Assistenz (m/w/d) der Leitung des Dezernats 3 (Personal und Recht)

Dezernat 3 – Personal und Recht: Geschäftszimmer

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit (39,83 Std./Woche) eine Assistenz (m/w/d) der Leitung des Dezernats 3 (Personal und Recht). Das Dezernat 3 (Personal und Recht) mit seinen ca. 80 Beschäftigten in 8 Abteilungen unterstützt und berät die Hochschulleitung sowie die Beschäftigten und die für sie verantwortlichen Führungskräfte bei Anliegen und Fragen der Personalverwaltung von der Ausschreibung und Einstellung bis zur Zeugniserstellung.

Die Assistenz arbeitet eng und vertrauensvoll mit der Dezernatsleitung zusammen, indem sie diese bei der Steuerung des Dezernats entlastet und unterstützt.

Ihre Aufgaben:

• Terminkoordination und -management: Priorisierung, Strukturierung und Planung der Termine der Dezernatsleitung inkl. Vor- und Nachbereitung; Management von Kollaborationstools; Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Bürokommunikation und Vorgangsmanagement: Management der E‑Mail-Kommunikation der Dezernatsleitung und Bearbeitung der daraus resultierenden Vorgänge; Bearbeitung vertraulicher Vorgänge, telefonische Kommunikation in deutscher und englischer Sprache; Dokumentenmanagement der Dezernatsleitung
• Ressourcenmanagement: Administration der Finanzstellen, der technischen Ausstattung und des Mobiliars des Dezernats; Administration von Bestellungen und Rechnungen; Erstellen von Berichten und Auswertungen für die Dezernatsleitung; Betreuung des Besprechungsraums sowie der Teeküche
• Projektunterstützung: Mitarbeit bei universitären Verwaltungs- und Organisationsprojekten, Recherche und Aufbereitung von Informationen, Erstellung von Unterlagen für Termine

Ihr Profil:

• Einschlägige verwaltungsbezogene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger, ebenfalls einschlägiger Berufserfahrung oder abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder FH‑Diplom), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften
• Sehr gute Kenntnisse von digitalen Arbeitsmitteln für die Bürokommunikation (E‑Mail, Telefonie, Kollaborationswerkzeuge)
• Sehr gute Kenntnisse von MS‑Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint)
• Qualitätsbewusstsein und Ergebnisorientierung
• Diskretion, Belastbarkeit und ein sehr gutes Zeit‑ und Selbstmanagement
• Hohe Eigenständigkeit und Verantwortung
• Hohe Kommunikations‑ und Teamfähigkeit
• Souveränes Auftreten im Umgang mit Führungskräften
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse

Wir bieten:

• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Zusammenarbeit in einem engagierten und wertschätzenden Team
• Eine qualifizierte Einarbeitung
• Eine Beschäftigung an einer der größten Universitäten Deutschlands im Verbund der Universitätsallianz Ruhr
• Umfangreiche Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Möglichkeiten der ortsflexiblen Arbeit (mobile Arbeit und Telearbeit)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Jahressonderzahlung
• 30 Tage Urlaub/Jahr
• Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
• Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
• Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe

Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV‑L). Bitte geben Sie bei der Bewerbung Ihre Gehaltswünsche an.

Weitere Informationen finden Sie unter https://oeffentlicher-dienst.info/. Der Dienstort ist die Ruhr‑Universität Bochum.

Die Ruhr‑Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit.

Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Wir fördern die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ebenfalls sehr willkommen.

Ansprechpersonen für weitere Informationen:
Dr. Benedikt Jürgens, Tel.: +49 234 32‑22959

Bewerbung unter Angabe der ANR 5656 bis zum 17.07.2026 über unser Online‑Bewerbungsportal.