Empfangskraft / Rezeptionist (d/w/m)

Die ZEIT Verlagsgruppe bietet Qualitätsinhalte: Print, Online und Audio, in Form zahlreicher Bildungsangebote und Konferenzen oder als Dienstleister für Content Marketing oder Strategieberatung im Bereich Employer Branding. In unserem Leitbild definieren wir unsere Werte, die Grundlage unseres Erfolgs: Unabhängigkeit, Respekt und Zuversicht. Dank unserer Innovationsstärke wächst die ZEIT Verlagsgruppe stetig, Auflagen, Reichweiten und die Digital- und Nebengeschäfte entwickeln sich positiv. Die ZEIT Verlagsgruppe hat Standorte in Hamburg, Berlin, Frankfurt und München.

Deine Aufgaben

• Empfang und Telefonzentrale: Vor Ort am Empfang sowie am Telefon kümmerst du dich kompetent, freundlich und serviceorientiert um die verschiedenen Anliegen unserer Besucher*innen, Mitarbeitenden und Kund*innen. Gleichzeitig sorgst du mit der Bestellung von Blumen für den Empfang und unsere Kantine für eine einladende Atmosphäre im Haus.
• Sicherheitsmanagement: Du dokumentierst aus Sicherheitsaspekten die Anwesenheit externer Dienstleister, achtest auf die Einhaltung aktueller Sicherheitsstandards und übernimmst die Einweisung von Rettungskräften.
• Schlüssel- und Zutrittsmanagement: Du verantwortest die Schlüsselverwaltung, erstellst Hausausweise, behältst die Kameraüberwachung im Blick und unterstützt bei der Steuerung des Zutritts zu unseren Räumlichkeiten.
• Routinen in Ausnahmesituationen: Auch in kritischen Situationen behältst du die Nerven und unterstützt zum Beispiel bei einem auslösenden Alarm, bei Hausräumungen oder anderen sicherheitsrelevanten Vorkommnissen.
• Organisation und Verwaltung: Als Teil des Facility Managements bearbeitest du Anfragen aus dem Ticketsystem und sorgst für eine zügige Weiterbearbeitung. Du übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben rund um den Empfang, koordinierst den Kurierversand und kontrollierst Rechnungen von Dienstleistern wie Pförtnerdienst und Lieferanten.

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine vergleichbare Qualifikation oder hast dir dein Wissen durch Praxiserfahrung angeeignet und bereits erste Berufserfahrung am Empfang, in der Rezeption oder im Office Management gesammelt.
• Eine selbstständige, strukturierte und organisierte Arbeitsweise zeichnet dich aus – auch wenn mehrere Anliegen gleichzeitig auf dich zukommen, behältst du den Überblick, bleibst belastbar, bewahrst einen kühlen Kopf und gern auch deinen Humor.
• Du überzeugst mit einem offenen, freundlichen und professionellen Auftreten, hast Spaß am Telefonieren und bringst einen ausgeprägten Servicegedanken mit. Ein gepflegtes Erscheinungsbild ist dir wichtig.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und gehst souverän mit den gängigen MS-Office-Programmen um. Digitale Tools und neue Anwendungen probierst du gern aus – idealerweise bringst du bereits Erfahrung mit digitalen Prozessen, z. B. im Ticketsystem oder in der digitalen Steuerung von Facility-Management-Abläufen, mit.

Unser Engagement für deine Entwicklung

• Arbeitsort und -zeit: Am Empfang arbeitest du nach festen, verlässlichen Dienstplänen im Team. Die Stelle ist in Vollzeit (35 Std./Woche) oder in Teilzeit mit einem Umfang von mindestens 30 Std./Woche zu vergeben. Deine Einsatzzeiten stimmen wir transparent miteinander ab, damit sie gut zu deinem Alltag passen. Dein Arbeitsplatz befindet sich in zentraler Lage mit exzellenter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr – einen Zuschuss zum Deutschlandticket gibt es natürlich auch.
• Lernkultur: Weiterbildung ist uns wichtig. Deshalb bieten wir allen Mitarbeitenden über unsere ZEIT AKADEMIE, die Produkte von ZEIT SPRACHEN, dem Holtzbrinck E‑Learning Campus vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Entwicklung. Einmal im Jahr nutzen wir den internen ZEIT University Day sowie regelmäßige University Snacks, um uns zu verschiedenen Themen auszutauschen und voneinander zu lernen.
• Vergünstigungen: Wir lieben unsere Produkte, daher steht dir die gesamte Bandbreite unserer Publikationen, Veranstaltungen und Medienangebote kostenfrei zur Verfügung. Zusätzlich bieten wir zu Mitarbeiterkonditionen verschiedene Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements sowie unsere ZEIT Shop Produkte an. Über die Plattformen Corporate Benefits und benefit.me kannst du außerdem von vielen Vergünstigungen für Museen, Theater, Festivals, verschiedene Produkte oder Konferenzen profitieren.
• Kommunikation und Austausch: wirklieren wir bei uns großgeschrieben. Durch verschiedene interne Formate und Projekte, wie z. B. unserem Mentoring‑ und Pat*innen‑Programm, einem monatlichen All Hands und begleitenden Newslettern oder beim Mystery Lunch fördern wir Vernetzung und Austausch.
• Wohlbefinden: Das Employee Assistance Program bietet dir rasche und wirkungsvolle Hilfe sowohl bei beruflichen als auch bei privaten Fragestellungen – auch in besonderen Krisensituationen. Außerdem kannst du von attraktiven Vergünstigungen bei Urban Sports profitieren, um aktiv zu bleiben und deine Gesundheit zu fördern.

Wir kümmern uns umeinander. Die ZEIT Verlagsgruppe ist ein Arbeitgeber, der für Chancengleichheit und einen respektvollen Umgang steht. Wir setzen uns ein für faire Beschäftigungsmöglichkeiten unabhängig von ethnischer oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Alter, sexueller Identität oder Behinderung. Wir möchten ausdrücklich Menschen mit vielfältigen Hintergründen dazu ermutigen, sich zu bewerben, und freuen uns besonders über Bewerbungen von Personen, die zur Diversität unseres Unternehmens beitragen möchten. Unser Arbeitsumfeld ist geprägt von Wertschätzung und Anerkennung – dafür setzen wir uns jeden Tag ein.