Assistenz der Chief Financial Officer (CFO) / Geschäftsführung (d/w/m)

Die ZEIT Verlagsgruppe bietet Qualitätsinhalte: Print, Online und Audio, in Form zahlreicher Bildungsangebote und Konferenzen oder als Dienstleister für Content Marketing oder Strategieberatung im Bereich Employer Branding. In unserem Leitbild definieren wir unsere Werte, die Grundlage unseres Erfolgs: Unabhängigkeit, Respekt und Zuversicht. Dank unserer Innovationsstärke wächst die ZEIT Verlagsgruppe stetig, Auflagen, Reichweiten und die Digital- und Nebengeschäfte entwickeln sich positiv. Die ZEIT Verlagsgruppe hat Standorte in Hamburg, Berlin, Frankfurt und München.

Zur Unterstützung unserer CFO suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (d/w/m) in tariflicher Vollzeitanstellung am Standort Hamburg. Als Assistenz der CFO, die Teil einer dreiköpfigen Geschäftsführung ist, organisieren Sie das operative Tagesgeschäft der CFO, indem Sie Themen und Termine strukturieren und priorisieren und Verantwortung für Zeitmanagement und Informationsflüsse übernehmen. So halten Sie der CFO den Rücken frei und arbeiten dabei eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen.

Auf folgende Aufgaben können Sie sich freuen:

• Kalender- und Terminmanagement: Sie steuern vorausschauend das Kalender- und Terminmanagement der CFO, koordinieren komplexe Termine und stellen sinnvolle Zeitstrukturen sicher.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen: Meetings, Jour Fixes, Workshops und Gremiensitzungen bereiten Sie inhaltlich und organisatorisch (inkl. Protokollen und systematischer Nachverfolgung) vor und nach.
• Reiseorganisation und -Abrechnung: Die Organisation von Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und das unternehmensweite Travel Management gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben. Sie managen kurzfristige Anpassungen und die Abwicklung von Reisekosten.
• Administrative Steuerung und Organisation: Sie steuern administrative Abläufe im Umfeld der CFO, übernehmen Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpersonen und stellen einen effizienten Informationsfluss sicher.
• Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen: Sie erstellen eigenständig Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für interne und externe Termine, führen Informationen aus verschiedenen Fachbereichen zusammen und sichern die Qualität von Zahlen und Inhalten.

Ihr Profil:

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und haben bereits mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion (idealerweise auf Geschäftsführungs- und Vorstandsebene mit dem Schwerpunkt Finanzen) gesammelt. Sie haben viel Freude an organisatorischen und vorbereitenden Aufgaben und streben nach operativer Exzellenz. Dementsprechend zeichnen Sie sich durch ein sehr gutes Organisations- und Zeitmanagement sowie große Zuverlässigkeit aus. Auch bei einem hohen Arbeitsaufkommen priorisieren Sie souverän, arbeiten lösungsorientiert und bewahren auch in stressigen Phasen und bei kurzfristigen Änderungen einen kühlen Kopf. Sie haben ein besonders gutes Verständnis dafür, Themen und Entscheidungen strukturiert und adressatengerecht aufzubereiten. Dabei sind Sie sicher in der Kommunikation in deutscher und englischer Sprache. In der Zusammenarbeit mit anderen zeichnen Sie sich durch eine offene und verbindende sowie klare Kommunikation aus. Sie bringen eine hohe Loyalität ein und wissen, entsprechende Informationen vertraulich zu behandeln. MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel, beherrschen Sie sicher. Außerdem bringen Sie Erfahrung im Umgang mit KI-Tools mit.

Unser Engagement für Ihre Entwicklung:

• Arbeitsort und -zeit nach individuellen Bedürfnissen: Unsere Arbeitsumgebung ist geprägt von Flexibilität und Individualität. Wir bieten flexible Arbeitszeiten wie Gleitzeit und mobiles Arbeiten sowie vielfältige Teilzeitmodelle, um die Balance zwischen Beruf und Privatleben optimal zu gestalten.
• Lernkultur: Weiterbildung ist uns wichtig. Deshalb bieten wir allen Mitarbeitenden über unsere ZEIT AKADEMIE, die Produkte von ZEIT SPRACHEN und dem Holtzbrinck E‑Learning Campus Zugang zu vielfältigen Möglichkeiten zur individuellen Entwicklung.
• Vergünstigungen: Wir lieben unsere Produkte, daher steht Ihnen die gesamte Bandbreite unserer Publikationen, Veranstaltungen und Medienangebote kostenfrei zur Verfügung.
• Kommunikation und Austausch: werden bei uns großgeschrieben. Durch verschiedene interne Formate und Projekte fördern wir Vernetzung und Austausch.
• Wohlbefinden: Das Employee Assistance Program bietet Ihnen rasche und wirkungsvolle Hilfe sowohl bei beruflichen als auch bei privaten Fragestellungen.

Die ZEIT Verlagsgruppe ist ein Arbeitgeber, der für Chancengleichheit und einen respektvollen Umgang steht. Wir setzen uns ein für faire Beschäftigungsmöglichkeiten unabhängig von ethnischer oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Alter, sexueller Identität oder Behinderung. Wir möchten ausdrücklich Menschen mit vielfältigen Hintergründen dazu ermutigen, sich zu bewerben, und freuen uns besonders über Bewerbungen von Personen, die zur Diversität unseres Unternehmens beitragen möchten.