Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Dezernatsleitung bei der Organisation und Verwaltung von Personal- und Rechtsangelegenheiten.
- Unternehmen: Eine dynamische Hochschule mit einem engagierten Team von Fachleuten.
- Vorteile: Unbefristete Vollzeitstelle, flexible Arbeitszeiten und ein modernes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Karriere in einem unterstützenden und kollegialen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Personalverwaltung und arbeite an spannenden Projekten in der Hochschulverwaltung.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder Studium, gute MS-Office-Kenntnisse und Teamfähigkeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Das Dezernat 3 (Personal und Recht) mit seinen ca. 80 Beschäftigten in 8 Abteilungen unterstützt und berät die Hochschulleitung sowie die Beschäftigten und die für diese verantwortlichen Führungskräfte bei Anliegen und Fragen der Personalverwaltung von der Ausschreibung und Einstellung bis zur Zeugniserstellung.
Die Assistenz arbeitet eng und vertrauensvoll mit der Dezernatsleitung zusammen, indem sie diese bei der Steuerung des Dezernats entlastet und unterstützt.
Umfang: Vollzeit
Dauer: unbefristet
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 17.07.2026
Ihre Aufgaben:
- Terminkoordination und -management: Priorisierung, Strukturierung und Planung der Termine der Dezernatsleitung einschl. Vor- und Nachbereitung; Management von Kollaborationstools; Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
- Bürokommunikation und Vorgangsmanagement: Management der E-Mail-Kommunikation der Dezernatsleitung und Bearbeitung der daraus resultierenden Vorgänge; Bearbeitung vertraulicher Vorgänge, telefonische Kommunikation in deutscher und englischer Sprache; Dokumentenmanagement der Dezernatsleitung
- Ressourcenmanagement: Administration der Finanzstellen, der technischen Ausstattung und des Mobiliars des Dezernats; Administration von Bestellungen und Rechnungen; Erstellen von Berichten und Auswertungen für die Dezernatsleitung; Betreuung des Besprechungsraums sowie der Teeküche
- Projektunterstützung: Mitarbeit bei universitären Verwaltungs- und Organisationsprojekten, Recherche und Aufbereitung von Informationen, Erstellung von Unterlagen für Termine
Ihr Profil:
- einschlägige verwaltungsbezogene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger, ebenfalls einschlägiger Berufserfahrung oder abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften
- sehr gute Kenntnisse von digitalen Arbeitsmitteln für die Bürokommunikation (E-Mail, Telefonie, Kollaborationswerkzeuge)
- sehr gute Kenntnisse von MS-Office-Produkten (Word, Excel, Powerpoint)
- Qualitätsbewusstsein und Ergebnisorientierung
- Diskretion, Belastbarkeit und ein sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement
- hohe Eigenständigkeit und Verantwortung
- hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
- souveränes Auftreten im Umgang mit Führungskräften
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Assistenz (m/w/d) der Leitung des Dezernats 3 (Personal und Recht) Arbeitgeber: Ruhr Universität Bochum
Die Ruhr-Universität Bochum bietet als Arbeitgeber ein inspirierendes und unterstützendes Umfeld, in dem die Assistenz der Leitung des Dezernats 3 (Personal und Recht) eine zentrale Rolle spielt. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer offenen, kollegialen Arbeitsatmosphäre fördert die Universität nicht nur die berufliche Entfaltung, sondern auch die persönliche Weiterentwicklung ihrer Angestellten. Zudem profitieren die Mitarbeiter von flexiblen Arbeitszeiten und einer attraktiven Lage in Bochum, die eine hohe Lebensqualität bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz (m/w/d) der Leitung des Dezernats 3 (Personal und Recht) erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Ruhr Universität Bochum
Wenn du auf der Website von Ruhr Universität Bochum stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz (m/w/d) der Leitung des Dezernats 3 (Personal und Recht) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Ruhr Universität Bochum erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ruhr Universität Bochum vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
