Office Manager & EA, Global Investment Banking (Frankfurt)

RBC Capital Markets ist eine führende Investmentbank, die eine fokussierte Palette von Produkten und Dienstleistungen für große Unternehmen, institutionelle Investoren und Regierungen weltweit anbietet. Mit mehr als 6.800 Fachleuten in den Kapitalmärkten weltweit betreiben wir 63 Büros in 18 Ländern in Europa, dem Vereinigten Königreich, Nordamerika und der Asien-Pazifik-Region.

Wir bieten eine einzigartige Gelegenheit für einen erfahrenen Office Manager / Executive Assistant, der in Frankfurt ansässig sein wird. Sie unterstützen das Investment- und Corporate Banking-Team bei organisatorischen und administrativen Angelegenheiten und arbeiten mit dem Administrative Assistant zusammen, um das Frankfurter Büro zu leiten. Gemeinsam fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle – koordinieren zwischen Management, Kunden, Dienstleistern und internationalen Kollegen – und sorgen für nahtlose Kommunikation und betriebliche Effizienz. Diese Position ist unbefristet und erfordert eine Mindestanwesenheit von 4 Tagen im Büro.

Als Office Manager sind Sie verantwortlich für die Aufrechterhaltung der Infrastruktur des Frankfurter Büros und:

• Planen und Organisieren von Kundenveranstaltungen in der DACH-Region.
• Organisieren von Rekrutierungsveranstaltungen und Koordinierung mit der in London ansässigen Rekrutierungsabteilung von RBC.
• Überwachen der Büroinfrastruktur, einschließlich Büromaterial, Facility Management, Buchhaltung, Wartung und Reparaturarbeiten.
• Als Schnittstelle zu den in London ansässigen Unterstützungsfunktionen von RBC, einschließlich IT, HR, Buchhaltung und Immobilien fungieren.

Als Executive Assistant unterstützen Sie auch die Managing Directors, Direktoren, VPs und Analysten des Frankfurter Büros und:

• Unterstützen die Kommunikation mit Kunden des Senior Managements und das Terminmanagement mit der Kundenbasis von RBC.
• Verwalten von Reisen, Reiseplänen und Ausgaben für persönliche Kundentermine in der DACH-Region.
• Bearbeiten von Ausgaben und Rechnungen zeitnah.
• Vereinbaren von internen und Kundenbesprechungen sowohl in den Büroräumen als auch außerhalb, einschließlich der Buchung von Besprechungsräumen und Catering sowie der Begrüßung registrierter Gäste.

Diese Rolle erfordert die Entwicklung interner Beziehungen innerhalb der RBC-Gruppe, um das Frankfurter Büro mit London, New York und Toronto zu verbinden. Sie werden externe Beziehungen zu RBC-Kunden in der DACH-Region aufbauen und die Aktivitäten des Senior Managements zur Kundenbindung unterstützen. Es wird entscheidend sein, dass Ihre Interaktionen mit dem Büropersonal und den Gruppenmitarbeitern mit einer kooperativen, teamorientierten Denkweise angegangen werden.

Was Sie benötigen, um erfolgreich zu sein:

• Fließend in Deutsch und Englisch.
• Vorherige Erfahrung als Executive Assistant und/oder Office Manager.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und effektiv zu priorisieren.
• Aufmerksame Detailgenauigkeit.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und einen kooperativen Ansatz, um effektiv mit Assistenzteams in Europa und weltweit zu arbeiten.
• Starke Arbeitsmoral und positive Einstellung.
• Diskretion und die Fähigkeit, sensible Angelegenheiten vertraulich zu behandeln.
• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich Outlook, Word und Excel.

Wir bieten ein umfassendes Total Rewards-Programm, einschließlich Boni, flexibler Leistungen und wettbewerbsfähiger Vergütung. Führungskräfte, die Ihre Entwicklung durch Coaching und Managementmöglichkeiten unterstützen. Möglichkeiten, mit den Besten der Branche zu arbeiten und einen Unterschied zu machen.