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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die ICT-Führung mit Organisation, Koordination und Kommunikation.
- Arbeitgeber: RUAG, ein innovatives Unternehmen im ICT-/Industrieumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, 13 Monatslöhne und attraktive Prämien.
- Warum dieser Job: Gestalte die Sicherheit der Schweiz und entwickle deine administrativen Fähigkeiten weiter.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und gute MS Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Vielfältiges Team mit Fokus auf Chancengleichheit und persönlicher Entwicklung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Du kannst 100 Sachen gleichzeitig erledigen? Richtige Freude kommt bei dir erst auf, wenn du Excel-Tabellen oder Power-Point-Präsentationen erstellen kannst? Dann wartet ein Job in der Administration von RUAG auf dich. Bei uns kannst du anspruchsvolle Aufgaben erledigen, von flexiblen Arbeitsbedingungen profitieren und einen Beitrag zur Sicherheit der Schweiz leisten.
Das kannst du bewegen:
- Proaktive Unterstützung der ICT-Führungspersonen in administrativen und organisatorischen Aufgaben
- End-to-End Termin- und Pendenzenmanagement (Sitzungen, Reisen, Entscheidungen, Nachverfolgung von Action Items)
- Vorbereitung, Protokollierung (oder Sicherstellung) und Nachbearbeitung von Bereichssitzungen inkl. Massnahmen-Tracking
- Professionelles Schnittstellenmanagement innerhalb der ICT sowie zu internen Stakeholdern (Finance, HR, Procurement etc.)
- Organisation interner Anlässe, Workshops, Team-Events und bereichsrelevanter Meetings inkl. Teilnehmermanagement
- Spesenprozesse, Kontierung und Rechnungsverarbeitung, Erfassung externer Ressourcen
- Unterstützung von Fachbereichs- und Teamleitern bei Budgetierung, Offerten, Servicecontrolling (z.B. Aufbereitung von Unterlagen, Terminkoordination, Nachverfolgung)
- Mitarbeit in bzw. Koordination von Sonderaufträgen und kleineren Projekten (z.B. Einführung/Verbesserung administrativer Standards, Events)
- Kontinuierliche Optimierung administrativer Abläufe und Vorlagen (Effizienz, Qualität, Transparenz)
Das bringst du mit:
- Abgeschlossene Grundausbildung (EFZ) oder höhere Qualifikation (z.B. HF, FA, Weiterbildung Assistenz/Office Management)
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Senior Assistant / Executive Assistant), ideal in einem technologie- oder industriegeprägten Umfeld
- Sehr gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge sowie prozessorientierte Denkweise
- Sicherer Umgang mit MS Office / M365 (Outlook, Teams, OneNote, SharePoint) und Affinität für digitale Tools
- Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise; du behältst auch bei Parallelität den Überblick
- Ausgeprägte Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professionelles Auftreten
- Proaktive, lösungsorientierte Haltung (du siehst, was gebraucht wird, und setzt es um)
- Teamorientierte Persönlichkeit mit klarer, freundlicher und verbindlicher Kommunikationsweise
- Hohe Lernbereitschaft und Eigeninitiative
Erfüllst du nicht alle Voraussetzungen hundertprozentig? Bewirb dich trotzdem. Wir sind stets auf der Suche nach talentierten und motivierten Personen, die unser Team bereichern möchten. Wir legen grossen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit und unser Ziel ist es, ein vielfältiges Team aufzubauen, in dem alle ihre persönlichen Stärken voll entfalten können. Wir ermutigen insbesondere alle Personen, unabhängig von ihrem Geschlecht, die möglicherweise Bedenken haben, eine Stelle in einem armeenahen Umfeld anzunehmen, sich zu bewerben.
Über den Bereich:
Wir betreiben für RUAG die Informatiklösungen, damit der Leistungsauftrag zielgerichtet, sicher und effizient wahrgenommen werden kann. Wir verstehen uns als interner Dienstleister: Unsere Services sind transparent, aktuell, einfach und orientieren sich an Best-Practice-Standards. Unsere Tätigkeiten reichen von strategischer Planung und Service Management bis hin zu betrieblichen Services und kundenorientierten Lösungen.
Deine Vorteile:
- Wir legen grossen Wert darauf, dass unsere Mitarbeitenden ein gesundes Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben finden. Darum bieten wir unter anderem flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen an.
- Wir bieten dir ein leistungsorientiertes- und marktgerechtes Salär, 13 Monatslöhne sowie grosszügige Prämien- und Zulagen. Zusammen mit weiteren Nebenleistungen ergibt sich daraus ein attraktives Gesamtpaket.
- Bei RUAG profitierst du von Vergünstigungen in den Bereichen Mobilität und Verpflegung. Zudem profitierst du auf unserem Benefit-Portal von attraktiven Angeboten und hast Flottenrabatte bei verschiedenen renommierten Automarken.
- Das Potenzial unserer Mitarbeitenden zu fördern und zu entfalten ist uns wichtig. Durch Schulungen, Kurse und Weiterbildungen unterstützen wir sie dabei, ihre Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen um ihre beruflichen Ziele zu erreichen.
- Unsere Mitarbeitenden liegen uns am Herzen. Deshalb schenken wir ihnen zum Geburtstag einen freien Tag, bieten ein vielfältiges Sportangebot und die Möglichkeit, ergänzend zum jährlichen Ferienguthaben zusätzliche freie Tage gegen Lohnabzug zu beziehen.
Deine Ansprechperson: Celine Stoll, Talent Acquisition Specialist
Executive Assistant im ICT-/Industrieumfeld Arbeitgeber: RUAG AG
Kontaktperson:
RUAG AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant im ICT-/Industrieumfeld
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, mit jemandem aus dem Unternehmen zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse an der Position und stelle Fragen, die deine Motivation und dein Engagement unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von RUAG auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Entwicklungen im ICT- und Industrieumfeld. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Vision des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und es macht den Prozess für uns einfacher. Außerdem hast du die Chance, dich von anderen Bewerbungen abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant im ICT-/Industrieumfeld
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und eine logische Reihenfolge, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, den Überblick zu behalten.
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen. Fehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen, und das wollen wir vermeiden.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. Dort findest du alle Informationen und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei RUAG AG vorbereitest
✨Mach dich mit der Unternehmensstruktur vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Struktur und die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens verschaffen. Das hilft dir, die Rolle des Executive Assistant im Kontext der ICT-Führung besser zu verstehen und gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine Fähigkeiten in der Organisation, Koordination oder Kommunikation unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereits erfolgreich umgesetzt hast.
✨Zeige deine Proaktivität
In der Rolle als Executive Assistant ist es wichtig, proaktiv zu handeln. Bereite Vorschläge vor, wie du administrative Abläufe optimieren könntest oder welche digitalen Tools du nutzen würdest, um die Effizienz zu steigern. Das zeigt dein Engagement und deine Lösungsorientierung.
✨Kleide dich professionell und angemessen
Achte darauf, dass dein Outfit dem professionellen Umfeld entspricht. Ein gepflegtes Erscheinungsbild hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und zeigt, dass du die Position ernst nimmst und bereit bist, dich in das Team einzufügen.