Executive Assistant to the Chair (w/m/d)

Anbieter: Lehrstuhl für Optische Messverfahren für die Energie- und Verfahrenstechnik

Der im November 2022 eingerichtete Lehrstuhl für Optische Diagnostik in der Energie-, Chemie- und Verfahrenstechnik (LOM) gehört zur Fakultät für Maschinenbau (FB4). Wir sind ein schnell wachsendes Team mit einem starken Fokus auf langfristige, multidisziplinäre und internationale Kooperationen.

Am LOM entwickeln und wenden wir fortschrittliche laser- und optische Messtechniken an, um anspruchsvolle Probleme in den Bereichen Energie-, Chemie- und Verfahrenstechnik zu lösen. Durch die Entwicklung der notwendigen Werkzeuge unterstützt LOM unter anderem die Energiewende, nachhaltige Mobilität zu Lande, in der Luft und zu Wasser sowie die Dekarbonisierung industrieller Prozesse. Wir arbeiten eng mit einem breiten Spektrum von Mitarbeitern aus akademischen und industriellen Forschungsgruppen zusammen.

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.

Sie erwarten abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld, bei dem sich Eigenverantwortung und Teamgeist ergänzen. Der Schwerpunkt Ihrer Aufgaben liegt in der Unterstützung der Institutsleitung (derzeit im Aufbau) in der Organisation und Verwaltung des Lehrstuhls.

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z.B. die Erledigung von Korrespondenz, die Erstellung von Dokumenten, systematische analoge und digitale Dokumentation, Terminplanung
• Auskunftserteilung und Ansprechperson für Mitarbeitende und Besucherinnen und Besucher
• Unterstützung der Organisation von Veranstaltungen (u.a. Projektmeetings)
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Überwachung von Fristen für die Projekte der Lehreinheiten
• Administrative Unterstützung der Dozent*innen und Studierenden
• Unterstützung bei der Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln inklusive Budgetkontrolle
• Bestellabwicklung, Rechnungswesen und Inventarisierung
• Unterstützung bei den Einstellungsvorgängen von Mitarbeiter*innen und Studierenden

Ihr Profil

• Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen Berufserfahrung im Projektmanagement und Controlling, Büroorganisation und Verwaltungsarbeit mit.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sie arbeiten sehr sicher mit MS-Office (insbesondere Excel), idealerweise haben Sie Erfahrung mit SAP.
• Sie arbeiten eigenständig, zuverlässig und präzise, übernehmen dabei Verantwortung und finden Lösungen.
• Sie arbeiten gerne in einem kleinen, diversen Team und legen Wert auf eine sorgfältige, kooperative Zusammenarbeit.

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis. Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 2 Jahre. Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 2 bzw. Abs. 3 Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG). Diese Stelle kann daher nicht mit Personen besetzt werden, die schon einmal in einem Arbeitsverhältnis zur RWTH Aachen University gestanden haben. Ausnahmen gibt es für Personen, die das 52. Lebensjahr vollendet haben und beschäftigungslos sind. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit. Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L. Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung.

Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.