oder in ähnlichen Rollen. Zeig uns, wie du mit verschiedenen Aufgaben umgegangen bist und welche Erfolge du erzielt hast.
Achte auf die Details:Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Ein gut strukturiertes Dokument zeigt uns, dass du organisiert und detailorientiert bist – genau das, was wir suchen!
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Roche vorbereitet
✨Sei der erste Eindruck
Als Office Administrator bist du die erste Anlaufstelle für Besucher. Übe, wie du dich vorstellst und freundlich auf Fragen reagierst. Ein Lächeln und eine positive Einstellung können viel bewirken!
✨Kenntnis der Aufgaben
Mach dich mit den Hauptaufgaben des Jobs vertraut. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist.
✨Kommunikationsfähigkeiten zeigen
Da gute Kommunikationsfähigkeiten wichtig sind, übe, klar und präzise zu sprechen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Kundenbetreuung und Teamarbeit testen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren.
