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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Ansprechperson für Office Management und organisiere Community-Events.
- Arbeitgeber: Ruby ist eine wachsende Hospitality-Gruppe mit inspirierenden Workspaces in Europa.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Sportunterstützung und exklusive Mitarbeiterrabatte.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und bring deine Persönlichkeit ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Erste Erfahrungen in Hotellerie oder Office Management sind von Vorteil.
- Andere Informationen: Wir schätzen Vielfalt und suchen außergewöhnliche Charaktere.
Bei Ruby zählt deine Persönlichkeit, deine Zeit und wir glauben fest daran, dass wir gemeinsam besser arbeiten. Wir sind eine stark wachsende Hospitality-Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in den spannendsten Locations Europas und vielen weiteren Projekten im Bau. Mit unserer Lean Luxury Philosophie schaffen wir eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus durch flexibel buchbare und inspirierende Arbeitsplätze in zentraler Lage.
Du bist am Empfang erste Ansprechperson für alle Office Management Themen sowie für die Hausverwaltung, externe Dienstleistungsfirmen, externe Partner:innen und Gäste. Du bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung. Du stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig.
Zu deinen Aufgaben gehören:
- Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle sowie digitale Archivierung und monatliche Inventuren
- Sicherstellung von Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace
- Organisation der öffentlichen Flächen und Durchführung kleinerer Reinigungsaufgaben
- Onboarding neuer Mietparteien, Verwaltung und Organisation von Parktickets und Schlüsselkarten
- Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung
- Organisation von regelmäßigen Community-Events als Markenbotschafter:in
- Enger Austausch mit der Abteilung Sales zur Unterstützung bei der Pflege von Dateien und Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen
Wir suchen dich, wenn du:
- Bereits erste Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt hast
- Mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität packst
- Das Team mit deiner positiven Ausstrahlung und empathischen Umgangsweise bereicherst
- Ein Organisationstalent bist und Multitasking meisterst
- Nachhaltig denkst und Ideen zur Ressourcenschonung einbringst
- Eigenständig und verantwortungsbewusst arbeitest
- Deutsch und Englisch fließend beherrschst und mit MS-Office vertraut bist
Was wir dir bieten:
- 35 Stunden Vollzeit, jede Stunde zählt
- Unterstützung deines Sportprogramms
- Staff Rates für dich und deinen Travel Buddy
- Mobility-Zuschuss
- Zusätzliches Einkommen durch Talent Scouting
- Trainings, Coaching und Mentoring für deine persönliche Entwicklung
- Innovative Arbeitsweise mit Fokus auf Lean Luxury
Wir suchen außergewöhnliche Charaktere und leidenschaftliche Team Player, die Hotels und Workspaces mit Herz und Seele gestalten. Diversity, Equity & Inclusion sind uns wichtig. Wir tolerieren keine Formen von Rassismus, Sexismus oder anderen Diskriminierungen.
Workspace Coordinator (m/w/d) Teilzeit Arbeitgeber: Ruby GmbH
Kontaktperson:
Ruby GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Workspace Coordinator (m/w/d) Teilzeit
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Hotellerie oder im Office Management arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder kann Empfehlungen erhalten, die deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 2
Zeige deine Begeisterung für die Lean Luxury Philosophie von Ruby. Informiere dich über die Werte und die Unternehmenskultur und bringe in Gesprächen oder bei Events deine Ideen ein, wie du zur Umsetzung dieser Philosophie beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Hands-on-Mentalität und deinem Organisationstalent vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast und wie du Multitasking erfolgreich umsetzt.
✨Tip Nummer 4
Engagiere dich in Community-Events oder Networking-Veranstaltungen in der Branche. Dies zeigt nicht nur dein Interesse, sondern hilft dir auch, wertvolle Kontakte zu knüpfen, die dir bei deiner Bewerbung als Workspace Coordinator helfen können.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Workspace Coordinator (m/w/d) Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Persönliche Note einbringen: Da Ruby großen Wert auf Persönlichkeit legt, solltest du in deinem Anschreiben und Lebenslauf deine individuellen Stärken und Erfahrungen hervorheben. Zeige, wie deine positive Ausstrahlung und dein empathischer Umgang mit Gästen und Kollegen zu der Unternehmenskultur passen.
Erfahrungen betonen: Hebe relevante Erfahrungen aus der Hotellerie, Gastronomie oder im Office Management hervor. Beschreibe konkrete Situationen, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Hands-on-Mentalität unter Beweis gestellt hast.
Motivation klar kommunizieren: Erläutere in deinem Anschreiben, warum du bei Ruby arbeiten möchtest und was dich an der Lean Luxury Philosophie begeistert. Zeige, dass du bereit bist, aktiv zur Gestaltung des Workspaces beizutragen und innovative Ideen einzubringen.
Sprachkenntnisse und IT-Kenntnisse angeben: Stelle sicher, dass du deine fließenden Deutsch- und Englischkenntnisse sowie deine Vertrautheit mit MS-Office Programmen klar darstellst. Diese Fähigkeiten sind für die Position als Workspace Coordinator von großer Bedeutung.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ruby GmbH vorbereitest
✨Sei du selbst
Bei Ruby wird deine Persönlichkeit geschätzt. Zeige im Interview, wer du bist und bringe deine positive Ausstrahlung mit. Authentizität ist der Schlüssel, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Bereite dich auf Fragen zur Organisation vor
Da die Rolle des Workspace Coordinators viel Organisationstalent erfordert, sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu teilen, die deine Fähigkeiten im Multitasking und in der Problemlösung zeigen.
✨Zeige Interesse an der Lean Luxury Philosophie
Informiere dich über die Lean Luxury Philosophie von Ruby und überlege dir, wie du diese in deiner Rolle umsetzen könntest. Dies zeigt dein Engagement und deine Bereitschaft, zur Unternehmensvision beizutragen.
✨Frage nach den Community-Events
Da du als Markenbotschafter:in Community-Events organisieren wirst, stelle Fragen dazu, wie diese Events aktuell gestaltet werden und bringe eigene Ideen ein. Das zeigt deine Kreativität und dein Interesse an der Teamkultur.
