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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte spannende Projekte und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Universität Heidelberg, eine international angesehene Forschungsuniversität.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein bezuschusstes Deutschlandticket.
- Andere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein engagiertes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft in einem dynamischen und kollegialen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrungen sowie gute IT-Kenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.540 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat. Am Alfred-Weber-Institut für Wirtschaftswissenschaften der Universität Heidelberg ist folgende Stelle in Voll- oder Teilzeit unbefristet zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
- Elektronische und postalische Korrespondenz (deutsch und englisch) sowie Aktualisierung der Webseiten
- Mitwirkung bei der Studien- und Prüfungsorganisation
- Budgetadministration, insbesondere von Drittmittelprojekten
- Mitwirkung bei der Personalverwaltung und Betreuung der Mitarbeiter*innen
- Organisation (Planung und Abrechnung) von Dienstreisen und Betreuung internationaler Gäste
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung wissenschaftlicher Workshops und Konferenzen
- Organisation und Erstellung des wöchentlichen Newsletters des Instituts
Ihr Profil:
- Ausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich bzw. vergleichbare Erfahrungen
- Fähigkeit und Bereitschaft zur Anwendung und kontinuierlichen Weiterbildung aktueller IT-Anwendungen und Infrastrukturen (v. a. Office, LSF, heiCO, SAP/R3)
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie sicherer Umgang mit der englischen Sprache in Wort und Schrift im täglichen Gebrauch
- Interkulturelle Kompetenz im Umgang mit Menschen unterschiedlicher kultureller Herkunft in einem internationalen Arbeitsumfeld
Die Stelle erfordert einen Sinn für Struktur und die Fähigkeit zur zielorientierten und selbstständigen Arbeitsweise. Ordnungssinn, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit sind uns sehr wichtig.
Wir bieten:
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen und engagierten Team
- Vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Fort- und Weiterbildung und Teilnahme am Hochschulsport
- Zentrale Lage in Heidelberg mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
- Unterstützung der Mobilität durch ein bezuschusstes Deutschlandticket
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe 8 TV-L.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 27.05.2026 in einer PDF-Datei per E-Mail an marcus.padberg@awi.uni-heidelberg.de senden.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.
Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst / Lehrstuhlsekretariat (w/m/d) Arbeitgeber: Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Kontaktperson:
Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst / Lehrstuhlsekretariat (w/m/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor. Informiere dich über die Universität Heidelberg und das Alfred-Weber-Institut. Zeige, dass du die Werte und Ziele der Institution verstehst und schätzt.
✨Tipp Nummer 3
Präsentiere deine interkulturelle Kompetenz! In einem internationalen Umfeld ist es wichtig, offen und respektvoll mit Menschen aus verschiedenen Kulturen umzugehen. Teile Beispiele aus deiner Erfahrung.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und Engagement. Außerdem hast du die Möglichkeit, deine Bewerbung individuell anzupassen und hervorzuheben, warum du perfekt ins Team passt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst / Lehrstuhlsekretariat (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deinen Lebenslauf einzigartig!: Dein Lebenslauf ist dein Aushängeschild. Achte darauf, dass er klar strukturiert und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu den Aufgaben im Lehrstuhlsekretariat passen.
Anschreiben mit Persönlichkeit: In deinem Anschreiben solltest du nicht nur deine Qualifikationen auflisten, sondern auch zeigen, warum du genau zu uns passt. Lass deine Begeisterung für die Stelle durchscheinen und erzähle, was dich an der Universität Heidelberg reizt.
Zeugnisse nicht vergessen!: Stelle sicher, dass du alle relevanten Zeugnisse und Nachweise in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt uns, dass du gut vorbereitet bist und deine Qualifikationen untermauern kannst.
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und du keine wichtigen Informationen vergisst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Heidelberg und das Alfred-Weber-Institut verschaffen. Schau dir die aktuellen Projekte und Forschungsrichtungen an, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Verwaltung und Organisation zeigen. Sei bereit, diese Beispiele zu erläutern, insbesondere wie du mit interkulturellen Teams gearbeitet hast oder wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Sprich die geforderten IT-Kenntnisse an
Da die Stelle Kenntnisse in verschiedenen IT-Anwendungen erfordert, solltest du dich darauf vorbereiten, deine Erfahrungen mit Programmen wie Office, LSF oder SAP/R3 zu erläutern. Zeige, dass du bereit bist, dich kontinuierlich weiterzubilden.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Institution. Du könntest beispielsweise nach den Herausforderungen im Lehrstuhlsekretariat oder den Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung fragen.