Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und unterstütze HR-Aufgaben für lokale Mitarbeiter.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit neuem Büro in Frankfurt.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Gelegenheit für Karrierewachstum in einem unterstützenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag und arbeite eng mit einem internationalen Team zusammen.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss und 1-3 Jahre Erfahrung in Büro- oder HR-Administration.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 70000 € pro Jahr.
Diese Rolle basiert in unserem neuen Büro in Frankfurt. Sie sind hauptsächlich für die umfassende Büroverwaltung verantwortlich und unterstützen die täglichen administrativen HR-Aufgaben für lokale Mitarbeiter. Sie arbeiten remote mit den Teams der Zentrale zusammen, um einen reibungslosen Ablauf der täglichen Bürooperationen sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass alle Verwaltungs- und HR-Arbeiten den deutschen gesetzlichen Arbeitsvorschriften und den Richtlinien des lokalen Büros entsprechen.
Verantwortlichkeiten
- Allgemeine Verwaltung
- Verwaltung der täglichen Verwaltungsroutinen, einschließlich Empfang von Besuchern, Verteilung von Post und Paketen, Buchung und Einrichtung von Besprechungsräumen, Pflege der allgemeinen Büroumgebung und anderer allgemeiner Bürohilfstätigkeiten.
- Bearbeitung der täglichen Bürobeschaffung, Überprüfung des Büromaterialbestands, Registrierung von Anlagegütern, Sortierung und Einreichung von Spesenabrechnungen sowie Überwachung der routinemäßigen Büroausgaben.
- Kommunikation mit dem Immobilienmanagement und Dienstleistern für die Büroinstandhaltung; Organisation von Geschäftsreisen und vor Ort Gastfreundschaft für besuchende Kollegen aus der Zentrale; Erleichterung des Dokumentenaustauschs und der teamübergreifenden Kommunikation zwischen dem lokalen Büro und der globalen Zentrale.
- Organisation, Ablage und Archivierung aller Verwaltungsdokumente gemäß den Standards des lokalen Büros in Deutschland und Pflege vollständiger, nachvollziehbarer Büroaufzeichnungen.
- HR-Administrative Unterstützung
- Unterstützung bei Rekrutierungsaktivitäten, einschließlich Sichtung von Lebensläufen für Einstiegspositionen, Organisation und Koordination von Vorstellungsgesprächen, Empfang von Bewerbern und regelmäßiges Feedback zu Interviewdaten an das globale HR-Team.
- Pflege genauer HR-Daten und ordnungsgemäßer Personalakten sowie Unterstützung bei den Verfahren zur Einarbeitung und Ausgliederung von Mitarbeitern sowie anderen routinemäßigen HR-Logistikaufgaben.
- Unterstützung der routinemäßigen HR-Operationen, einschließlich Anwesenheitskontrolle, Genehmigung von Urlaubsanträgen, Sortierung von Überstundenaufzeichnungen und täglicher Statistik der Anwesenheitsdaten; strikte Einhaltung der deutschen lokalen Arbeitszeit- und Urlaubsregelungen.
- Beantwortung allgemeiner HR-Anfragen von lokalen Mitarbeitern, Unterstützung bei der lokalen Umsetzung globaler HR-Richtlinien und Bereitstellung regelmäßiger HR-Updates für das Unternehmens-HR-Team.
- Zusammenarbeit mit lokalen deutschen HR-Dienstleistern zur Durchführung gesetzlicher Personalmeldungen und Arbeitsrechtsverfahren nach Bedarf.
Anforderungen
- Abschluss eines Bachelor-Studiums in Betriebswirtschaft, Human Resources, Büromanagement oder verwandten Bereichen.
- 1-3 Jahre Berufserfahrung in der Büroverwaltung oder HR-Administrationsunterstützung, vertraut mit den gängigen Büroabläufen und grundlegenden HR-administrativen Prozessen.
- Grundlegendes Verständnis des deutschen Arbeitsrechts und der Anforderungen des lokalen Büros mit solidem Compliance-Bewusstsein.
- Fließend in Englisch und Deutsch für die tägliche Geschäftskommunikation; sicher im Umgang mit MS Office.
- Hohe Detailgenauigkeit, starkes Bewusstsein für Vertraulichkeit, ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten, um sowohl Verwaltungs- als auch HR-Verantwortlichkeiten effizient zu verwalten.
- Gute interkulturelle Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv mit den Remote-Teams der Zentrale zusammenzuarbeiten.
Office Administrator Arbeitgeber: ruhlamat group
Unser Unternehmen bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung im Herzen von Frankfurt, wo Teamarbeit und persönliche Entwicklung großgeschrieben werden. Als Office Administrator haben Sie die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten, das Wert auf Vielfalt legt und Ihnen zahlreiche Wachstumschancen sowie umfassende Schulungen bietet. Genießen Sie flexible Arbeitszeiten, ein modernes Büro und die Chance, aktiv zur Gestaltung einer positiven Unternehmenskultur beizutragen.
