Workspace Coordinator (m/w/d) - Teilzeit

Bei Ruby zählt deine Persönlichkeit, deine Zeit und wir glauben fest daran, dass wir gemeinsam besser arbeiten. Wir sind eine stark wachsende Hospitality-Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in den spannendsten Locations Europas und vielen weiteren Projekten im Bau. Unsere Lean Luxury Philosophie schafft eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus durch flexibel buchbare und inspirierende Arbeitsplätze in zentraler Lage.

Verantwortlichkeiten:

• Bist am Empfang erste Ansprechperson für alle Office Management Themen sowie für die Hausverwaltung, externe Dienstleistungsfirmen, externe Partner:innen und Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung.
• Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig.
• Bist interne Ansprechperson für unser Corporate Office, organisierst Team Events, wie Get Togethers, After Works und Jubiläen im Leo.
• Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, deren digitale Archivierung sowie monatliche Inventuren.
• Stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen, übernimmst alltägliche kleinere Reinigungsaufgaben und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine.
• Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien, verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten.
• Bist für die Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Meetings sowie deren Betreuung zuständig (vor allem für Ruby-interne Veranstaltungen).
• Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Dateien oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen.

Was wir suchen / Qualifikationen:

• Hast bereits erste spannende Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht sogar im Ausland.
• Packst begeistert und mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität mit an.
• Bereicherst das Team mit deiner positiven und herzlichen Ausstrahlung, deinem selbstbewussten Auftreten und einem empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg:innen.
• Erkennst Bedürfnisse und stehst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter:innen mit Rat und Tat zur Seite.
• Bist ein wahres Organisationstalent, meisterst Multitasking mit Leichtigkeit und gehst professionell und lösungsorientiert mit Konflikten um.
• Denkst nachhaltig und bringst tolle Ideen ein, um umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden.
• Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken und findest mit deiner Kommunikationsstärke immer eine Lösung, auch in schwierigen Situationen.
• Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift und bist mit den gängigen MS-Office Programmen vertraut.

Was wir bieten:

• Dein Style, dein Lachen, deine Ideen – Bring your personality to work.
• Money, Money, Money – mit deinem Ruby F&B Credit.
• Egal, wie du zur Arbeit kommst – einen Mobility-Zuschuss gibt's on top.
• Level up your game – mit Trainings, Coaching und Mentoring hast du die Chance, genau so sehr über dich hinauszuwachsen, wie auch Ruby wächst.
• Diversity, Equity & Inclusion – wir glauben daran, dass jeder stolz auf seine Herkunft und Kultur sein kann.

Wir suchen ständig außergewöhnliche Charaktere und leidenschaftliche Team Player. Komm zu uns und schreibe deine eigene Geschichte mit Ruby.