Head of Office Operations, GA Germany (m / w / d)

Für unser Global Advisory Team mit über 120 Mitarbeiter : innen in Frankfurt am Main suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Head of Office Operations, GA Germany (m / w / d).

Mit über 80 Bankern gehört Rothschild & Co zu einem der größten Financial Advisory Teams in Deutschland. Dabei liegt die Spezialisierung von Rothschild & Co Global Advisory auf der Beratung bei Unternehmensfusionen und -übernahmen, wie auch bei Börsengängen sowie bei der Entwicklung und Umsetzung innovativer Finanzierungskonzepte und bei Restrukturierungssituationen.

Aufgaben:

• Unterstützung und intensive Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung / des Executive Committees
• Berichterstattung an die Geschäftsführung
• Strategische Koordination der Zusammenarbeit mit Rothschild & Co Wealth Management Deutschland
• Projektmanagement sowie Ansprechpartner / in für globale Initiativen und Anfragen der R&Co Gruppe aus den Standorten London und Paris sowie bei internen Audits
• Gebäudemanagement in enger Kooperation mit unserem Vermieter, einschließlich Überprüfung und Optimierung der Nebenkostenabrechnungen und der Instandhaltung unserer Büroräumlichkeiten
• Standort-Planung, einschließlich eingehender Prüfung der Office-Location mit sämtlichen Optionen – sei es die Vertragsverlängerung oder das Erschließen alternativer, lokaler Standorte – in strategischer Zusammenarbeit mit externen Beratern
• Ansprechpartner / in für unsere PR-Agentur in enger Abstimmung mit dem R&Co Kommunikationsteam in London
• Verantwortung für das Environmental Reporting
• Mitglied des globalen R&Co Group Environmental & Health Teams
• Ansprechpartner / in bei der Auswahl und Beauftragung von Lieferanten und Dienstleistern, inklusive Preisverhandlungen und Due Diligence vor der Mandatierung
• Verantwortung für das Travel Management in Kooperation mit unserem externen Dienstleister
• Versicherungen lokal und auf der Ebene der R&Co Gruppe
• Verantwortung für die Umsetzung und Weiterentwicklung der Firmenwagen-Policy
• Verantwortung für die Gewährleistung der Sicherheit unserer Büroinfrastruktur, der Geschäftskontinuität und des Krisenmanagement-Teams, inklusive regelmäßiger Aktualisierungen und interner sowie externer Koordination mit unserem Dienstleister für arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung
• Gezielte Steuerung der IT-Belange, inklusive Genehmigungsverfahren, Bestellungen und ggf. Eskalationen nach London und / oder Paris
• Prüfung und Genehmigung eingehender Rechnungen in enger Kooperation mit dem CFO
• Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Finance, Legal & Compliance, IT und HR
• Personalverantwortung für Personal Assistants, Reception, Head of IT, Head of Presentation Unit

Qualifikationen:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (MSc von Vorteil), vorzugsweise in Betriebswirtschaft oder Wirtschaftswissenschaften
• 5-10 Jahre Erfahrung, idealerweise in der Finanzbranche
• Nachweisbare Expertise in der Rolle im Bereich Operations, im Office Management oder einer vergleichbaren Position
• Verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch
• Souveräner Umgang mit den MS Office-Anwendungen
• Ausgezeichnete kommunikative Fertigkeiten, die eine wirkungsvolle Interaktion mit anspruchsvollen Gesprächspartnern und Führungskräften aus diversen Ländern und Abteilungen ermöglichen – sowohl im Einzelkontakt als auch im Teamkontext
• Kompetenz in strategischer Planung und Geschäftsentwicklung
• Fähigkeit, komplexe Herausforderungen zu erfassen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ein Team lösungsorientiert zu leiten
• Führungs- und Organisationskompetenz
• Vertrautheit mit internationalen Geschäftspraktiken und interkulturelle Sensibilität
• Analytisches Denken und datenbasierte Entscheidungsfindung
• Integrität und Vertrauenswürdigkeit in allen Unternehmensbelangen, besonders bei der Verwaltung von Ressourcen und Budgets
• Aufbau von nachhaltigen Beziehungen zu strategischen Partnern, Lieferanten und Dienstleistern
• Ein tiefes Verständnis für Compliance-Anforderungen und regulatorische Standards
• Bewährte Fähigkeiten im Risikomanagement, um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen
• Kommerzielles Verständnis verbunden mit ausgeprägten Verhandlungskompetenzen
• Innovationsfähigkeit und Neugierde, um kontinuierlich nach Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und Effizienzsteigerung zu suchen
• Erfahrung in der Förderung einer Unternehmenskultur, die Innovation, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung fördert

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