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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung in der Buchhaltung und optimiere Prozesse mit KI-Tools.
- Arbeitgeber: Renommiertes, familiengeführtes Unternehmen in Berlin.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Teilzeit von 20-24 Stunden pro Woche mit langfristiger Perspektive.
- Warum dieser Job: Gestalte moderne Arbeitsprozesse und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Grundverständnis der Buchhaltung und Erfahrung mit MS Excel sowie KI-Tools.
- Andere Informationen: Verlässliche Position mit Entwicklungspotenzial und digitaler Souveränität.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 1200 - 1800 € pro Monat.
Für unseren Kunden, ein familiengeführtes renommiertes Unternehmen, suchen wir eine Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung. Für diese Stelle ist Teilzeit von 20 bis 24 Stunden/Woche möglich.
Unterstützung des laufenden Geschäftsbetriebs einer Dienstleistungsgesellschaft für die Verwaltung von Immobilien und eines Forstbetriebs mit anfangs klarem Schwerpunkt auf buchhalterischer Zuarbeit und im weiteren Verlauf die Übernahme von mehr Tätigkeiten. Die Rolle ist operativ, strukturiert und darauf ausgelegt, Prozesse zu stabilisieren. Langfristig wirst Du als Assistenz (f/m/d) die Prozesse automatisieren und modern mit KI-Tools wie Claude oder GPT gestalten.
Deine Aufgaben und Dein Beitrag zum Erfolg:
- Buchhaltung anfangs 70% der Tätigkeit: Vorbereitende Buchhaltung für Steuerberater und Prüfungen (keine eigenständige Abschlusserstellung), Sicherstellung einer vollständigen, nachvollziehbaren und strukturierten Dokumentation, Zuordnung von Belegen, Rechnungen und Kontoauszügen, Pflege und Aufbereitung von Buchhaltungsdaten in MS Excel, Ordnungsgemäße digitale Ablage sämtlicher buchhalterischer Dokumente (Cloud-Strukturen).
- Tagesgeschäft 30%: Eigenständige Fristenkontrolle und strukturierte Nachverfolgung offener Themen, proaktive Erinnerung und Unterstützung der Geschäftsführung, Mitarbeit bei der Einführung und Anwendung von KI-Tools zur Prozessoptimierung, direkte Kommunikation per Telefon und Email mit Mietern und Mieterinnen um diesen bei ihren Anliegen zu helfen, Durchführungen von Flächenübergaben an Neumieter/innen, gelegentliche Teilnahme an Baubesprechungen.
Wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend, ist Erfahrung im Bereich der Immobilienbranche.
Deine Stärken und Dein Profil:
- Grundverständnis der Buchhaltung und erste praktische Erfahrung.
- Integrität, Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit Finanzen und vertraulichem Geschäftsalltag.
- Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
- Hohes Maß an Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
- Wohnsitz in Berlin oder hohe Verfügbarkeit für Vor-Ort-Termine.
- Sehr sicherer Umgang mit MS Excel (strukturierte Datenpflege, saubere Arbeitsweise).
- Digitale Souveränität und Erfahrung im produktiven Einsatz von KI-Tools (z. B. GPT, Claude).
- Sicherer Umgang mit cloudbasierten Dateistrukturen (z. B. OneDrive).
- Affinität zu digitalen Workflows und Prozessdenken.
- Fehlerfreies Deutsch in Wort und Schrift.
- Gute Englischkenntnisse.
Was die Rolle auszeichnet:
- 20–24 Stunden pro Woche, flexible Einteilung.
- Verlässliche Teilzeitposition mit langfristiger Perspektive.
- Operative Verantwortung mit Entwicklungspotenzial.
- Möglichkeit, moderne KI-gestützte Prozesse aktiv mitzugestalten.
- Zunächst überwiegend vor Ort in Berlin, später teilweise Remote möglich.
Assistenz der Geschäftsführung (f/m/d) - in Teilzeit Arbeitgeber: Ruby Berlin HR Consulting GmbH
Kontaktperson:
Ruby Berlin HR Consulting GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung (f/m/d) - in Teilzeit
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Ein kurzes Telefonat oder eine E-Mail kann dir helfen, einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen und deine Motivation zu zeigen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Oft gibt es ungeschriebene Stellen oder Empfehlungen, die dir den Einstieg erleichtern können. Wir bei StudySmarter unterstützen dich gerne dabei, Kontakte zu knüpfen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten im Bereich Buchhaltung und digitale Prozesse einbringen kannst. Zeige, dass du die Rolle aktiv mitgestalten möchtest.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam an deiner Karriere zu arbeiten!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung (f/m/d) - in Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben so, dass wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns, dass du organisiert bist!
Bezug zur Stelle herstellen!: Verlinke deine Erfahrungen und Fähigkeiten direkt mit den Anforderungen der Stelle. Erkläre, wie du deine Buchhaltungskenntnisse und digitalen Skills in der Assistenz der Geschäftsführung einsetzen kannst. Das macht einen großen Unterschied!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So bist du auf der sicheren Seite und wir können dich besser erreichen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ruby Berlin HR Consulting GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Assistenz der Geschäftsführung vertraut. Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, insbesondere im Bereich Buchhaltung und digitale Prozesse.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du deine Fähigkeiten in der Buchhaltung oder im Umgang mit KI-Tools unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Stelle während des Interviews zu verdeutlichen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage zum Beispiel nach den aktuellen Herausforderungen im Unternehmen oder wie die Einführung von KI-Tools konkret aussieht.
✨Präsentiere deine digitale Kompetenz
Da die Rolle auch den Umgang mit cloudbasierten Systemen und KI-Tools umfasst, sei bereit, deine Erfahrungen in diesen Bereichen zu teilen. Zeige, dass du mit modernen Technologien vertraut bist und wie du diese zur Prozessoptimierung einsetzen kannst.