Mitarbeiter*in (m/w/d) im Sekretariatsbereich

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Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit (39,83 Std./Woche = 100 %) eine/n Mitarbeiter*in (m/w/d) im Sekretariatsbereich.

Die Fakultät für Physik und Astronomie deckt in Forschung und Lehre eine große Themenvielfalt ab und zählt in der Physik zu den forschungsstärksten Deutschlands. Studierende erhalten bei uns das theoretische und experimentelle Handwerkszeug, um die spannenden Fragen unseres Universums zu erforschen. Im Physikalischen Praktikum der Fakultät absolvieren Studierende der Physik, Chemie, Biochemie, Biologie, Elektro- und Informationstechnik, Geowissenschaften sowie der Humanmedizin ihre fachspezifische Laborausbildung in Physik. Jährlich werden im Bereich des Physikalischen Praktikums bis zu 1.000 Studierende ausgebildet.

Umfang: Vollzeit
Dauer: unbefristet
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 05.01.2026

Ihre Aufgaben

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (z. B. hochschulinterne Kommunikation und Korrespondenz, Terminplanung, studentische Anfragen)
• Führung und Überwachung der Finanzen sowie unabhängige Verwaltung der Drittmittel (Kontoführung, Mittelverwaltung, Buchungsüberwachung, Kostenkalkulationen, Mittelabruf, fristgerechte Erstellung von Verwendungsnachweisen)
• Organisation und Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Mittelverwaltung, Ausschreibungen, Neueinstellungen und Verlängerungen von Studentischen Hilfskraftverträgen)
• Organisation, Durchführung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen, Rechnungsbearbeitung und Inventarisierung
• Stilsichere Erledigung sämtlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Bearbeitung von Dokumenten (Texte, Präsentationen, Internetauftritt, Aushänge)
• Unterstützung bei der Organisation der Lehre (Konfiguration von Moodle-Kursen, eCampus‑Anmeldesystemen und Leistungsnachweisen)

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bzw. vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst oder mehrjährige Berufserfahrung in dem oben genannten Aufgabenbereich
• Einschlägige Kenntnisse im Finanz- und Haushaltswesen (z. B. Buchführung, Kalkulation, Fristenkontrolle) wären von Vorteil
• Berufserfahrung im Bereich Verwaltung/Sekretariat
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Stilsicherheit
• Guter Umgang mit Standard-Software (z. B. LaTeX, Microsoft Office)
• Erfahrung im Bereich „Digitales Daten‑ und Dokumentenmanagement“, einschließlich integriertem Finanz‑ und Buchungssystem, wünschenswert
• Selbständige und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben, proaktive Serviceorientierung
• Organisationsgeschick, Zeitmanagement, hohe Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
• Freundliches Auftreten
• Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

Wir bieten

• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
• Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
• 30 Tage Urlaub/Jahr
• Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge

Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV‑L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E8 TV‑L.

Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Wir fördern heterogene Teams und den beruflichen Werdegang von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Wir bitten ausdrücklich um Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ebenfalls sehr willkommen.

Ansprechpersonen für weitere Informationen:
Dr. Masha Gerding (Geschäftszimmer, Drittmittelverwaltung), Tel.: +49 234 32 23281
Dr. Dirk Meyer (Praktikum), Tel.: +49 234 32 23198

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall bzw. sonstige Bewerbungskosten für Vorstellungsgespräche können leider nicht erstattet werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der ANR 5238 bis zum 05.01.2026 über unser Online‑Bewerbungsportal.

RUHR‑UNIVERSITÄT BOCHUM
44801 Bochum
Universitätsstraße 150

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