Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Büroabläufe und unterstütze das HR-Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit flexiblem Arbeitsumfeld in Frankfurt.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein modernes Büro.
- Weitere Informationen: Tolle Entwicklungsmöglichkeiten und ein internationales Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte die Büroorganisation aktiv mit.
- Qualifikationen: Mindestens 10 Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung oder als Executive Assistant.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 63000 - 77000 € pro Jahr.
About the Role We offer flexible attendance and working arrangements for the right candidate.
Based at our new Frankfurt office, this Executive Assistant role owns end-to-end office administration and provides day-to-day HR administrative support for local employees.
You will collaborate remotely with headquarters teams to maintain seamless office operations and ensure all administrative and HR activities fully comply with German labor legislation and local office policies.
Responsibilities General Administration & Executive Support Manage daily administrative routines including visitor reception, mail and parcel handling, meeting room booking and preparation, office environment maintenance and general office support.
Oversee office procurement, stationery inventory checks, fixed asset registration, expense claim collation and submission, and track regular office spending.
Liaise with property management and facility vendors for office maintenance.
Coordinate business travel and on-site hospitality for visiting HQ leadership and colleagues.
Facilitate document exchange and cross-team communication between the local office and global headquarters.
Organize, file, and archive administrative documents per local German standards, maintaining complete and traceable office records.
Provide direct executive support: schedule management, meeting coordination, agenda preparation, and follow-up for local leadership.
HR Administrative Support Support recruitment activities, including resume screening for junior positions, interview scheduling and coordination, candidate reception, and regular interview data reporting to the global HR team.
Maintain accurate HR records and orderly personnel files.
Support employee onboarding, offboarding, and other routine HR logistics tasks.
Assist with HR operations including attendance tracking, leave approval coordination, overtime record compilation, and daily attendance statistics, strictly adhering to German working hour and leave compliance rules.
Respond to general HR inquiries from local employees, support the local rollout of global HR policies, and provide regular HR status updates to corporate HR.
Work with local German HR service providers to complete statutory personnel filings and labor compliance procedures as required.
Qualifications Bachelor's degree in Business Administration, Human Resources, Office Management, or a related discipline.
Required Skills Minimum 10 years of professional experience in office administration, HR administrative support, or executive assistant roles.
Solid knowledge of German labor law and local office requirements, with a strong compliance mindset.
Fluent in English and German for day-to-day business communication; proficient in MS Office suite.
Exceptional attention to detail, strict confidentiality, strong organizational skills, and proven multitasking ability to handle combined EA, admin, and HR support workload efficiently.
Effective cross-cultural communication skills to collaborate with remote headquarters stakeholders.
Executive Assistant in Frankfurt am Main Arbeitgeber: Ruhlamat Group
Unser Unternehmen bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung im Herzen von Frankfurt, wo Sie als Office Administrator nicht nur administrative Aufgaben übernehmen, sondern auch aktiv zur Personalentwicklung beitragen können. Wir fördern eine offene Unternehmenskultur, die Teamarbeit und persönliche Weiterentwicklung schätzt, und bieten Ihnen die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten, das Vielfalt und Innovation zelebriert. Genießen Sie flexible Arbeitszeiten und umfassende Schulungsangebote, die Ihre Karriere vorantreiben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant in Frankfurt am Main erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Ruhlamat Group aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Ruhlamat Group, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant in Frankfurt am Main mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Ruhlamat Group klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ruhlamat Group vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Ruhlamat Group die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
