Workspace Coordinator (m/w/d) - Teilzeit

Bei Ruby zählt deine Persönlichkeit, deine Zeit und wir glauben fest daran, dass wir gemeinsam besser arbeiten. Wir sind eine stark wachsende Hospitality-Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in den spannendsten Locations Europas und vielen weiteren Projekten im Bau. Mit unserer Lean Luxury Philosophie schaffen wir eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus durch flexibel buchbare und inspirierende Arbeitsplätze in zentraler Lage.

Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du:

• bist am Empfang erste Ansprechperson für alle Office Management Themen sowie für die Hausverwaltung, externe Dienstleistungsfirmen, externe Partner:innen und Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung.
• stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig.
• bist interne Ansprechperson für unser Corporate Office, organisierst Team Events, wie Get Togethers, After Works und Jubiläen.
• kümmers dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, deren digitale Archivierung sowie monatliche Inventuren.
• stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen, übernimmst alltägliche kleinere Reinigungsaufgaben und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine.
• übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien, verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten.
• bist für die Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Meetings sowie deren Betreuung zuständig (vor allem für Ruby-interne Veranstaltungen).
• arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Dateien oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen.

Wir haben schon auf dich gewartet, denn du:

• hast bereits erste spannende Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht sogar im Ausland.
• packst begeistert und mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität mit an.
• bereicherst das Team mit deiner positiven und herzlichen Ausstrahlung, deinem selbstbewussten Auftreten und einem empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg:innen.
• erkennst Bedürfnisse und stehst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter:innen mit Rat und Tat zur Seite.
• bist ein wahres Organisationstalent, meisterst Multitasking mit Leichtigkeit und gehst professionell und lösungsorientiert mit Konflikten um.
• denkst nachhaltig und bringst tolle Ideen ein, um umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden.
• zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken und findest mit deiner Kommunikationsstärke immer eine Lösung, auch in schwierigen Situationen.
• beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift und bist mit den gängigen MS-Office Programmen vertraut.

Was ist für dich drin? So grooven wir:

• Dein Style, dein Lachen, deine Ideen – Bring your personality to work.
• Vollzeit heißt bei uns 35 Stunden und jede Stunde zählt.
• Wir unterstützen dein Sportprogramm.
• Staff Rates – für dich und deinen Travel Buddy.
• Mobility-Zuschuss gibt's on top.
• Extra Cash durch Talent Scouting.
• Trainings, Coaching und Mentoring, um über dich hinauszuwachsen.
• Innovation ist Teil unserer DNA – Lean Luxury, paperless, cashless, … you name it.

Wir suchen ständig außergewöhnliche Charaktere und leidenschaftliche Team Player. Statt auf perfekte Lebensläufe setzen wir viel mehr Wert auf tolle Persönlichkeiten, die uns dabei helfen, Hotels und Workspaces mit Herz und Seele zu gestalten.

Diversity, Equity & Inclusion: Wir glauben daran, dass du lieben kannst, wen du willst, und dass du stolz auf deine Herkunft und Kultur sein kannst. Ismen wie Rassismus, Sexismus, Heterosexismus und Antisemitismus werden bei uns nicht toleriert.