Office Coordinator (m/w/d)

Bei Ruby wird dir garantiert nicht langweilig, denn du:

• Bist am Empfang erste Ansprechperson für alle Office Management Themen sowie für die Hausverwaltung, externe Dienstleistungsfirmen, externe Partner:innen und Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung.
• Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig.
• Bist interne Ansprechperson für unser Corporate Office, organisierst Team Events, wie Get Togethers, After Works und Jubiläen im Leo.
• Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, deren digitale Archivierung, sowie monatliche Inventuren.
• Stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen, übernimmst alltägliche kleinere Reinigungsaufgaben und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine.
• Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien, verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten.
• Bist für die Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Meetings sowie deren Betreuung zuständig (vor allem für Ruby-interne Veranstaltungen).
• Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen.

Wir haben schon auf dich gewartet, denn du:

• Hast bereits erste spannende Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht sogar im Ausland.
• Packst begeistert und mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität mit an.
• Bereicherst das Team mit deiner positiven und herzlichen Ausstrahlung, deinem selbstbewussten Auftreten und einem empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg:innen.
• Erkennst Bedürfnisse und stehst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter:innen mit Rat und Tat zur Seite.
• Bist ein wahres Organisationstalent, meisterst Multitasking mit Leichtigkeit und gehst professionell und lösungsorientiert mit Konflikten um.
• Denkst nachhaltig und bringst tolle Ideen ein, um umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden.
• Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken und findest mit deiner Kommunikationsstärke immer eine Lösung, auch in schwierigen Situationen.
• Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift und bist mit den gängigen MS-Office Programmen vertraut.

Was dich erwartet:

• Vollzeit heißt bei uns 35 Stunden und jede Stunde zählt.
• Wir unterstützen dein Sportprogramm.
• Staff Rates – für dich und deinen Travel Buddy.
• Mit deinem Ruby F&B Credit.
• Einen Mobility-Zuschuss gibt's on top.
• Sichere dir extra Cash durch Talent Scouting.
• Mit Trainings, Coaching und Mentoring hast du die Chance, genau so sehr über dich hinauszuwachsen, wie auch Ruby wächst.
• Innovation ist Teil unserer DNA – Lean Luxury, paperless, cashless, … you name it.

Wir suchen ständig außergewöhnliche Charaktere und leidenschaftliche Team Player. Statt auf perfekte Lebensläufe setzen wir viel mehr Wert auf tolle Persönlichkeiten, die uns dabei helfen, Hotels und Workspaces mit Herz und Seele zu gestalten. Was auch immer deine Leidenschaft ist: Komm zu uns und schreibe deine eigene Geschichte mit Ruby.

Diversity, Equity & Inclusion: Wir glauben daran, dass du lieben kannst, wen du willst, du selbst entscheiden solltest, ob und mit welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest, du stolz auf deine Herkunft und Kultur sein kannst, du dich nicht für deine Religion oder Weltanschauung rechtfertigen musst, du gut bist, genauso wie du bist und unser Team und Rubys Vielfältigkeit einzigartig macht. Damit können wir gar nicht: Ismen, Rassismus, Sexismus, Heterosexismus, Antisemitismus und alle weiteren derartigen Ismen, werden bei uns nicht toleriert.

Wenn du wissen möchtest, was dich erwartet, dann höre doch mal in die Story von Paul aus unserem Brand Events-Team rein. Noch mehr Ruby Stories findest du hier: www.ruby-hotels.com/stories.

Any questions about our pitch? Then contact us at jobs@ruby-hotels.com or +49 89 125 095 220. Your Ruby Recruitment Team.