Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und unterstütze HR-Aufgaben für lokale Mitarbeiter.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit neuem Büro in Frankfurt.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Gelegenheit für Karrierewachstum in einem unterstützenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag und arbeite eng mit einem internationalen Team zusammen.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss und 1-3 Jahre Erfahrung in Büro- oder HR-Administration.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 70000 € pro Jahr.
Diese Rolle basiert in unserem neuen Büro in Frankfurt. Sie sind hauptsächlich für die umfassende Büroverwaltung verantwortlich und unterstützen die täglichen administrativen HR-Aufgaben für lokale Mitarbeiter. Sie arbeiten remote mit den Teams der Zentrale zusammen, um einen reibungslosen Ablauf der täglichen Bürooperationen sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass alle Verwaltungs- und HR-Arbeiten den deutschen gesetzlichen Arbeitsvorschriften und den Richtlinien des lokalen Büros entsprechen.
Verantwortlichkeiten
- Allgemeine Verwaltung
- Verwaltung der täglichen Verwaltungsroutinen, einschließlich Empfang von Besuchern, Verteilung von Post und Paketen, Buchung und Einrichtung von Besprechungsräumen, Pflege der allgemeinen Büroumgebung und anderer allgemeiner Bürohilfstätigkeiten.
- Bearbeitung der täglichen Bürobeschaffung, Überprüfung des Büromaterialbestands, Registrierung von Anlagegütern, Sortierung und Einreichung von Spesenabrechnungen sowie Überwachung der routinemäßigen Büroausgaben.
- Kommunikation mit dem Immobilienmanagement und Dienstleistern für die Büroinstandhaltung; Organisation von Geschäftsreisen und vor Ort Gastfreundschaft für besuchende Kollegen aus der Zentrale; Erleichterung des Dokumentenaustauschs und der teamübergreifenden Kommunikation zwischen dem lokalen Büro und der globalen Zentrale.
- Organisation, Ablage und Archivierung aller Verwaltungsdokumente gemäß den Standards des lokalen Büros in Deutschland und Pflege vollständiger, nachvollziehbarer Büroaufzeichnungen.
- HR-Administrative Unterstützung
- Unterstützung bei Rekrutierungsaktivitäten, einschließlich Sichtung von Lebensläufen für Einstiegspositionen, Organisation und Koordination von Vorstellungsgesprächen, Empfang von Bewerbern und regelmäßiges Feedback zu Interviewdaten an das globale HR-Team.
- Pflege genauer HR-Daten und ordnungsgemäßer Personalakten sowie Unterstützung bei den Verfahren zur Einarbeitung und Ausgliederung von Mitarbeitern sowie anderen routinemäßigen HR-Logistikaufgaben.
- Unterstützung der routinemäßigen HR-Operationen, einschließlich Anwesenheitskontrolle, Genehmigung von Urlaubsanträgen, Sortierung von Überstundenaufzeichnungen und täglicher Statistik der Anwesenheitsdaten; strikte Einhaltung der deutschen lokalen Arbeitszeit- und Urlaubsregelungen.
- Beantwortung allgemeiner HR-Anfragen von lokalen Mitarbeitern, Unterstützung bei der lokalen Umsetzung globaler HR-Richtlinien und Bereitstellung regelmäßiger HR-Updates für das Unternehmens-HR-Team.
- Zusammenarbeit mit lokalen deutschen HR-Dienstleistern zur Durchführung gesetzlicher Personalmeldungen und Arbeitsrechtsverfahren nach Bedarf.
Anforderungen
- Abschluss eines Bachelor-Studiums in Betriebswirtschaft, Human Resources, Büromanagement oder verwandten Bereichen.
- 1-3 Jahre Berufserfahrung in der Büroverwaltung oder HR-Administrationsunterstützung, vertraut mit den gängigen Büroabläufen und grundlegenden HR-administrativen Prozessen.
- Grundlegendes Verständnis des deutschen Arbeitsrechts und der Anforderungen des lokalen Büros mit solidem Compliance-Bewusstsein.
- Fließend in Englisch und Deutsch für die tägliche Geschäftskommunikation; sicher im Umgang mit MS Office.
- Hohe Detailgenauigkeit, starkes Bewusstsein für Vertraulichkeit, ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten, um sowohl Verwaltungs- als auch HR-Verantwortlichkeiten effizient zu verwalten.
- Gute interkulturelle Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv mit den Remote-Teams der Zentrale zusammenzuarbeiten.
Office Administrator Arbeitgeber: Ruhlamat Group
Unser Unternehmen bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung im Herzen von Frankfurt, wo Sie als Office Administrator nicht nur administrative Aufgaben übernehmen, sondern auch aktiv zur Personalverwaltung beitragen können. Wir fördern eine offene Unternehmenskultur, die auf Zusammenarbeit und persönlichem Wachstum basiert, und bieten Ihnen zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein attraktives Vergütungspaket. Genießen Sie die Vorteile eines modernen Büros in einer pulsierenden Stadt, das Ihnen die Möglichkeit gibt, Teil eines globalen Teams zu sein und Ihre Karriere voranzutreiben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Administrator erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Ruhlamat Group aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Ruhlamat Group, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Administrator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Ruhlamat Group klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ruhlamat Group vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Ruhlamat Group die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
