Executive Assistant der Geschäftsführung - Vollzeit (m/w/d)

Du möchtest eng mit der Geschäftsführung einer schnell wachsenden Marketingagentur zusammenarbeiten und dich in strategischen sowie operativen Bereichen einbringen? Du hast bereits operative Erfahrung in der Agentur- oder Marketingbranche oder in einer vergleichbaren Rolle und zeichnest dich durch Organisationstalent, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke aus? Wenn das nach dir klingt, dann lies weiter…

Du bist bereit, Verantwortung zu übernehmen und dich langfristig als wichtigen Bestandteil unseres Führungsteams zu etablieren. Du würdest all dies in einem Team tun, das nicht nur motiviert ist, sondern sich konstant weiterentwickelt und gemeinsam Ziele erreicht.

Als rechte Hand der Geschäftsführung bist du ein unverzichtbarer Impulsgeber für operative Exzellenz und strategische Erfolge. In unserem inhabergeführten Unternehmen setzen wir auf Wachstum – sowohl für unsere Kunden als auch für jeden Einzelnen im Team. Bei uns bekommst du die Gelegenheit, an vielfältigen Projekten zu arbeiten, deine Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern und deine Karriere gezielt voranzutreiben.

Deine Aufgaben

• Operative Unterstützung der Geschäftsführung: Du übernimmst die organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung und stellst sicher, dass alle Projekte und Deadlines im Fokus bleiben. Die Vor- und Nachbereitung sowie das Protokollieren von Terminen und Meetings gehören ebenso zu deinem Verantwortungsbereich, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.
• Interne und externe Kommunikationsschnittstelle: Du fungierst als zentrale Schnittstelle für die interne und externe Kommunikation, koordinierst nahtlos zwischen Teams, Kunden und der Geschäftsleitung und stellst sicher, dass alle relevanten Informationen klar und zeitnah weitergegeben werden.
• Optimierung und Automatisierung von Prozessen: Du analysierst bestehende Arbeitsabläufe und identifizierst Optimierungspotenziale, um die Effizienz und Produktivität zu steigern. Mit modernen Tools und Technologien sorgst du für die Automatisierung von Prozessen und die Einführung neuer, digitaler Lösungen. Dabei unterstützt du die Geschäftsführung aktiv bei der Implementierung und Schulung des Teams, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse reibungslos funktionieren und nachhaltig angewendet werden.
• Unterstützung bei HR- und Teamthemen: Du organisierst und koordinierst Recruiting-Prozesse, begleitest das Onboarding neuer Teammitglieder und übernimmst Aufgaben rund um die Mitarbeiterentwicklung. Gemeinsam mit der Geschäftsführung trägst du aktiv zur Gestaltung eines produktiven und inspirierenden Arbeitsumfelds bei.
• Schrittweise Übernahme von komplexeren Aufgaben: Mit deiner kontinuierlichen Weiterentwicklung übernimmst du schrittweise Verantwortung in der strategischen Planung und Koordination komplexer Aufgaben, um das Wachstum unserer Kunden sowie unseres Unternehmens nachhaltig zu fördern.

Wir bieten

• Attraktives Einstiegsgehalt zwischen 36.000 - 60.000 € jährlich, abhängig von Erfahrung und Qualifikationen.
• Klare Aufstiegsmöglichkeiten zur nächsthöheren Position durch regelmäßige Leistungsgespräche.
• Kontinuierliche Fortbildungsmöglichkeiten, um in neuen Bereichen unseres Teams deine Expertise weiter auszubauen.
• Monatliche Feedbackgespräche und direkte Kommunikation.
• 30 Tage Urlaub / Jahr.
• Möglichkeit auf 2 Tage Homeoffice in der Woche und zusätzliche Homeoffice-Tage nach Absprache.
• Umfangreiches, firmeninternes Benefit-Programm.
• Ein jährliches Weihnachtsgeld als Teil unseres Vergütungsmodells.
• Modernes Büro im Nikolaiviertel mit Top-Lage und bester ÖPNV-Anbindung.
• Hochwertige technische Ausstattung, ergonomische Arbeitsplätze und Pkw-Stellplätze.
• Erstattung der Kosten für dein ÖPNV-Ticket (BVG-Ticket).
• Kleines, spezialisiertes Team und direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer und den Teamleitern sowie externen Partnern und Experten.
• Regelmäßige Team-Events.
• Kurze Entscheidungswege und direktes Mitwirken bei den Erfolgen unserer Kunden.

Das bringst du mit

• Erfahrung in der Agentur- oder Marketingbranche oder Berufserfahrung in der Unterstützung von der Geschäftsführung oder in vergleichbaren Bereichen.
• Eine Ausbildung oder ein Studium in einem relevanten Fachgebiet sind von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung.
• Die Fähigkeit, sich in digitale Tools einzuarbeiten sowie der sichere Umgang mit gängigen Tools der Geschäftsführung (z. B. Projektmanagement, Excel/Google Sheets, Google Docs).
• Anpassungsfähigkeit in einem sich schnell-entwickelnden Agenturumfeld.
• Gute Team- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Selbstverantwortliches Handeln und Priorisieren von Aufgaben.
• Schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität bei neuen Projekten.
• Strukturiertes Arbeiten und die Fähigkeit, sich schnell in neue Prozesse einzuarbeiten.
• Den Willen, dich sowohl persönlich als auch fachlich weiterzuentwickeln.
• Die Fähigkeit, unter Zeitdruck akkurat, konzentriert und zielorientiert zu arbeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse, sowohl in Wort als auch in Schrift.

Hört sich interessant an? Dann bewirb dich ganz einfach über unser Bewerbungsformular und werde vielleicht schon bald ein Teil unseres Teams. Wir freuen uns über deine Bewerbung!